ANNULEREN OF VERPLAATSEN VAN EEN EVENEMENT

Welkom bij de les Annulatie of Verplaatsen van een Evenement binnen de cursus Verkoop! Soms moet je als organisatie een evenement annuleren of verplaatsen. In deze les leer je wat de gevolgen zijn, welke stappen je neemt, en waar je best op let bij elke situatie. Er is een duidelijk verschil tussen een annulatie en een verplaatsing, ook wat betreft communicatie en ticketafhandeling.

Inhoud van deze les? – het webinar kan je onderaan bekijken –

• Het verschil tussen een annulatie en een verplaatsing in Tixly.
  
• Hoe je dit technisch correct aanpakt.
  
• Welke impact dit heeft op ticketverkoop en communicatie met je publiek.

Annulatie van een evenement

Annulatie
Het evenement gaat niet meer door.
➜ Tickets worden terugbetaald (al dan niet automatisch).

Stappenplan:

1. Ga naar: Administratie > Evenementen > Data > [Evenement] > tab ‘Informatie’
2. Zet de status op ‘Geannuleerd’.
   
3. Verkoop wordt automatisch geblokkeerd.
   
4. Kies hoe je terugbetaalt:
   
   • Automatische restitutie via Mollie (voor online betalingen)
     
   • Handmatige restitutie via backoffice (voor andere betaalwijzen)
     
5. Informeer je klanten tijdig via e-mail: gebruik hiervoor de servicemail
   

Verplaatsen van een evenement

Verplaatsen
Het evenement wordt uitgesteld of op een andere datum georganiseerd.
➜ Klanten kunnen hun tickets behouden of omruilen.

Stappenplan:

1. Dupliceer het oorspronkelijke evenement.
   Administratie > Evenementen > Data > kopieer [Evenement]
   
2. Pas datum, tijd en eventueel titel aan.
   
3. Communiceer duidelijk naar de klant toe, via servicemail:
   
   • Tickets blijven geldig?
     
   • Omruilen of terugbetaling mogelijk?
     
4. (Optioneel) Tickets manueel omboeken naar nieuwe datum.

💡 Tips en aandachtspunten

• Check altijd eerst of het evenement al tickets heeft verkocht.
  
• Duidelijke afspraken binnen je organisatie over:
  
  • Wie communiceert met klanten
    
  • Wie terugbetalingen uitvoert
    
• Bij samenwerkingen: maak afspraken met partners over communicatie en afhandeling.
• Communiceer duidelijk met je publiek:
  • Informeer tijdig en duidelijk: vermeld altijd:
    • Nieuwe datum (bij verplaatsing)
    • Wat er met hun ticket gebeurt
    • Of ze actie moeten ondernemen
      
  • Gebruik hiervoor de mailfunctie in Tixly of eigen communicatiekanalen.
    
• Hou rekening met rapportage: annuleer/verplaats correct om rapportages zuiver te houden.

---

Webinar: Annulatie/Verplaatsen van een evenement

In het onderstaande webinar wordt uitgelegd hoe je in geval van annulatie of verplaatsing van een evenement de instellingen aanpast en hoe de klanten op de hoogte gebracht worden. De hoofdstukken helpen je snel naar het juiste onderdeel te navigeren.

Je herkent de hoofdstukken aan de puntjes op de tijdsbalk of via het lijst-symbooltje rechtsonder in de videospeler. Zo kan je eenvoudig doorspringen naar het specifieke onderwerp dat je nodig hebt.

Inhoud webinar:

• Hoe we een evenement annuleren.
• Wat is restitutie?
• Hoe en waar bepaal je wat je terugbetaalt (handmatige en automatische restituties)?
• Hoe ruil je tickets naar een andere voorstelling?
• Hoe de klant op de hoogte brengen?

Veel leerplezier! 🎥

---

Feedback gevraagd – Annulatie & Terugbetalingen

We werken momenteel aan een vernieuwde manier om complexe processen zoals annulatie en terugbetaling helder en stapsgewijs te presenteren binnen ons leerplatform.

Een eerste voorbeeld hiervan willen we binnenkort voorstellen op de productgroep. In dit kader hebben we een visuele flow ontwikkeld die alle mogelijke scenario’s rond annuleren en terugbetalen in kaart brengt. Per stap willen we gerichte toelichting aanbieden, via een link naar:

• de officiële Tixly-handleidingen, of
• het leerplatform, afhankelijk van waar het onderwerp het best uitgelegd wordt.

Wat vragen we van jou?
We zouden graag testen of deze aanpak voor jullie bruikbaar is. Kan je deze flow eens doornemen en laten weten:

• of de structuur logisch aanvoelt,
• of de combinatie van visueel overzicht + gerichte links werkt voor jou,
• en of je suggesties hebt voor verbetering.

Jullie feedback is heel waardevol om het leerplatform verder op maat van jullie werking te ontwikkelen.

Alvast bedankt voor het meedenken!

afbeelding jpg