Laatste wijziging: 7 april 2021

Financiële rapportering in samenwerkingsgroep 3

Wil je een overzicht van de ontvangsten in jouw kassa’s en banken (ook ontvangsten voor andere bibs)?

Voor een volledig overzicht op alle bedragen die je zelf ontvangen hebt in je kassa’s en banken (dus inclusief bedragen die je ontvangen hebt voor andere bibs), gebruik je het Financieel > Overzichten > Financieel Overzicht.

• In het veld Dagboeksoort selecteer je meerdere waarden via Ctrl+klik, dus selecteer zowel de B(anken) als de K(assa’s).

• Vul de reeks van je eigen dagboekcodes in en geef je periode in. Instantie laat je leeg.

Het resultaat is een rapport met de ontvangsten in jouw kassa’s en banken (inclusief ontvangen bedragen voor andere bibliotheken). In het voorbeeld hieronder zie je een rapport van bib Zottegem, met bijvoorbeeld:

• 0,3 euro ontvangen in B552 van Zottegem voor I350 Geraardsbergen
• 14,20 euro ontvangen in B552 van Zottegem voor I351 Herzele
• …
• onder de I355 ziet Zottegem wat voor zichzelf is ontvangen in B552

Dit zijn dus de volledige ontvangsten op die kassa’s en bank, dus inclusief ontvangsten voor andere bibliotheken. Dit resultaat zou identiek moeten zijn aan wat in de kassa ontvangen is of het rapport van de betaalautomaat of wat online betaald is op je bankrekening.

Vul je niet je je eigen kassa’s of banken in, dan krijg je een overzicht van alle ontvangsten in alle kassa’s of banken van de financiële organisatie.

Wil je een eenvoudig overzicht van ontvangsten die enkel jouw bib toekomen?

Wil je zien wat voor jou ontvangen is (in zowel andere bibliotheken als in je eigen bibliotheek), dan kan je in bovenstaand keuzescherm voor het rapport Financieel overzicht toch je instantie invullen. Vraag dan wel alle Dagboekcodes op (invullen 000 t/m 999):

Je krijgt dan het rapport zoals in het screenshot hieronder:

• 2 euro ontvangen voor Zottegem in B503 van bib Geraardsbergen
• 32,20 euro ontvangen voor Zottegem in B507 van bib Geraardsbergen
• …
• onder de B552 ziet Zottegem wat voor zichzelf is ontvangen (exclusief ontvangsten van kosten gemaakt in andere bibliotheken)

Het Financieel > Overzichten > Financieel overzicht BE geeft hetzelfde resultaat: je ziet enkel wat jouw bibliotheek toekomt. Het rapport bevat dus ook bedragen voor jou ontvangen in de andere bibliotheken van de financiële organisatie, maar niet wat jij ontvangen hebt voor hen!

Deze rapporten geeft een prognose van je ontvangsten bij de clearing maar houdt dus geen rekening wat jij nog zal moeten afstaan aan andere bibs bij de clearing. Hiervoor is het wachten op het clearing rapport dat periodiek door de financiële hoofdorganisatie wordt gemaakt volgens deze instructies.