EXTERNE GEBRUIKER OF PROMOTOR MET MEER RECHTEN
In sommige situaties heeft een externe partij, zoals een promotor, meer toegangsrechten nodig dan het standaard promotorprofiel toelaat. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot de klantenlijst, verkoopgegevens of uitgebreidere rapportage binnen een specifieke organisatie.
Om dit op een veilige en afgebakende manier mogelijk te maken, is het profiel Externe gebruiker in het leven geroepen.
Het is de bedoeling dat een promotor zijn standaard promotor-profiel behoudt om in te loggen op evenementen van meerdere organisaties (met beperkte rechten). Wanneer diezelfde persoon voor jouw organisatie extra rechten nodig heeft, wordt er aanvullend een aparte login aangemaakt van het type “Externe gebruiker”, specifiek voor jouw organisatie.
Externe gebruiker
Een Externe gebruiker is een profiel dat:
- organisatie-specifiek is: de gebruiker heeft enkel toegang tot één organisatie
- meer flexibiliteit geeft: je kan extra rechten geven (zoals toegang tot rapporten, verkoop, etc) die enkel gelden voor deze persoon binnen jouw eigen organisatie
- werkt met een aparte login – vaak met een fictief mailadres waarin de naam van de organisatie verwerkt zit, bv. JohnDoe@externepromcuco.be
- ideaal is voor externe partijen die tijdelijk of structureel nauwer betrokken zijn bij jullie werking
Kenmerken van een externe gebruiker
- Heeft aangepaste rechten enkel voor de organisatie waarop de gebruiker is toegevoegd.
- Kan niet over werkgroepen heen kijken.
- Wordt aangemaakt via het Externe Gebruiker dummy-profiel dat Gedeelde Ticketing per organisatie heeft klaargezet.
- Kan naast het standaard promotorprofiel bestaan: gebruikers kunnen dus twee logins hebben: een promotorlogin voor basisinzichten over meerdere organisaties, en een externe login met meer rechten binnen één organisatie.
Hoe maak je een externe gebruiker aan?
Ga naar: Administratie > Gebruikers > Gebruikers
- Ga naar: Administratie > Gebruikers > Gebruikers.
- Kopieer ALTIJD vanuit het dummy ‘Externe gebruiker’-profiel.
- Dit bevat de juiste instellingen (type = Rapportage) en vermijdt fouten bij rechten.
- Geef het profiel een duidelijk herkenbaar e-mailadres, bv.
naam@externpromorganisatie.be, zodat meteen zichtbaar is voor welke organisatie het profiel geldt. - Pas de rechten aan naar gelang de noden voor jouw organisatie.
Externe gebruiker toevoegen aan evenementen
Net als bij promotoren moet je deze gebruikers nog toegang geven op evenementniveau. Dit doe je op exact dezelfde locatie:
Ga naar: Administratie > Evenementen > Data > tab ‘Toegangsrechten’
- Ga naar: Administratie > Evenementen > Data > tab ‘Toegangsrechten’ (zie Tixly handleiding)
- Selecteer bij ‘Toegang tot verkoop en rapportages’ de optie Lokale + Specifieke gebruikers.
- Voeg bij ‘Gebruikers’ het e-mailadres van de externe gebruiker toe.
- Dit kan ook in bulk worden toegepast op meerdere evenementen.
Veel succes!