Inzicht krijgen in (jouw) interbibliothecair leenverkeer, IBL

Bij de analyse van de cijfers van het voorgaande IBL-jaar zagen we enerzijds een systeem in balans zoals toegelicht hieronder. Anderzijds blijven er zich bibliotheken aan de uiteinden bevinden met grote disbalans. Eind maart zaten we met 7 uitersten binnen het vernieuwde IBL, Brugge, Gent, Leuven, Hasselt, Kortrijk, Antwerpen & Beveren,  rond de tafel met als doel: hoe kunnen we IBL meer in balans krijgen voor iedereen. De 3 bepalende factoren kwamen hier voornamelijk in tot uiting: 

  • Collectie
  • Gebruiker
  • Kostprijs  

Het beter begrijpen van deze factoren geeft handvatten om bij te sturen, beleidskeuzes te maken en die gemaakte keuzes te verantwoorden en te staven aan jullie besturen. Eerst overlopen we even de algemene tendens t.o.v. het proefjaar om daarna de 3 parameters toe te lichten. We geven ook telkens enkele concrete acties mee die jullie als bibliotheek kunnen ondernemen, of keuzes die jullie kunnen maken. 

IBL

Zijn we nog steeds in balans?

Verduidelijking histogram:
– De horizontale as verdeelt de kosten/opbrengsten op basis van het gemiddelde en de standaarddeviatie (= circa € 1.000). 
– Het nulpunt bevindt zich in het midden van de horizontale as. Langs de linkerkant van het nulpunt bevinden zich de bibliotheken die een factuur ontvangen (kosten). Langs de rechterkant bevinden zich de bibliotheken die een creditnota ontvangen (=’opbrengsten’).
– De verticale as geeft het aantal bibliotheken weer.

Uit deze grafieken kunnen we opmaken dat het systeem nog steeds in balans is: meer dan 90% van de bibliotheken bevinden zich binnen één standaarddeviatie van het nulpunt. Wat erop duidt dat het systeem balans nastreeft en behaalt. We merken wel een evolutie van een groter aantal bibliotheken die beduidend meer leveren. Waardoor de grafiek iets verschuift naar links.

Collectie

Er zijn geen significante verschillen te merken tussen het gedeeltelijke proefjaar en het volledige IBL-jaar 2023. 

Wat wordt er aangevraagd?

Materialen
2022 (proefjaar) 2023
Boek 81,9% Boek 81,3%
Cd 6,4% Cd 6,3%
DVD 8,5% DVD 7,6%
Strip 1,7% Strip 1,8%
Andere 1,5% Andere 3,3%
Jeugd vs Volw
2022 (proefjaar) 2023
Volwassenen 85% Volwassenen 85,5% 
Jeugd 14% Jeugd 11,7%
Fictie vs NF
2022 (proefjaar) 2023
Fictie 49,6% Fictie 51,2%
NF 42,7% NF 44,8%

*Ter verduidelijking: indien het totale percentage geen 100% weergeeft, heeft dit te maken met onvolledige titeldata.

Unieke titels

Titels  waaronder maximaal 10 exemplaren op het volledige netwerk hangen zijn goed voor  21.049 aanvragen, 47,5% van alle aanvragen. Waarvan 66,7%, 14.047 aanvragen,  online aangevraagd worden. Zo waren de 7 bibs rond de tafel goed voor ⅕ van de aanvragen op unieke titels: 4.558 aanvragen, 21,7%.

Om de “echt” unieke titels te bepalen deden we een meting waar we keken naar titels waar slechts 1 exemplaar onder hing, hierbij de enigste was in het volledig netwerk en waarvoor een I-reservering werd geplaatst de laatste 12 mnd en wie hoeveel van die titels in bezit heeft.

Uit deze onderbouwde inschatting van de ‘unieke titels’ valt op dat bibliotheken met meer unieke collecties vaker leveringen doen (bv. Hasselt, Brugge,…).

Bij analyse van het type aanvragen valt op dat de online aanvragen zich vaak focussen op de longtail-collectie van bibliotheken. Bij balie-aanvragen gaat het vaker om minder unieke titels. Van de 11.619 titels met meer dan 100 exemplaren binnen het netwerk, zijn 9.223 IBL-aanvragen aan de balie geplaatst.
47% van alle aanvragen is effectief naar specifieke titels (bijvoorbeeld cd’s).

Hoe kan jij hier inzicht in krijgen en wat leert dit jou?

Binnen Bib Analytics vind je een toplijst terug van aangevraagde IBL-titels. Ga na welke rubrieken en materiaalsoorten in deze lijst zitten en toets hierbij af of er mogelijke hiaten zitten in jouw collectie.

De hiaten kunnen het gevolg zijn van bewuste beleidskeuzes op het vlak van afvoer en collectieplannen, wijzen op een wijziging in jullie publiek, of een historische oorsprong hebben. Naargelang de oorzaak zal het plan van aanpak verschillen.

