CONFIGURATIE VAN EEN ZAALPLAN
Een zaalplan configureren betekent dat je de juiste opstelling en rangen vastlegt, zodat de zaal correct kan gebruikt worden in je evenementen.
Configuratie aanmaken
Bij aanmaak van een zaal wordt een ‘standaard’ configuratie opgezet. Een aangepaste configuratie maak je rechtstreeks op het zaalplan:
- Open een evenement met de juiste zaal.
- Stel de zaal in zoals gewenst, bv. rolstoelplaatsen, rangen, indeling, eventueel toekenningen indien terugkerend gegeven. (zie Tixly handleiding)
- Sla dit op als een nieuwe configuratie (via het tandwieltje) met een herkenbare naam.
👉 Je vindt de configuraties terug onder: Administratie > Locaties > Zalen > op zaal tab ‘Configuraties’.
💡 Tip: maak nieuwe configuraties bij voorkeur op een fictief configuratie evenement (configuratie <zaalplan naam>) en plaats dit fictief evenement ver in de toekomst (bv. jaar 2030). Zo blijft het event bewaard, maar komt het onderaan het verkoopsdashboard te staan, wat overzichtelijker is voor de balie medewerkers.
Correct ingestelde zaal
- Groen: zaal is correct en volledig genummerd.
- Meerkleurig (zonder rood): zaal bevat meerdere rangen en is correct ingesteld.
- Rood: zaal is foutief geconfigureerd. Lees het hoofdstukje hieronder en contacteer Gedeelde ticketing.
Wat te doen als je zaalplan verkeerd is ingesteld (=rood), maar er al tickets zijn verkocht?
Het kan gebeuren dat je merkt dat je zaalplan niet correct geconfigureerd is (stoelen staan rood aangeduid), terwijl er al tickets verkocht zijn.
Geen paniek: voor klanten die al tickets hebben gekocht vormt dit geen probleem! Tijdens aankoop zien zij eerst “ongenummerd”, maar krijgen in de volgende stap meteen hun rij- en stoelnummer (met wisselmogelijkheid). Deze staan ook correct op het ticket.
Voor toekomstige kopers moet je het zaalplan wel corrigeren:
- Als er al tickets verkocht zijn: omdat verkochte stoelen per evenement verschillen, kan dit niet in bulk of via kopiëren: je moet dit per evenement rechtzetten.
Zie stappen 1 en 2. - Als er nog niets verkocht is: voer de configuratie op dit zaalplan één keer juist uit en kopieer de configuratie naar de zaalconfiguratie (en eventueel naar andere ‘evenementen met dezelfde zaalconfiguratie’).
Zie stappen 1, 2 en 3.
Stap 1: Zaal correct instellen
- Ga naar het evenement en selecteer alle stoelen die je wil wijzigen.
- Klik rechtsonder op Bewerk.
- Kies bij Verander rang van geselecteerde stoelen de juiste rang in de dropdown (bv. wijzig van “ongenummerd” naar “genummerd” of naar een andere rang).
- Herhaal dit voor alle rangen tot je zaalplan volledig correct staat.
Als alles juist is ingesteld, kleurt je zaal groen (genummerd) of meerkleurig zonder rood (bij meerdere rangen).
Stap 2: Prijzen toevoegen
- Gebruik de sneltoets CTRL + klik op Bewerk rechtsonder in het verkoopscherm.
- Je komt nu in de configuratie van het event > ga naar tab Zaal & prijzen.
- Voeg hier de juiste prijzen toe per rang.
Zo zorg je ervoor dat je zaalplan correct staat én verkoopbaar blijft, ook al waren er al tickets verkocht.
Stap 3: Correcte configuratie opslaan voor toekomstige evenementen
Als er al tickets verkocht zijn: herhaal stappen 1 en 2 voor elk evenement afzonderlijk.
Als er nog niets op dit zaalplan verkocht is: sla de correcte configuratie op en kopieer die naar toekomstige events
- tandwieltje > kopieer configuratie
- Selecteer Alle stoelen
- Selecteer bij ‘wat kopiëren’: zeker rangen en toekenningen (ingangen, stoelmeldingen, etc… zijn niet noodzakelijk maar mogen wel indien van toepassing op alle events)
- ⚠️ Let op bij ‘waar kopiëren’!
- Naar de zaalconf = overschrijft configuratie voor dit event én toekomstige evenementen met deze zaalconfiguratie.
- Naar evenementen met dezelfde zaalconfig = overschrijft álle zaalplannen met deze configuratie, ook deze die al in verkoop staan → niet gebruiken als er al tickets verkocht zijn!
Neem bij vragen gerust contact op met Zendesk
Veel succes!