Laatste wijziging: 9 april 2024

Klanten in samenwerkingsgroep 3

Bibliotheken van een samenwerkingsgroep 3 accepteren leners van elkaar (bij de inrichting van het bibliotheeksysteem behoren ze tot dezelfde vestigingsgroep ‘Accepteert Leners Van’ en zijn hun abonnementen met een ‘Productkoppeling’ gekoppeld aan elkaar). Dat betekent dat een klant van één bib automatisch herkend wordt in elke andere bib. Die andere bib behandelt die klant volgens het overeenkomstige abonnement. We noemen dit een regiobiblidmaatschap.

Hoe werkt dit in het bibliotheeksysteem?

Bib Zottegem en bib Oosterzele zitten samen in een samenwerkingsgroep 3. Stel: een klant met een actief lidmaatschap in bib Zottegem meldt zich met zijn pas van Zottegem aan in bib Oosterzele. De klant van Zottegem wordt meteen herkend in Wise en kan uitlenen zonder lid te worden van Oosterzele. Bovenaan in de blauwe blokjes zie je dat de klant een abonnement ‘Volwassene’ heeft in Zottegem. Omdat alle bibliotheken hetzelfde reglement hebben gebruiken alle bibliotheken dezelfde abonnementen, met dezelfde parameters.

Bij de Geleende exemplaren (F9) van de klant zie je ook de exemplaren die uitgeleend werden in andere bibliotheken van de regio. De vestigingscode staat in de kolom Opmerking. In het voorbeeld: exemplaren van 3550 Zottegem.
Exemplaren van andere bibliotheken in de samenwerking kunnen enkel verlengd worden als ze een nieuwe barcode (3000…’) hebben. We raden aan om dit niet te doen omdat het moeilijk uit te leggen is aan de klant.
Opgelet: Bij de verlengactie zelf wordt de kolom ‘opmerking’ niet meteen geüpdate. Als je de klant afsluit via F12 en dan weer opzoekt en F9 kiest, zie je wel de vestigingscode + ‘verlengd’.

Als er transport ingericht is (samenwerkingsgroep 3b en 3c) kan je de exemplaren geleend in Zottegem ook innemen, ontlenen en verlengen in Oosterzele.

Een medewerker kan zoeken in alle klanten van de regiobibliotheek (bij de inrichting behoren ze tot dezelfde vestigingsgroep ‘Vestiging Klant Zoekgroep’). De klant van bib Zottegem wordt in bib Oosterzele dus gevonden als je klanten binnen het Netwerk zoekt. Selecteer daarvoor de radiobutton “Netwerk” voor je gaat zoeken (=standaard). Je kan nooit zoeken naar klanten buiten je netwerk.

Opgelet! Klanten die geen actief abonnement hebben staan in het rood, maar binnen een samenwerkingsgroep 3 kunnen dat ook klanten zijn met een actief abonnement in een andere instantie van jouw netwerk. Wanneer je doorklikt en de klantengegevens bekijkt, zie je wel meteen of een klant een actief abonnement (in je eigen of een andere regiobib) of een vervallen abonnement heeft. In dit laatste geval staan de naam en het adres van de klant links bovenaan nog steeds in het rood. Is het echter een klant uit een andere bibliotheek binnen je samenwerkingsgroep en heeft hij/zij een geldig abonnement, dan staat de klant in dit scherm niet in het rood aangeduid.

Ook aan de zelfuitleen kan de klant in principe meteen terecht. Lukt dat niet dan moet moet de klant eenmalig lang de balie (zie verder: Mogelijke problemen met klanten in een samenwerkingsgroep 3)

Inschrijven van een nieuwe klant binnen een samenwerkingsgroep 3

Zoek de nieuwe klant altijd eerst op via de klantenadministratie.

• Vind je de persoon niet terug, schrijf dan in via Klantenadministratie > Nieuwe klant toevoegen
• Vind je de persoon wel terug en heeft hij/zij al een geldig lidmaatschap in een andere instantie van de regio dan hoef je niets te doen. Het is wel aangeraden om de eID te controleren of manueel de contactgegevens te controleren en te ontdubbelen.
  Ondervindt de lener toch problemen aan de zelfuitleen, kijk dan in Wise of het klantnummer dat gebruikt wordt om uit te lenen gekoppeld is aan de eigen instantie. Is dat niet het geval voeg dan een uniek pasnummer toe in het tabblad ‘Passen’. Dit kan betekenen dat je de oude bibpas moet vervangen door een nieuwe.
• Vind je de persoon wel terug en heeft hij/zij een vervallen lidmaatschap in een andere instantie, schrijf dan in via de knop Inschrijven onderaan als die actief is of anders via Klantenadministratie > Nieuwe klant toevoegen. Via de eerste weg vraagt Wise via een pop-up venster om een pasnummer toe te voegen voor jouw instantie. Dit mag het rijksregisternummer zijn als je werkt met de eID als lenerspas, het nummer van een UiTPAS of de unieke barcode van een bibpas (start met 2000).

