EEN ABONNEMENT OPZETTEN

• Vast abonnement
• Flexibel abonnement

VAST abonnement opzetten

Een vast abonnement bestaat uit een vooraf bepaald pakket van evenementen. Klanten kopen dit in één keer aan, vaak met vaste stoelen en tegen een voordelig tarief. Om dit type abonnement correct in Tixly te configureren, moet je enkele instellingen zorgvuldig doorlopen.

⚠️ In dit abonnement dient de klant tickets te kopen voor elke voorstelling die je eraan toegevoegd hebt. Hierop is 1 uitzondering van toepassing: je wilt de klant laten kiezen tussen meerdere speeldata van dezelfde voorstelling. Dan dien je het abonnement op te zetten als een flexibel abonnement met vereiste evenementen. In tab Internet+ selecteer je dan alle evenenementen behalve die met meerdere speeldate (meer info hierover later in deze les).

In dit topic vind je een overzichtelijk stappenplan. Voor een meer gedetailleerde uitleg over de aparte instellingen kan je steeds terecht op de officiële Tixly-handleidingen.

Stap 1: Kaartsoorten aanmaken (Tixly handleiding)

• Voeg de gewenste kaartsoort toe, vb ABO 3, ABO 6, BUURTABONNEMENT,…
• Selecteer bij ‘Type’: ‘Abonnement’. Hierdoor is de kaartsoort zichtbaar in de abonnementsflow, die vaak eerder wordt opengezet dan de losse verkoop.  

Stap 2: Kaartsoorten koppelen aan de evenementen (Tixly handleiding)

• Voeg de abonnement-kaartsoorten toe aan alle evenementen die deel uitmaken van het abonnement.
  💡Tip: Dit kan in bulk. Voeg kaartsoorten in bulk toe per groep evenementen met exact dezelfde prijzen (en rangen), want prijsformules en -verschillen tussen evenementen werken niet in bulk.
• Stel de toegangsrechten correct in: Box office + Online voor abonnementskaartsoort
  💡Tip: Dit kan in bulk: Toegang tot verkoop > selecteer kaartsoort > ‘Online’ toevoegen
  • indien het abonnement eerder in verkoop gaat dan de losse tickets: klik op het klokje naast de kaartsoort om de ‘start online verkoop’ te vervroegen.
    💡Tip: Dit kan in bulk: Kaartsoortschema > selecteer kaartsoort > Set schedule kies ‘Fixed date and time’

Stap 3: Abonnement aanmaken. (Tixly handleiding)

→ Ga naar Administratie > Abonnementen > Voeg abonnement toe

Tab ‘Informatie’: 

• Type: ‘Specifieke evenementen’ = vast pakket met vooraf bepaalde evenementen.
• Dezelfde stoel: zet op JA als klanten bij alle voorstellingen binnen dit abonnement op dezelfde stoel moeten zitten.
• Toon label: zet op JA zodat dit label zichtbaar is in het verkoopsdashboard.
  ⚠️ Let op: gebruik geen apostrof in de abonnementsnaam, anders werkt het label niet in het dashboard.
• Min evenementen: stel in hoeveel toekomstige evenementen er nog moeten zijn op het moment van aankoop (vb. om late instappers nog toe te laten).
  

Tab ‘Evenementen’:

• Selecteer de juiste kaartsoorten (specifiek voor het abonnement).
• Stel de standaard kaartsoort in: bepaalt wat eerst getoond wordt in Box Office en online.
• Voeg de gewenste producties en evenementen toe.

Tab ‘Internet’: 

• Type: kies de benaming die online (url en bij aantal) zichtbaar is – abonnement, serie, seizoentickets, pakket.
• Tickets groeperen: zet altijd op NEE (uitleg zie Tixly handleiding)
• Zaalweergave: selecteer ‘Gebruik instellingen evenement’

Tab ‘Internet+’

• Toekenning: wijs de juiste toekenning toe indien er plaatsen vanuit een blokkade worden verkocht (= contingent).
• E-mailtemplate: selecteer de (aangepaste) bevestigingsmail voor online aankoop van een abonnement. (zie stap 4)
• Stel voor bij evenement: zet op JA als je kaartkopers bij het kopen van een individueel evenement op de hoogte wil stellen dat dit evenement voordelig in een abonnement te koop is. 

