Inleveren

Teruggebrachte materialen in quarantaine

De meeste bibliotheken houden net teruggebrachte materialen 72u in quarantaine voor ze worden weggezet en terug kunnen worden uitgeleend. Zo raadt ook VVBAD het aan. Er zijn twee manieren om hier mee om te gaan, afhankelijk van jouw noden en wensen: je neemt de materialen pas in nadat ze uit quarantaine komen (scenario 1) of je neemt de materialen meteen in (scenario 2).

Scenario 1

De materialen blijven de status uitgeleend houden, en worden pas ingenomen nadat ze uit quarantaine komen. Voor andere leners is het duidelijk dat deze materialen niet beschikbaar zijn. Indien ze gereserveerd zijn gaan ze pas op de reserveringsplank eens ze al uit quarantaine zijn, en alle materialen met de status ‘aanwezig’ zijn uitleenbaar.

Voordeel: je moet de materialen niet manueel verwerken (bv. wanneer je geen intelligente inleverbus hebt).

Nadelen:

  • Voor de lener die deze materialen terugbracht is het minder duidelijk, want hij ziet ze nog steeds bij zijn uitleningen staan in Mijn Bibliotheek.
  • Je moet vermijden dat leners onterecht boete aangerekend krijgen en herinneringsberichten krijgen, voor materialen die ze reeds binnenbrachten.
  • Je kan hier botsen op de instellingen voor max. aantal exemplaren. Zie Uitlenen voor meer info.

Hoe pak je dit aan:

Wise: 

  • Voor je inneemt aan de balie kan je de werkdatum aanpassen. Opgelet: dit heeft geen invloed op het versturen van berichten.
  • Je kan in de kalender openingsdagen wijzigen naar ‘Boetevrij’, ‘Gesloten’ of ‘Vakantie’. Opgelet: dit heeft geen invloed op het versturen van berichten.
  • Je kan de inleverdatum wijzigen van de uitgeleende materialen. Je kan dit in één keer doen naar een datum die ver genoeg in de toekomst ligt, of kan dit elke week doen voor de exemplaren die in de komende week terug moeten. Dit zorgt er voor dat mensen ook geen inleverattenties en herinneringsberichten krijgen. Tip: Voeg aan je selectie ook de rubriek ‘Status’ toe met als waarde ‘U (uitgeleend)’, anders wijzig je ook de datum van reeds ingeleverde werken.
  • Krijgen leners in jouw bibliotheek al na 3 dagen (of minder) een 1e herinneringsmail en is het geen optie om te werken met het opschuiven van de inleverdatum, dan kan je via Servicedesk vragen om een extra tekstregel toe te voegen aan je herinneringsmail. Zie verder voor meer info over berichten

Brocade: Dit vereist een aanpassing van het aantal boetevrije dagen. Om deze parameters aan te passen, wend je tot de Cipal helpdesk | MAAR: de oplossing voor scenario 2 is wellicht eleganter, al vereist die uiteraard dat je de materialen (met handschoenen) verwerkt.

Aleph: NVT => zie scenario 2

Bidoc:

  • Dit is handig te doen door bij de gebruikte tarieven een bijkomende boetevrije periode van 3 dagen op te geven. Dus: (3:0) voor drie dagen extra. Hierdoor blijft de originele inleverdatum ongewijzigd maar wordt gedurende drie dagen nadien geen boete aangerekend. In de bibliotheek moeten de binnenkomende boeken dus niet ingenomen worden, ze blijven gewoon drie dagen liggen. Als ze na drie worden ingenomen zullen op dat ogenblik de eventuele reservatietickets afgedrukt worden en reservatiemails verzonden.
  • Denk er ook aan dat het maximum aantal uitleningen voor de leners tijdelijk moet verhoogd worden.

Scenario 2

De materialen worden onmiddellijk ingenomen, maar krijgen een aparte aanduiding in de catalogus.