Stopzetten/muteren van een abonnement van een klant binnen een samenwerkingsgroep 3

Indien de klant een geldig abonnement heeft in een andere bib binnen de samenwerking, dan kan je volgende wijzigingen aanbrengen:

• Abonnement stopzetten (tenzij de klant daarnaast ook een geldig abonnement in de eigen instantie heeft, dan kan je enkel het eigen abonnement stopzetten)
• Abonnement muteren: bv. van abonnement ‘volwassene’ een abonnement ‘leerkracht’ maken (tenzij de klant daarnaast ook een geldig abonnement in de eigen instantie heeft, dan kan je enkel het eigen abonnement stopzetten)

Herinschrijven van een klant binnen een samenwerkingsgroep 3

Had de klant voorheen een geldig lidmaatschap in jouw instantie, schrijf de klant dan opnieuw in. Het oude klantnummer kan opnieuw gebruikt worden. Is dit nog een oud pasje zonder unieke barcode vervang het dan eventueel na het herinschrijven door een nieuwe regiopas.

Heeft de klant een geldig lidmaatschap dat op het einde van de maand zal vervallen kijk dan eerst in het tabblad ‘Contributie’ of er meerdere actieve lidmaatschappen zijn binnen de samenwerking. Controleer eerst op dubbels via de knop Ontdubbelen. Maak de klant duidelijk dat slechts één lidmaatschap verlengd moet worden en de andere ongeldig zullen worden aan het begin van de volgende maand.
Opgelet: mogelijk verliest de lener hierdoor de toegang tot een bepaalde digitale collectie die jouw bibliotheek niet aanbiedt en zal hij/zij om die reden toch in een extra bibliotheek het abonnement willen gaan hernieuwen.

Mogelijke problemen met klanten in een samenwerkingsgroep 3

Is de klant ontdubbeld of werden geen duplicaten gevonden maar kan hij/zij nog steeds niet lenen in je bib, voeg dan de lenerspas toe als volgpas in je eigen instantie. Opgelet! Doe dit enkel met een pasnummer van Wise (begint met 2000), het rijksregisternummer, de UIT-pas of A-kaart. Heeft de lener nog een oud pasje dan moet je dit eerst vervangen.

Sommige klanten komen maar één keer voor in de databank maar hebben wel meerdere geldige abonnementen binnen de samenwerkingsgroep

• Heeft de lener verschillende soorten abonnementen binnen de samenwerkingsgroep, bv. in de bib Zottegem het abonnement ‘Volwassene’ en in bib Oosterzele het abonnement ‘Leerkracht’, dan zet je best zo snel mogelijk één van de twee abonnementen stop. Zo bepaal je zelf met welke abonnementsoort en bijhorende parameters deze lener van de andere bibliotheken van de samenwerkingsgroep gebruik kan maken.

• Heeft de lener een zelfde geldig abonnement in meerdere bibliotheken van de samenwerking dan zijn er twee mogelijkheden. Is het een abonnement dat stopt na afloop van de einddatum, dan kan je de lener verwittigen dat hij zich niet sowieso in elke bibliotheek opnieuw moet inschrijven. Is het een abonnement dat automatisch wordt verlengd, dan kan je de situatie laten zoals hij is, of het abonnement van de ‘hoofdbibliotheek’ behouden en de andere abonnementen manueel (laten) stopzetten. Kiest de lener er bijvoorbeeld voor om binnen de samenwerking het lidmaatschap van Zottegem te gebruiken, dan moet in de bibliotheek van Oosterzele het andere lidmaatschap worden stopgezet. Wanneer een klant meerdere geldige lidmaatschappen heeft binnen de samenwerking, dan kan je enkel het lidmaatschap stopzetten van je eigen instantie.

• Opgelet! het regiolidmaatschap geldt niet voor digitale collecties, daarvoor moet een klant altijd ‘echt’ lid zijn van een bib met een licentie op die digitale collectie. Stel: bib Zottegem heft geen licentie op e-boeken en bib Oosterzele wel, dan zal een klant van bib Zottegem, ook al kan die fysieke collecties lenen in bib Oosterzele, geen e-boeken kunnen lenen. Daarvoor moet hij zich echt lid maken in bib Oosterzele. Het bibliotheeksysteem laat om deze reden toe dat leners zich in meerdere bibliotheken van een samenwerkingsgroep 3 inschrijven (maar slechts één keer hoeven te betalen).
  Deze regeling zorgt ervoor dat businessmodellen voor digitale collecties die gestoeld zijn op solidariteitsprincipes duurzaam en betaalbaar blijven voor alle bibliotheken. Binnen een regiosamenwerking worden best afspraken gemaakt over welke digitale collecties aan de leners worden aangeboden. Om een zo rijk en homogeen mogelijk aanbod te stimuleren is er een prijskorting mogelijk op de login-diensten van Cultuurconnect voor drie jaar, indien binnen de regio 75% of meer van de inwoners toegang heeft.

Hoe ziet dit eruit in Mijn Bibliotheek?

In Mijn Bibliotheek zie je jouw uitleningen van alle bibliotheken van samenwerkingsgroep 3 onder je één kaart. Je kan ze ook samen verlengen. Hetzelfde geldt voor het overzicht van reserveringen, openstaande bedragen en leenhistoriek.

Bij het kiezen van een kaart wordt de naam van de bibliotheek voorafgegaan door de naam van de regio

Klik je op uitleningen dan zie je alle uitleningen binnen de regio, gegroepeerd per vestiging.

Wil je zien welke lidmaatschappen er achterliggend zijn gekoppeld, dan kan dat via de knop Info lidmaatschap. Daar zie je de gegevens van elke bibliotheek apart, kan je deze eventueel ontkoppelen en kan je indien nodig een extra lidmaatschap koppelen.