Stap 4. Communicatie met de klant

Een duidelijk traject voor de klant vergroot het succes van je abonnementenverkoop. Gebruik de voorbeelden in de slides bij dit topic ter inspiratie.

• Vooraf: stuur een mailing of nieuwsbrief waarin je uitlegt welke abonnementsformules er zijn en hoe klanten deze kunnen bestellen (voorbeeld: zie slides) 
• Tijdens: Online pagina
  • Dit kan via je eigen website, met uitleg en link naar de Tixly-verkoopflow.  (voorbeeld: zie slides) 
  • Of rechtstreeks via de weblink uit Tixly:
    Administratie > Abonnementen > Tab ‘Internet’ > veld ‘Weblink’ kopiëren. (voorbeeld: zie slides) 
• Tijdens: Basket rule 
  • Informeer klanten dat ze via de knop ‘Verder winkelen’ extra abonnementen of losse tickets kunnen toevoegen.
    👉 Je kan een aparte pagina aanmaken voor het aankopen van losse tickets. Zie het topic “secundaire productie” voor de opzet hiervan. 
  • Ga naar Administratie > Basket Rules > Voeg regel toe > tab Condities kies ‘Subscription’ > tab Acties kies ‘Message’. (voorbeeld: zie slides) 
• Bevestigingsmail: maak een aangepaste template (kopie van Standard confirmation for online sales) waarin je de aankoop bevestigt en eventuele extra voordelen oplijst. (voorbeeld: zie slides) 

slides

Stap 0: Secundaire productie toevoegen
Indien je met meerdere flex formules gaat werken is het aangeraden om een secundaire productie aan deze events te koppelen. Op die manier kan je de producties gemakkelijk selecteren in het abonnement. 

Stap 1: Kaartsoorten aanmaken (Tixly handleiding)

• Voeg de gewenste kaartsoort toe, vb ABO 3, ABO 6, BUURTABONNEMENT,…
• indien abo houders van flex abo achteraf nog losse tickets kunnen bestellen, dien je ook ABO+ kaartsoorten aan te maken. Deze worden via een label zichtbaar voor abo houders.
  👉zie topic “ABO+ kaartsoorten” – nog in aanmaak
• Selecteer bij ‘Type’: ‘Abonnement’. Hierdoor is de kaartsoort zichtbaar in de abonnementsflow, die vaak eerder wordt opengezet dan de losse verkoop.  

Stap 2: Kaartsoorten koppelen aan de evenementen (Tixly handleiding)

• Voeg de abonnement-kaartsoorten toe aan alle evenementen die deel uitmaken van het abonnement.
  💡Tip: Dit kan in bulk. Voeg kaartsoorten in bulk toe per groep evenementen met exact dezelfde prijzen (en rangen), want prijsformules en -verschillen tussen evenementen werken niet in bulk.
• Stel de toegangsrechten correct in:
  • Abo kaart:
    • Box office + Online
      💡Tip: Dit kan in bulk: Toegang tot verkoop > selecteer kaartsoort > ‘Online’ toevoegen
    • Start online verkoop: indien het abonnement eerder in verkoop gaat dan de losse tickets: klik op het klokje naast de kaartsoort om de ‘start online verkoop’ te vervroegen.
      💡Tip: dit kan in bulk: Kaartsoortschema > selecteer kaartsoort > Set schedule kies ‘Fixed date and time’
  • Abo+ kaart:
    • Box office (niet online, klant krijgt door label toegang tot kaartsoort wanneer hij ingelogd is)
      

Stap 3: Abo aanmaken. (Tixly handleiding)
Ga naar Administratie > Abonnementen > Voeg abonnement toe

Tab ‘Informatie’: 

• Type: ‘Kies uit meerdere evenementen’ = de klant kiest zelf x aantal evenementen uit een vooraf bepaalde lijst van evenementen.
• Toon label: zet op JA zodat dit label zichtbaar is in het verkoopsdashboard.
  ⚠️ Let op: gebruik geen apostrof in de abonnementsnaam, anders werkt het label niet in het dashboard.
• Min evenementen: het minimum aantal evenementen dat de klant moet kiezen.
• Max evenementen: het maximaal aantal evenementen dat de klant mag kiezen.

