Historiek Online Betalingen consulteren in MB-admin

Enkel voor bibs die de dienst Online Betalen aanbieden

Bibliotheekmedewerkers die daartoe de rechten hebben gekregen van de lokale MB admin beheerder kunnen in de MB administratie een historiek oproepen van alle online betalingen. In de praktijk zul je dit enkel nodig hebben wanneer zich een probleem of dispuut met een betaling zou voordoen.

1. Log in op de MB adminstratie
2. Kies in het menu de optie Beheer betalingen:

Onderaan dit overzicht vind je ook een optie terug om de transacties te exporteren naar een csv bestand. Zo kun je eventueel verder zelf rapporten maken in excel. 🛈 tip: in die export wordt een punt gebruikt als scheidingsteken voor de bedragen, in excel kan het nodig zijn om die naar komma’s om te zetten

Wanneer je het detail van een betaling opent zie je het precieze bedrag, de betaalde kosten in kwestie en de gegevens van de gebruiker:

Onverwerkte of fout gelabelde betalingen

Mocht door een onverwachte technisch probleem bij WorldLine een betaling niet verwerkt raken in het bibliotheeksysteem dan kun je betalingen zien staan met de status ‘in verwerking’ of ‘in behandeling’. Als zou blijken dat de gebruiker wel degelijk betaald heeft (na controle in bankomgeving bv.), dan kun je op het detailscherm van de transactie alsnog manueel de betaling als geslaagd markeren. Hetzelfde kan je doen bij een status “betaald – afhandeling naar bibliotheeksysteem mislukt”. Dan heeft Mijn Bibliotheek wel een antwoord ontvangen van WorldLine maar liep er iets mis in de communicatie tussen Mijn Bibliotheek en het bibliotheeksysteem. Deze betalingen kan je sowieso als betaald markeren.

Mocht je naar aanleiding van een melding van een klant én na verificatie via de bankafschriften merken dat een status als ‘geannuleerd’ of ‘betaald en afgehandeld’ toch niet klopt dan dien je in Wise manueel de registratie te corrigeren (kwijtschelden of manueel opnieuw toevoegen). In MB admin hoef je in dat geval niets te doen.

Specifieke betalingen terugvinden in andere systemen

Wise

In Wise kun je bij een klantrecord een historiek van betalingen oproepen. Online betalingen herken je aan hun bank-code:

Merchant portal WorldLine

Van de betaalprovider WorldLine krijg je als bib ook toegang tot een beheeromgeving waar je een historiek van alle betalingen kunt terugvinden.

Toegang verkrijgen
1) De persoon die voor jullie bibliotheek de contractaanvraag voor het afnemen van de dienst geregeld heeft, krijgt een mail met daarin een tijdelijk wachtwoord om een login aan te maken op de beheeromgeving (backoffice) van WorldLine Direct. En krijgt normaalgezien ook logingegevens voor het Merchant Portal.
2) In de backoffice omgeving kan de bibverantwoordelijke/beheerder onder Advanced > Users ook extra gebruikers aanmaken voor het Merchant portal waarop de transacties bekeken kunnen worden.

Heb je problemen met deze procedure wend je dan tot de WorldLine helpdesk. Cultuurconnect kan hier geen ondersteuning bij bieden.

Transacties bekijken en beheren
Worldline voorziet deze handleiding bij het Merchant Portal.

Bij de transacties zie je onder anderen een order-referentie staan, deze komt overeen met het id van de transcatie in de Mijn Bibliotheek administratie.

Ook voor vragen bij het gebruik van het Merchant Portal neem je contact op met de WorldLine helpdesk.