Tips uit Route42

Rond het werkproces

De kastlijst

• De kastlijst is voor elke bibliotheek hetzelfde, maar bij de eerste bibliotheek die deze op de dag van transport behandelt, is deze het langst. Naarmate er meer bibliotheken exemplaren uit de rekken halen en inleveren, wordt deze korter. Voor de laatste bibliotheek in de volgorde kan de lijst al heel klein zijn. Het systeem is er echter op gemaakt dat het order picken een gedeelde inspanning zou moeten zijn en daar moet je ook maximaal gebruik van maken met behulp van enkele trucjes. 
• Het beste is om niet te rigide vast te leggen welke bibliotheek wanneer de kastlijst draait op een dag van transport, want dan heeft de eerste altijd meer werk. Als je de kastlijst pas enkele uren voor het transport uit Wise haalt, kan het bovendien zijn dat je niet alle exemplaren tijdig uit de rekken kan halen. In Route 42 heeft elke bibliotheek de gewoonte gekweekt om deze kastlijst regelmatig op rustige momenten, ook op de dagen zonder transport, af te printen en ermee aan de slag te gaan. Op deze manier is het order picken nooit een overrompeling en kan je de werkbelasting beter spreiden over meerdere dagen, meerdere personeelsleden en meerdere bibliotheken. Op deze manier wordt het een organisch proces dat vanzelf goed aanvoelt. 
• Als je de kastlijst uit Wise haalt op de dag van transport, kan je je eerst concentreren op de aanvragen die enkel door je eigen bibliotheek kunnen worden ingewilligd. Je herkent deze in de kastlijst aan de B die naast de titel staat (reservaties voor de eigen bib). Met de titels die aangeduid worden door een N (reservaties voor het netwerk), kan je nog even wachten. Deze titels kunnen immers ook door andere bibliotheken uit de rekken worden gehaald. Als je even wacht, geef je andere bibliotheken de kans ook een deel van het werk op zich te nemen. Eventueel print je de lijst nog eens af zo kort mogelijk bij het moment van transport om de resterende exemplaren van de rekken te halen.

Het transport

• Als je merkt dat de kisten overladen vol zitten, is dat een goede graadmeter om de frequentie van het transport op te trekken.
• Het is heel belangrijk om goed over de volgorde van de bibliotheken in de route van het busje na te denken. De eerste bibliotheek heeft immers kans op het meeste werk. Als een grote bibliotheek de spits afbijt, kan het zijn dat deze al aan zoveel aanvragen kan voldoen, dat de anderen niet veel werk meer hebben. In Route 42 start het busje bij een middelgrote bibliotheek en eindigt het bij de kleinste. De grote bibliotheken staan op de x en de xe plaats.
• In Route 42 heeft men gaandeweg geleerd om het proces wat op zich af te laten komen en niet te proberen alle details van het systeem te begrijpen. Dat vreet energie en is eigenlijk onbegonnen werk. Vertrouw op het systeem dat regelt wat op transport moet.

• Het is niet onmogelijk om exemplaren tijdelijk uit te sluiten van transport, als je dat uitzonderlijk zo zou willen instellen. Je zet het exemplaar in dit geval op niet reserveerbaar voor een bepaalde periode, waardoor het niet wordt opgepikt door het transportsysteem. Route 42 past dit geregeld toe voor leesclubs. De bibliotheken helpen elkaar om de benodigde exemplaren te verkrijgen door af te spreken wanneer welke titel in welke bibliotheek wordt behandeld en hierin niet te overlappen. De exemplaren van de eigen bibliotheek worden op niet reserveerbaar gezet voor 2 maanden. Vervolgens vraag je alle exemplaren van de andere bibliotheken aan en leen je deze uit. De resterende exemplaren regel je via IBL.

RFID

Als er in het samenwerkingsverband bibliotheken zijn opgenomen met RFID en anderen zonder, kan dit voor hinderlijke situaties zorgen. De exemplaren van de bibliotheken zonder RFID kunnen immers niet worden uitgeleend aan de zelfuitleenbalies. Om te vermijden dat leners bij het uitlenen of inleveren ervan staan te sukkelen, moeten de bibliotheken met RFID zorgen voor workarounds: bijv. een briefje steken in deze exemplaren zodat je dadelijk als je het exemplaar van het reservatierek neemt, ziet dat je het zelf moet uitlenen aan de balie. Bovendien kan geen enkele bibliotheek nog onbemand open zijn. Er moet steeds een personeelslid aanwezig zijn om een eventuele uitlening van een exemplaar zonder RFID-chip te kunnen doorvoeren. 

Deze patstelling kan je eventueel wel op een creatieve manier doorbreken:

• de bibliotheek die geen RFID heeft, kan misschien wel investeren in een conversiestation en de exemplaren die op transport moeten gaan, op voorhand een RFID-chip geven. NB: zorg wel dat de ISIL-code van jouw tags aan de mappingtabel van de andere bibliotheken van je samenwerking wordt toegevoegd. Meer info hierover lees je in het topic over zelfuitleen, RFID en barcodes in de samenwerking.
• als je je bibliotheek toch onbemand wil openen, kan je de exemplaren van de bibliotheek zonder RFID al uitlenen aan de lener en er een pakketje van maken, zodat deze enkel nog dit pakketje moet afhalen en niet meer zelf de exemplaren moet uitlenen