WACHTLIJSTBEHEER VOOR UITVERKOCHTE EVENEMENTEN

In dit topic leer je hoe je de wachtlijstfunctionaliteit in Tixly kan gebruiken bij uitverkochte evenementen. De functionaliteit is momenteel nog vrij beperkt, maar we geven je graag een werkbare flow mee om er vandaag toch al mee aan de slag te gaan.

Wat leer je in deze les?

• Hoe je een wachtlijst activeert voor een uitverkocht evenement
• Wat het effect is voor de online klant en aan de balie (box office)
• Hoe je inschrijvingen opvolgt en manueel verwerkt
• Waar je op moet letten bij communicatie en reservatiebeheer

---

1. Wachtlijst koppelen bij aanmaak van een evenement 

Je kan de optie Wachtlijst meteen bij het aanmaken van een evenement aanvinken via:

• Administratie > Evenementen > Data > tab ‘Informatie. 

Zodra het evenement de status ‘Uitverkocht’ krijgt, wordt de wachtlijst automatisch geactiveerd en is bijgevolg zichtbaar voor online gebruikers.

Raadpleeg de Tixly-handleiding voor meer details over de instellingen van de wachtlijst.

2. Voorbereiding: evenement uitverkocht zetten

Wanneer je een evenement hebt met nog beperkte plaatsen beschikbaar (vb één), kan je ervoor kiezen om de wachtlijst onmiddellijk online te activeren. Hiervoor doorloop je volgende stappen:

1. Ga naar Administratie > Evenementen > Data > tab ‘Informatie’
2. Zet de verkoopstatus op Uitverkocht
3. Zet de toggle ‘automatisch aanpassen’ op NEE

Zo vermijd je dat vrijgekomen plaatsen meteen weer online verschijnen en de wachtlijst wordt omzeild

Effect online: de klant ziet nu een button met de link naar de wachtlijst verschijnen
Effect balie: je kan die laatste stoel(en) nog handmatig reserveren in de box office

3. Inschrijving op de wachtlijst (online)

Wanneer de wachtlijst geactiveerd is:

• ziet de klant een knop om zich in te schrijven
• kan de klant het gewenste aantal tickets opgeven (beperkt tot wat je toelaat per order = cijfer dat je ingeeft onder de toggle ‘Wachtlijst’)
• moet de klant zijn inschrijving bevestigen via een bevestigingsmail

Effect online: klanten met een webuser (online profiel) kunnen hun inschrijving(en) op de wachtlijst bekijken via ‘Je gegevens’. Het is ook daar dat de klant zich kan uitschrijven.

• ⚠️Je kan alleen de gehele wachtlijst order annuleren, niet per ticket.
• ⚠️Voor klanten zonder webuser wordt er geen account aangemaakt

Effect balie: Inschrijvingen zijn enkel zichtbaar op het evenement zelf in Tixly (tab ‘informatie’) en niet via het verkoopscherm.

4. Inschrijving via de balie

Wil een klant zich aan de balie inschrijven op de wachtlijst?

• Vraag de klant om zichzelf online in te schrijven
• Laat hem weten dat hij een bevestigingsmail zal ontvangen
• Bij minder digitaal vaardig publiek: schrijf de klant zelf online in onder zijn eigen naam maar gebruik het algemene mailadres van de balie. Noteer zeker het telefoonnummer zodat de klant kan gecontacteerd worden bij vrijgekomen plaatsen. 

💡Tip: gebruik notities om duidelijk aan te geven of er ook een reservering is gebeurd naast de inschrijving op de wachtlijst.

Zo voorkom je dubbel werk of verwarring tussen collega’s.

5. Klanten contacteren bij vrijgekomen tickets

⚠️ Er is geen automatische link tussen vrijgekomen plaatsen en wachtlijstinschrijvingen.
Zijn er tickets vrijgekomen? Dan verloopt de verwerking manueel:

1. Reserveer het gewenst aantal tickets op de juiste klant
2. Bepaal in Tab 2 ‘Omschrijving’ de vervaldatum van de reservatie voor de wachtlijstklant
   • Zet het vervaldatum eventueel op een korter tijdstip dan normale reserveringen
   • Zet toggle verwijder op vervalmoment op JA
3. Ga naar Tab 8 ‘Web’
   • Zet toggle Autologin op JA
   • Kies de juiste e-mail lay-out ‘reservatie wachtlijst’

💡 Tip: Wanneer je met de wachtlijst werkt, raden we aan om een aparte e-mail lay-out aan te maken voor communicatie met klanten op de wachtlijst. Zo is je boodschap helder en aangepast aan de situatie.
Volg deze stappen om zo’n e-mail lay-out aan te maken:

1. Ga naar Administratie > Lay-outs > E-mails > Voeg mail-template toe
   
2. Kopieer de template ‘BoxOfficeReservation’ van jouw organisatie.
   Zo behoud je de juiste opmaak én koppel je de mail automatisch aan de juiste plaats in Tixly (waardoor hij zichtbaar wordt in tab 8 Web).
   
3. Geef de template een herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘reservation BO Wachtlijst’.
   
4. Klik op ‘Bewerk’ en pas de inhoud aan. Je kan bijvoorbeeld starten met:
   “Je schreef je in op de wachtlijst. Het opgegeven aantal plaatsen is vrijgekomen en staat nu tijdelijk voor jou gereserveerd…”

Zo zorg je voor een duidelijke en gepaste communicatie met je wachtlijstklanten.

6. Opvolging en verwerking

Een aantal zaken om rekening mee te houden:

• Een csv-bestand van de wachtlijst wordt gegenereerd op evenementsniveau. Deze gegevens zijn dus niet te raadplegen voor gebruikers met enkel verkooprechten. 
• Het is niet mogelijk om klanten manueel van de wachtlijst te verwijderen, deze excel is een statische lijst die enkel binnen het systeem zijn update kent (aanvullen nieuwe inschrijvingen)
• Er is geen intern ‘aangepakt door collega’ signaal – gebruik notities of interne afspraken om dubbel werk te vermijden.
  vb lijst intern deelbaar maken via gedeelde software – google doc – en regelmatig manueel aanvullen met nieuwe inschrijvingen

---

Tot slot

Gebruik je de wachtlijst? Laat ons weten hoe het loopt. Jouw ervaring helpt ons de verbeteringen richting Tixly te blijven onderbouwen.

Vragen of feedback? Neem contact op via Zendesk.

---