Tab ‘Evenementen’:

• Selecteer de juiste kaartsoorten (specifiek voor het abonnement maar ook de abo+ kaarten, waardoor de klant nadien nog tickets kan kopen). 
• Stel de standaard kaartsoort in: bepaalt wat eerst getoond wordt in Box Office en online.
• Voeg de gewenste producties en evenementen toe waaruit de klant zijn abonnement kan samenstellen

Tab ‘Internet’: 

• Type: kies de benaming die online (url en bij aantal) zichtbaar is – abonnement, serie, seizoentickets, pakket.
• Selecteer aantal per evenement: Indien Ja, dan is het mogelijk los per evenement in het abonnement het aantal gewenste tickets te selecteren.
• Tickets groeperen: zet altijd op NEE (uitleg zie Tixly handleiding)
• Zaalweergave: selecteer ‘Gebruik instellingen evenement’

Stap 4. Communicatie met de klant

Een duidelijk traject voor de klant vergroot het succes van je abonnementenverkoop. Gebruik de voorbeelden in de slides bij dit topic ter inspiratie.

• Vooraf: stuur een mailing of nieuwsbrief waarin je uitlegt welke abonnementsformules er zijn en hoe klanten deze kunnen bestellen (voorbeeld: zie slides) 
• Tijdens: Online pagina
  • Dit kan via je eigen website, met uitleg en link naar de Tixly-verkoopflow.  (voorbeeld: zie slides) 
  • Of rechtstreeks via de weblink uit Tixly:
    Administratie > Abonnementen > Tab ‘Internet’ > veld ‘Weblink’ kopiëren. (voorbeeld: zie slides) 
• Tijdens: Basket rule 
  • Informeer klanten dat ze via de knop ‘Verder winkelen’ extra abonnementen of losse tickets kunnen toevoegen. Dit koppelt terug naar een overzicht van alle voorstellingen binnen het abonnement. 
  • Ga naar Administratie > Basket Rules > Voeg regel toe > tab Condities kies ‘Subscription’ > tab Acties kies ‘Message’. (voorbeeld: zie slides) 
• Bevestigingsmail: maak een aangepaste template (kopie van Standard confirmation for online sales) waarin je de aankoop bevestigt en eventuele extra voordelen oplijst. (voorbeeld: zie slides) 

(Stap 5: klantenlabel opzetten en koppelen op evenements niveau)

Omdat de klant toegang zou hebben tot de kaartsoort abo+, moet je het label opzetten en koppelen aan enerzijds kopers van de abonnementen en anderzijds aan de evenementen. 

label aanmaken:

• Informatie > Toon klantenlabels: kies ‘Toon in klantoverzicht’
• Voordelen > kies kaartsoort Abo+ (zie Tixly handleiding)
• Connecties > kies abonnement door ze aan te klikken (komen ze rechts te staan)

koppelen aan een evenement:

• koppel het label aan alle evenementen waarvoor de abonnementshouder extra losse tickets kan kopen
  💡 Tip: Dit kan in bulk: Klantlabel > Voeg toe > Abo label. Override datum start online verkoop indien vroegboekactie. 

bundel de evenementen waarvoor losse tickets kunnen gekocht worden met een label abo+ op 1 pagina. Werk hiervoor met een secundaire productie (zie topic “secundaire productie) en neem de pagina link op in de bevestigingsmail van het abonnement. 

nog iets over labels? andere voordelen die je klant kan geven: vb 1 gratis ticket? wat zijn andere voorbeelden?