Voordelen: De lener die de materialen binnenbracht kan zonder probleem opnieuw uitlenen, ziet de boeken niet meer staan bij zijn uitleningen in Mijn Bibliotheek en kan niet onterecht boete aangerekend krijgen of een herinneringsbericht krijgen voor materialen die al teruggebracht werden. Voor andere leners is het duidelijk dat deze materialen niet beschikbaar zijn zolang ze in quarantaine zijn.

Hoe pak je dit aan:

Wise:

Optie 1: Je kan laten instellen dat exemplaren tot 72 uur na inname de status ‘Net binnen’ hebben in de webcatalogus, in plaats van ‘Aanwezig’. We wijzigen de verwoording in de webcatalogus naar ‘In quarantaine’. Deze status wijzigt na afloop automatisch naar ‘Aanwezig’. Neem hiervoor contact op met de Servicedesk.

Opgelet: deze status verhindert niet dat materialen in quarantaine gereserveerd kunnen worden en je kan geen selectie maken op exemplaren met deze status. Wil je verhinderen dat ze uitgeleend en/of gereserveerd kunnen worden, dan kan je de exemplaren zelf via seriemutatie een leenblokkade geven en deze na afloop opnieuw weghalen. Ze krijgen dan de status ‘ter inzage’ (= ‘enkel raadpleegbaar’ in de webcatalogus).

Omdat het veld ‘Inleverdatum’ zowel de oorspronkelijke inleverdatum, de effectieve inleverdatum, als de met een seriemutatie gewijzigde inleverdatum kan zijn, maak je best een selectie op basis van Logfile.

  • Exemplaren>Logfile>Aktie:2 AND
  • Exemplaren>Logfile>Datum: kies een datum

Je kan aan deze selectie ook de regel ‘Exemplaren>Logfile>Actietijd toevoegen. Daarmee maak je een selectie van alle exemplaren die ingenomen zijn binnen een bepaald uur (bijvoorbeeld tussen 12u en 13u).

Optie 2: Je kan de ingeleverde exemplaren uitlenen op een administratieve pas (je maakt bijvoorbeeld een pas per dag). Deze exemplaren krijgen de status ‘niet beschikbaar’ in de webcatalogus en kunnen niet gereserveerd worden. Na afloop neem je ze nog eens in.

Brocade: Cipal werkte een handleiding/procedure uit voor het toekennen van het schaduwkenmerk ‘in quarantine’.

Aleph: Vraag via de servicedesk om de status “Wordt teruggezet” (reshelving time) op 72 uur te zetten

Bidoc: Er kan geen status ‘in quarantaine’ ingesteld worden die ook doorstroomt naar de webcatalogus.

Reserveringen

Start je opnieuw met het inleveren van uitgeleende materialen, dan zullen gereserveerde werken ook opnieuw op de reserveringsplank terecht komen. Indien het versturen van het reserveringsophaalbericht voor ongewenste situaties kan zorgen, bijvoorbeeld omdat het exemplaar nog in quarantaine is of omdat je met een tijdslotsysteem werkt, dan kan je het volgende doen:

Wise: E-mails worden automatisch binnen het uur verstuurd. Je kan zelf een e-mail nasturen met specifieke instructies of deze lener opbellen. Is dit voor jouw bibliotheek geen optie, dan kan je vragen om een extra tekstregel toe te voegen aan je reserveringsmails. Zie verder voor meer info over berichten.

Brocade: vraag aan de Cipal helpdesk om de berichtinhoud eventueel aan te passen.

Aleph: NVT

Bidoc: Het is niet wenselijk dat voor ingenomen materialen die gereserveerd zijn ook dadelijk de automatische mail wordt verzonden. Dit kan op twee manieren worden aangepakt:

  1. tijdelijk het automatisch versturen van een mail uitschakelen: ga naar het BIDOC menu “Instellen”/”Parameters voor deze configuratie…” en klik op het tabblad “Reserveren”. Zet het vinkje uit bij “Mail onmiddellijk een bericht …”
  2. pas de tekst aan van de typemail voor binnengekomen reserveringen en zet er duidelijk in dat het gereserveerde werk wel binnengekomen is maar pas na drie dagen zal kunnen opgehaald worden wegens quarantaine.