LAY-OUT E-MAILTEMPLATES

Alle communicatie met klanten gebeurt via e-mails gekoppeld aan verschillende stappen in het verkoopproces: aankoopbevestiging, reservaties, annulaties, enz.
De opmaak en inhoud van deze mailtemplates kan je volledig aanpassen aan de look & feel van je organisatie.

De standaard e-mailtemplates worden tijdens de implementatie door Gedeelde Ticketing klaargezet.
Wil je later een nieuwe huisstijl toepassen (bv. nieuwe huisstijl, specifiek festival, externe organisatie met andere layout…), dan kan je de templates zelf genereren en inladen.

De templates configureer je onder:
Administratie > Lay-outs > E-mails

In deze les focussen we op de opmaak van templates: hoe je ze genereert, kopieert en correct koppelt aan je organisatie.

⚠️ De inhoudelijke tekst van e-mails en documenten pas je als organisatie zelf aan. Dit kan rechtstreeks in de editor of door iemand met basiskennis HTML. Voor kleine aanpassingen of vragen helpen we uiteraard graag (via Servicedesk), maar de uiteindelijke inhoud blijft de verantwoordelijkheid van de organisatie.

👉 Wil je dieper ingaan op de inhoud van specifieke mailtemplates. Raadpleeg voor automatische servicemails ook het aparte topic Servicemail. – in aanmaak

Stap 1: Maak een nieuwe stijl aan via de e-template-tool

Tixly heeft een tool ontwikkeld om alle e-mails in bulk dezelfde huisstijl te geven.
⚠️ Dit is geen officiële Tixly-tool, maar een hulpmiddel ontwikkeld door een Tixly-medewerker.
Via deze link kom je op de e-template tool.

Je ziet 8 blokken onder elkaar die wij hier stap voor stap gaan toelichten

1. Selecteer een preview

Via deze tool kan je de aanpassingen die je links invoert direct rechts visueel zien. 

• Kies een template en taal in de dropdown om rechts een voorbeeld te zien.
  
• Niet alle templates zijn (momenteel al) in gebruik > focus vooral op Online Sales (meest gebruikt).
  

2. Vul alle lay-outvelden in

In dit blok geef je alle kleurcodes in. 
⚠️ Let op: De tool is gevoelig voor fouten, nauwkeurig invullen. 

• Kleurcodes: hex zonder #, exact 6 tekens, geen spatie.
  Enter = kleur verandert onmiddellijk.
  

3. Logo (URL)

De url moet verwijzen naar logo dat al in Tixly staat of een andere toegankelijke link (server)

• Ga in Tixly naar Administratie > Integraties > Skin > Afbeeldingen.
  
• Rechtermuisklik op het logo > adres van afbeelding kopiëren.
  
• Indien nieuw logo: uploaden in Skin, dan opnieuw URL kopiëren.
  
• Eventueel breedte aanpassen (check ratio).
  

4. Organisatiegegevens

• Brand domain:
  
  • Organisaties met subdomein = tickets.organisatie.be én ‘Brand link tag’ leeglaten.
    
  • Organisaties zonder subdomein = tixbe.be én bij ‘Brand link tag’ de organisatienaam invullen.
    
  • ⚠️ Geen spaties!
    
• Contactgegevens: adres etc invullen.
  

5. Social media:

Leeg laten = niet tonen.

6. Algemene opmaak instellingen

7. Copy URL to reopen

Hiermee bewaar je alle ingevulde velden voor later (de waarden zitten in de URL).

💡 Tip: Plak de url ergens in een document op je server zodat je de ingevulde versie later terug kan gebruiken/aanpassen. 

8. Taal-buttons

Zie volgende stap.

