Abonnementen verlengen

Op het einde van elke maand lopen verschillende abonnementen die niet automatisch verlengd worden af. Leners met een afgelopen abonnement kunnen wel aanmelden in Mijn Bibliotheek, maar kunnen daar niets doen. Bovendien verliezen leners van wie het abonnement is afgelopen vanwege een bug hun openstaande reserveringen.

Wie dat wil kan een lijst met leners krijgen waarvan het abonnement eind deze maand zal vervallen. Stuur hiervoor een e-mail naar de Servicedesk Het abonnement van een lener moet je steeds manueel verlengen in Wise. Je kan zelf beslissen of je dat doet (en voor welke leners wel/niet).

Eens je het abonnement hebt verlengd, maar het lidgeld is (nog) niet betaald, dan is de lener niet onmiddellijk geblokkeerd (enkel aan zelfuitleentoestellen). De lener heeft 5 maanden de tijd om de contributie te betalen, staat het dan nog steeds open, dan wordt hij alsnog geblokkeerd in Mijn Bibliotheek. Na 7 maanden wordt zijn lidmaatschap ongeldig en wordt het lidgeld weer afgeboekt.

Concreet: indien je een lener vóór 30 april een nieuw lidmaatschap geeft maar de contributie laat openstaan, dan zal deze lener op 1 mei de status ‘herinnering’ krijgen (nog steeds geen blokkade in Mijn Bibliotheek), op 1 oktober de status ‘Niet betaald’ (wel een blokkade in Mijn Bibliotheek) en op 1 december wordt het lidmaatschap ongeldig.

Info over het vernieuwen van een abonnement vind je hier terug. Maakt je bibliotheek deel uit van een samenwerkingsgroep 1 (of hoger) dan kan je hier kijken.

Alle leners met een betalend abonnement, dat op het eind van de maand vervalt, krijgen op de 1e van de maand een CAE-mail (“einde contributie”-mail). Dit is een standaardtekst met deze inhoud:

Binnenkort loopt je lidmaatschap in onze bibliotheek af. Wil je niets van onze diensten missen? Kom dan vóór het einde van deze maand even langs de balie om je lidmaatschap te vernieuwen. Zo kan je blijven gebruik maken van ons aanbod en ook via Mijn Bibliotheek blijven verlengen en reserveren.

Is de bibliotheek gesloten en kunnen leners dus niet langskomen zoals gevraagd, communiceer dan duidelijk wat ze wél (of niet) moeten doen, bijvoorbeeld via je website, door ze eenmalig een e-mail te sturen… Er wordt ook gewerkt aan de mogelijkheid om een eigen tekst in te stellen en aan te passen voor het CAE-bericht.

Wil je weten welke leners een CAE-mail ontvingen, maak dan een BIRT-rapport via Berichten > Overzichten > Overzicht Berichten.
– Instantie: kiezen uit de lijst
– Berichttype: C – Contributie
– Berichtsoort: AE
– Berichtdatum: vb. 1 april 2020 – 1 april 2020
– Soort overzicht: detail

Wil je een lijst met de e-mailadressen van de leners die een CAE-mail ontvingen, dan kan dat via Selecties
– Settype: Klanten
Selectieregels:
– Rub type B – Berichten / Rubriek BerichtDatum = vb. 1 april 2020 t/m 1 april 2020 AND
– Rub type B-Berichten / Rubriek Berichtsoort = CAE
Klik vervolgens op Uitvoeren > Nu uitvoeren > Maak nieuwe set
Daarna klik je links op de tab Tijdelijke sets en klik je rechts op de net gemaakte selectie en kies je voor Exporteer deze set in CSV-formaat (en Kies rubrieken). Je kiest minstens de rubriek Emailadres. Daarna sla je het bestand op en wijzig je het formaat naar (bijvoorbeeld) XLSX.

Wil je weten welke leners een openstaand contributiebedrag hebben, maak dan een BIRT-rapport via Financieel > Overzichten > Openstaande posten per klant.
– Instantie: kiezen uit de lijst
– Boekingscode: 1000 t/m 1999
– Periode ontstaan: kies een begindatum t/m vandaag