Aanpassen berichten

Wise

Aanvulling op 12/6: voor alle bibliotheken is vanaf 15/6 het onderwerp van de herinneringsberichten (HR1 en HR2) die via e-mail worden verstuurd niet langer ‘Automatische herinnering (tijdelijk geen boete)’ maar opnieuw de oorspronkelijk tekst.

Aanvulling op 29/5: je kan voor een bepaalde berichtsoort de ‘default’ laten wijzigen naar Brief in plaats van E-mail. Zo heb je meer controle over het al dan niet versturen van de berichten. Stuur hiervoor een e-mail naar de Servicedesk.

Het aanpassen van de kalender verhindert niet dat er berichten verstuurd worden, aangezien deze in Wise elke ochtend automatisch verstuurd of klaargezet worden, en daarbij niet gekeken wordt naar de kalender. De berichtenjob volledig uitschakelen is niet mogelijk.

Inleverattenties zullen niet meer verstuurd worden indien je alle inleverdata gewijzigd hebt aan de hand van een seriemutatie, zoals uitgelegd bij Inleverdata wijzigen.

De berichten die via brief verstuurd worden kan je gewoon niet aanmaken in Wise (geen ‘Berichten printklaar maken’ en geen materiaalvergoedingsnota’s verwerken) en eens de bibliotheek terug open is even wachten tot de materialen ingenomen zijn. 

Voor de herinneringsberichten (HR1 en HR2) via e-mail die ondanks de sluiting ‘s ochtends automatisch verstuurd blijven worden is voor alle bibliotheken vanaf 17/3 tijdelijk het onderwerp gewijzigd van ‘Eerste herinnering’ of ‘Maning 2’ naar ‘Automatische herinnering (tijdelijk geen boete)’. Eens jullie terug open gaan zorgen we ervoor dat de oorspronkelijk tekst wordt teruggezet. 

Heb je via seriemutatie ook alle exemplaren die x aantal dagen te laat zijn een nieuwe inleverdatum gegeven, dan zullen er geen herinneringsberichten meer verstuurd worden. Opgelet: voor de dagen dat het exemplaar al te laat was zal daarbij geen boete worden aangerekend. Opteer je voor deze optie, dan kan je voor de exemplaren die al in aanmerking komen voor een materiaalvergoedingsnota de inleverdatum ongewijzigd laten, aangezien je deze nota steeds manueel aanmaakt.

De reserveringsophaalberichten zijn een moeilijkere kwestie. Deze worden verstuurd op het ogenblik dat je een gereserveerd exemplaar inneemt aan de balie, of een nieuw exemplaar invoert van een titel die gereserveerd is.

We stellen we de volgende werkwijze voor om te vermijden dat leners ongewenst een bericht krijgen dat ze hun reservering kunnen komen afhalen:

• Indien je geen materialen inneemt tijdens de sluitingsperiode of enkel materialen inneemt aan de zelfuitleen (dan blijven ze de status ‘uitgesorteerd’ hebben tot je terug open gaat) zullen sowieso geen ophaalberichten verstuurd worden.
• Verhinderen dat ze verstuurd worden bij het koppelen van nieuwe exemplaren, kan enkel door dit voorlopig niet te doen of door ze eerst te controleren op een lijst van gereserveerde titels.
• Indien je bibliotheek geen zelfuitleen heeft en je toch materialen wil kunnen innemen aan de balie, dan kan je bij het krijgen van een melding dat het exemplaar op de reserveringsplank gaat, de lener opzoeken en een e-mail nasturen om ze op de hoogte te brengen van de situatie.

Brocade

Stel je vraag aan de Cipal helpdesk, maar hou er rekening mee dat deze vragen geen prioriteit krijgen.
Overweeg om zelf gericht te communiceren via je website, nieuwsbrief of een extra mail aan de gebruikers.

Vubis

Afo’s 451 en 452 niet laten lopen. Indien er een vervaldatum voor gehonoreerde en openstaande reserveringen dan kan je die aanpassen in AFO 481 > Reserveringen > Diversen bij Termijnen ivm reserveren.

Aleph

Niet van toepassing. Berichten ophalen kan je gewoon nalaten (indien manueel) of uitzetten door de printersturing uit te zetten: VOORDAT je Aleph opstart op het werkstation waar de brieven opgehaald worden, in het bestand C:\PBS21_P\Alephcom\tab\Alephcom.ini (openen met Kladblok) de regel PrintdAutoActivate=Y veranderen in PrintdAutoActivate=N onder de sectie [PrintDaemon]. Daarna Aleph opstarten.

Bidoc

Het is normaal niet nodig om berichten aan te passen, maar dit kan steeds via het BIDOC-menu “Instellen” / “BRF-typebestand”. (Lieven Forrez)