Abonnementen verlengen

Eind maart liepen heel wat abonnementen automatisch af. Leners met een afgelopen abonnement kunnen wel aanmelden in Mijn Bibliotheek, maar kunnen daar niets doen, wat zeer jammer zou zijn op dit moment waarop we net wat meer aandacht willen besteden aan de digitale dienstverlening van de bib. Bovendien verliezen leners van wie het abonnement is afgelopen hun openstaande reserveringen.

Het gaat dus om de leners die op 1 maart een bericht hebben gekregen dat hun abonnement zal aflopen, de “CAE”. Sommige leners kwamen nav dit bericht nog voor de sluiting hun abonnement verlengen, anderen deden dat niet en kunnen nu in veel gevallen niet meer naar de bib om dit alsnog te laten doen. Daarom hebben we besloten eenmalig voor alle bibliotheken deze vervaldatum van 31 maart te verzetten naar 30 april. Dit leek ons na overleg met OCLC technisch en praktisch de meest haalbare oplossing.

Concreet betekent dit dat het abonnement van leners van wie het abonnement afloopt op 31 maart, en niet automatisch verlengd wordt (de facto dus een betalend abonnement), op 1 april automatisch met een maand verlengd werden.

Deze leners kregen op 1 april een CAE-mail (“einde contributie”-mail), die lichtjes werd aangepast: leners moeten niet langs de balie gaan, maar moeten vóór het einde van de maand contact opnemen met de bib.

Aanvulling op 02/07: de oorspronkelijke tekst van de CAE-mail werd opnieuw ingesteld, zodat vanaf 1 augustus leners opnieuw gevraagd worden om langs de balie te gaan om hun lidmaatschap de verlengen.

Ook leners van wie het abonnement op 30 april afloopt, krijgen deze CAE-mail. Voor hen kunnen we de extra verlenging van 1 maand helaas niet doen – de eenmalige actie van maart kan wel omdat OCLC sowieso een buffer van een maand rekent, daar kunnen we nu gebruik van maken. We bezorgen de bibliotheken wel lijsten van deze leners, zodat ze eventueel zelf abonnementen kunnen verlengen voor de einddatum.

Wordt het abonnement met een jaar verlengd maar kan de lener niet komen betalen, dan blijft de contributie staan bij de lener, zonder dat het tot een onmiddellijke blokkade leidt. De lener heeft 5 maanden de tijd om de contributie te betalen. Betaalt de lener niet binnen die termijn, dan wordt hij alsnog geblokkeerd in Mijn Bibliotheek. Na 7 maanden wordt zijn lidmaatschap ongeldig.

Indien je een lener van de lijst vóór 30 april een nieuw lidmaatschap geeft maar de contributie laat openstaan, dan zal deze lener op 1 mei de status ‘herinnering’ krijgen (nog steeds geen blokkade in Mijn Bibliotheek), op 1 oktober de status ‘Niet betaald’ (wel een blokkade in Mijn Bibliotheek) en op 1 december wordt het lidmaatschap ongeldig.

Wil je weten welke leners een CAE-mail ontvingen op 1 april, maak dan een BIRT-rapport via Berichten > Overzichten > Overzicht Berichten.
– Instantie: kiezen uit de lijst
– Berichttype: C – Contributie
– Berichtsoort: AE
– Berichtdatum: 1 april 2020 – 1 april 2020
– Soort overzicht: detail

Wil je een lijst met de e-mailadressen van de leners die een CAE-mail ontvingen op 1 april, dan kan dat via Selecties
– Settype: Klanten
Selectieregels:
– Rub type B – Berichten / Rubriek BerichtDatum = 1 april 2020 t/m 1 april 2020 AND
– Rub type B-Berichten / Rubriek Berichtsoort = CAE
Klik vervolgens op Uitvoeren > Nu uitvoeren > Maak nieuwe set
Daarna klik je links op de tab Tijdelijke sets en klik je rechts op de net gemaakte selectie en kies je voor Exporteer deze set in CSV-formaat (en Kies rubrieken). Je kiest minstens de rubriek Emailadres. Daarna sla je het bestand op en wijzig je het formaat naar (bijvoorbeeld) XLSX.

Wil je weten welke leners een openstaand contributiebedrag hebben, maak dan een BIRT-rapport via Financieel > Overzichten > Openstaande posten per klant.
– Instantie: kiezen uit de lijst
– Boekingscode: 1000 t/m 1999
– Periode ontstaan: kies een begindatum t/m vandaag

Info over het vernieuwen van een abonnement vind je hier terug. Maakt je bibliotheek deel uit van een samenwerkingsgroep 1 (of hoger) dan verleng je een geldig abonnement best op de eerste manier (Opzeggen per direct en daarna opnieuw inschrijven), anders loop je het risico dat een lener onterecht dubbel lidgeld betaalt.