De bewuste beleidskeuzes kunnen als gevolg hebben dat je een apart (IBL)budget moet voorzien om de hiaten op te vangen.
Een wijziging van jouw publiek of een historische oorzaak dringt aan op een mogelijk gebruikersonderzoek en een nieuwe blik werpen op jouw collectiebeleid.

Waar vind je deze cijfers terug? Bib Analytics en selecties. Maar betrek ook jouw collectievormers.

Wat kan je doen ifv IBL?

  1. Maak keuzes over op welke collectieonderdelen je IBL toelaat:
  • ga je voor enkel de magazijncollectie of maak je jouw volledige collectie toegankelijk?
  • Voeg je jouw filialen toe aan jouw IBL-netwerk?
    Hou hier rekening met de logistieke gevolgen: is het filiaal voorzien van een postbus die IBL-exemplaren aankan en wordt de postbus tijdig opgevolgd zodat de lener niet te lang blijft wachten in de transportfase van de aanvraag. Het uitbreiden van het netwerk betekent dat de IBL vanuit het filiaal wordt verwerkt en dus ook naar daar zal terugkeren!
  1. Pas jouw collectiebeleid aan:
  • Kies ervoor om gegeerde IBL-materialen en/of -rubrieken uit te breiden in de eigen collectie om te voldoen aan de vraag van jouw leners. 
  • Kies ervoor om hier niet op in te zetten. Gebruik de cijfers om naar het beleid te stappen en een “IBL”-budget te vragen.
  • Zet in op onderhoud en/of uitbreiding van jouw longtail-collectie. Hou hier wel rekening met de hieraan gekoppelde kosten.
  • Kies voor een andere groep. IBL-aanvraag verschijnen op jouw kastlijst. Alle bibliotheken zijn verdeeld in 2 groepen:
    • Groep 1: aanvragen komen onmiddellijk op de kastlijst
    • Groep 2: aanvragen komen na 1 dag op de kastlijst. Kies hiervoor als je bewust wil inzetten op minder leveren. 

Iedereen in groep 1 zou het evenwicht verstoren! Het aantal bibliotheken waar een titel op de kastlijst verschijnt wordt dan te groot. Kies verstandig.

Gebruiker

Wie is de IBL-gebruiker?

Het doel van het dienstenmodel is om in te spelen op de verwachtingen van de gebruiker in de hedendaagse samenleving. IBL werd beschikbaar voor iedereen en niet enkel voor de happy few die het systeem kenden. De gebruikers ontdekken deze dienst dan ook zelf, online. We merken voornamelijk een stijging van de internetaanvragen sinds het proefjaar. Dit kan niet enkel toegeschreven worden aan de start van bib Gent begin 2023.

Totaal aantal IBL aanvragen 2022 (proefjaar) Totaal aantal IBL aanvragen 2023
27.745 (enkel Wise) 51.888
Online IBL-aanvragen 2022 (proefjaar) Online IBL-aanvragen 2023
11.378 of 41,5% 26.643 of 51%

In het proefjaar zien we vooral nog balie-aanvragen verschijnen. Zal de trend naar online aanvragen zich verder zetten de komende jaren, of stabiliseren in fifty/fifty?

Topjaren binnen Impala waren goed voor ca. 60.000 IBL’s. Tijdens corona zakten we tot onder de helft.

Hier zal bekeken moeten worden of de IBL-aanvragen plafonneren op 60.000 aanvragen per jaar. Dit hangt sterk af van de gebruikers, hoe digitaal vaardig ze zijn? Voeren sommige bibliotheken hier actief promotie rond of stijgt het gebruik ten gevolge van de tendensen binnen onze hedendaagse samenleving? 

We merken alleszins op dat bibliotheekgebruikers online de weg vinden naar een breder aangeboden collectie.

Aantal gebruikers

25.968 unieke gebruikers plaatsten een IBL-aanvraag in 2023. Gemiddeld plaatst een gebruiker 2 IBL-aanvragen per jaar, met een mediaan die zelf op 1 ligt.

Zijn er dan geen veel-IBL’ers zoals we er allemaal wel eentje voor de geest kunnen halen? Enkele cijfers:

  • 18.245 gebruikers plaatsten slechts 1 IBL-aanvraag
  • 1087 gebruikers plaatsten meer dan 5 IBL-aanvragen 
  • 396 meer dan 10 IBL-aanvragen
  • 11 meer dan 100 IBL-aanvragen

Bij deze slokop-IBL’ers zijn er uiteindelijk slechts 3 “echte” leners, de overige 8 zijn interne passen van bibliotheken voor leesgroep of intern gebruik. 

Hoe kan jij hier inzicht in krijgen en wat leert dit jou?