Stap 2: Genereer de e-mailtemplates (zip-bestand)

Wanneer alle velden correct ingevuld zijn:

1. Klik op de taal-knop (meestal NL).
   
2. De zip-file wordt automatisch gedownload.
   
3. Unzip het bestand op je computer.
   
4. Hernoem de map (bv. LP – mailtemplates NL nieuw).
   

Stap 3: Open de templates in een HTML-editor

Om de geconfigureerde mailtemplates naar Tixly te kunnen kopiëren, moet je ze inladen in een tool waarbij de html taal verschijnt. Zodat je in een latere stap de html in de templates in Tixly kan plakken.
Hiervoor heb je een Text editor nodig om de code in te openen en te kopiëren OF code editor (dit laatste is makkelijker maar zal je moeten installeren) 

1. Open een code-editor zoals Visual Studio Code (VSC).
   
2. Sleep de HTML-bestanden uit de unzip-map naar “Open Editors”.
   
3. Je ziet nu de HTML per template en kan deze kopiëren (crtl+a > ctrl+c).
   

Stap 4: Maak de e-mailtemplates aan in Tixly

Ga in Tixly naar Admin > Layout > Emails.

1. Voeg alle nodige templates toe

Via ‘Voeg mail template toe’ voeg je onderstaande templates toe.
💡 Tip: onderstaande volgorde komt overeen met de volgorde in de gegenereerde map. Dus als je deze volgt, gaat het copy/paste snel.  

• 351 – Waiting List – inschrijving wachtlijst.
  
• 300 – Special Offer – mail die verstuurd wordt vanuit de actie in de segmentatietool.
  
• 352 – Lost Password
  
• 376 – Profile Welcome – login aangemaakt.
  
• 49 – Standard Online – bevestigingsmail online aangekochte tickets.
  
• 394 – Online Refund – online geregistreerde terugbetaling (wanneer klant de keuze heeft geselecteerd om terugbetaald te worden – andere opties zijn cadeaukaart, donatie,…)
  👉 Check de les ‘Annuleren of verplaatsen van een evenement’ in welke stap de klant deze mail krijgt.
  
• 393 – Online Move Event – klant ruilde zelf online zijn tickets in voor een andere voorstelling.
  
• 388 – Forward Email – je kreeg tickets doorgestuurd van een vriend.
  
• 250 – Refund Message – bericht van terugbetaling via automatische restitutie
  ⚠️ Wijzig in titel op template #WORKGROUPNAME# door: #EVENTNAME# – #STARTDATE()#
  
• 76 – Standard Trigger – servicemail
  ⚠️ Wijzig in titel op template #WORKGROUPNAME# door: #EVENTNAME# – #STARTDATE()#
  👉 Raadpleeg voor automatische servicemails ook het aparte topic Servicemail. – in opmaak, binnenkort beschikbaar.
  
• 51 – Standard Box Office – bevestigingsmail aangekochte tickets aan de balie.
  
• 50 – Reservation Box Office
  
• 53 – Move Seats – stoelverplaatsing binnen zelfde evenement.
  
• 54 – Move New Event – tickets overgeplaatst naar een ander evenement vanuit de Box Office.

Naamgeving: altijd starten met de afkorting van de organisatie.  
bv. LP – Standard Online

Afzender & reactie / Naam en e-mail
Zet deze altijd correct op naam van jullie organisatie. Tijdens de implementatie hebben wij de juiste DNS-records op jullie subdomein ingesteld. Daardoor worden jullie e-mails betrouwbaar afgeleverd en belanden ze veel minder snel in de ongewenste map.

2. HTML kopiëren

• Open in VSC de template.
  
• Kopieer de volledige HTML (ctrl+a > ctrl+c).
  
• Plak in Tixly in het juiste e-mailtemplate (ctrl+v).
  
• Opslaan.
  
  

3. Extra taal toevoegen

• Herhaal Stap 2 en 3 voor FR/EN.
  
• Open in Tixly de template > voeg template toe > bewerk > HTML plakken.
  
  

4. Afspraken en testen

• Kopieer altijd eerst een template in Tixly en bewerk de kopie.
  
• Bewerk nooit de templates die momenteel actief gebruikt worden.
  
• Test altijd met een test order op jouw naam:
  • Komen de mails goed door?
  • Werken de buttons?
  • Staat alle info goed?
    

Veel lay-out plezier!

---