Maak een selectie van jouw gebruikers die het afgelopen jaar een IBL-aanvraag deden. Ga na wie dit zijn. Krijg inzicht in jouw IBL-aanvragers. Wie vraagt aan, hoe frequent en waar liggen hun interesses? Pas aan waar nodig om zowel incidentele als frequente gebruikers optimaal te bedienen.
Via Bib Analytics kan je door gebruik van de filters op abonnement en/of leeftijdscategorie een algemeen beeld scheppen en hoeveel aanvragen zij vertegenwoordigen. 

Wat kan je doen ifv IBL?

De resultaten van jouw IBL-gebruikers zullen bepalen waar je op kan inzetten. Leg een focus op een aanpassing in de collectie, zet een mogelijk samenwerking met andere bibliotheken nog meer in de verf, of kies voor een aanpassing in jouw prijsmodel.

Prijs

Welke prijs wordt er gevraagd?

Er is een grote variatie in kosten per IBL-aanvraag tussen bibliotheken. Sommige bibliotheken rekenen hogere bedragen aan om kostendekkend te zijn, terwijl andere lagere tarieven hanteren om toegankelijkheid te waarborgen. Als we op Vlaams niveau kijken, zien we wel dat zowel de mediaan, als het gemiddelde hetzelfde gebleven zijn. De meeste bibliotheken vragen ongeveer € 3.

Gevraagde kostprijs

2022 (proefjaar) 2023
Mediaan: € 3 Mediaan € 3
Gemiddelde: € 2,95 Gemiddelde € 3,1

De kostprijs is één van de parameters die het snelst in het oog springt. Enerzijds het bedrag aangerekend aan de gebruiker maar tevens het afgesproken bedrag dat onderling wordt aangerekend. Die € 8 is veel geld wordt vaak opgemerkt.
Hoe kunnen we als bibliotheek laagdrempelig blijven en geen bijkomende barrières opwerpen om aan kennisdeling en leesbevordering te doen? Is dit bedrag voor iedereen haalbaar? Kunnen we niet werken met kansentarieven?

Enkele bibliotheken kozen echter bewust om € 8 door te rekenen. Met diverse redenen:

  • omdat dit “kostendekkend” is. Grote leveranciers kregen reeds vragen vanuit het bestuur om de verhoogde verzendingskosten te duiden. De €8 wordt in dergelijke gevallen dan vaker volledig doorgerekend aan de gebruiker.
  • omdat de kosten dan gelijkgeschakeld zijn met de prijzen van wetenschappelijke instellingen. Uniformiteit in jouw aangerekende bedragen naar de gebruiker toe.
  • omwille van een duurzaamheidsstrategie. Een boek hoeft enkel in uitzonderlijke omstandigheden vele kilometers af te leggen. 

Hoe kan jij hier mee aan de slag?

Zie deze parameter niet als een alleenstaande parameter. Gebruik de bevindingen van de 2 andere parameters om jouw keuze voor een bepaalde prijszetting te verantwoorden.

Kan je budgettair niet inzetten op een uitbreiding van jouw collectie, maar heb je veel unieke gebruikers die gretig gebruikmaken van IBL? Een prijsstijging zal hen heus niet weerhouden om een aanvraag te plaatsen, enkel hen iets langer doen stilstaan bij de nood van de aanvraag en het bekijken van eventuele andere opties. Bijvoorbeeld het materiaal zelf gaan oppikken in een naburige bibliotheek.

Je kan ook bewust kiezen, als jouw budget het toelaat, om in te zetten op een uitbreiding van jouw collectie of op zoek gaan naar partners hiervoor. Zo zet bibliotheek Antwerpen in op nabijheid van collectie en zien zij de rol rond leesbevordering vooral bij andere actoren liggen (zoals onderwijs).

Wat kan je doen ifv IBL?

De prijs optrekken heeft vaak een significante daling tot gevolg, maar hou er rekening mee dat er steeds mensen zijn die bereid zijn een fiks bedrag neer te tellen voor een gewenste titel. Overweeg kansentarieven voor specifieke gebruikersgroepen om de drempel doelgericht te verhogen zonder hen uit te sluiten.

Voer overleg binnen samenwerkingsverbanden en/of aangrenzende gemeentes/steden om tot een meer uniforme prijsstructuur te komen.

Conclusie

Als bibliotheek kan je door gerichte maatregelen in collectiebeheer, gebruikersbeheer en prijsstelling IBL voor jouw specifieke context optimaliseren. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen aanbod, kostenefficiëntie en gebruiksvriendelijkheid. Door strategische keuzes te maken kan je als bibliotheek een meer efficiënte, kosteneffectieve en toegankelijke IBL-dienst verlenen, wat zowel de tevredenheid van de gebruikers als de algehele effectiviteit van de bibliotheekdiensten ten goede komt.