Settype klanten

Wat je moet weten voor je begint

Anonimisering van transacties

Gezien je output een lijst is van klanten met al hun persoonlijke gegevens, moet je rekening houden met de regels rond GDPR.
Alle data wordt geanonimiseerd na een periode van 90 dagen, tenzij de klant zijn leenhistorie tonen op Ja heeft staan. De klant kan dit zelf ook aangeven in Mijn Bibliotheek.
Concreet betekent dit dat transacties van een klant waarbij de leenhistoriek uitstaat in de logfile worden weggeschreven met een minteken voor het actor-id. Na 90 maanden wordt bij deze transacties het actor id gewijzigd naar ‘0’ om ze te anonimiseren.
De gegevens van een geanonimiseerde transactie blijven dus bewaard maar de link tussen de transactie en de klant is voorgoed verbroken.

Dit heeft gevolgen voor selecties:
Een selectie van transacties ouder dan 90 dagen, waarbij de link gelegd moet worden met klantgegevens, zal onvolledig zijn. Enkel de gegevens van klanten wiens leenhistoriek bewaard wordt, zullen er in voorkomen.

Hetzelfde geldt bij exporteren van een selectie:
Logfile-rubrieken kunnen geëxporteerd worden. Maar zodra je rubrieken in het tabblad rubriekType: Klanten aanvinkt, bekom je in de export enkel de niet-geanonimiseerde data.

Actieve klanten

Actieve klanten in Wise zijn klanten met een actief lidmaatschap in een bib in Wise. Dat is dus niet noodzakelijk in jouw instantie. Van zodra een klant lid is in jouw bib (maar daarom niet per sé met een geldig lidmaatschap) en minstens 1 ander geldig lidmaatschap heeft in een andere instantie, zal die klant verschijnen in je selectie van actieve klanten. Dat is niet bepaald handig natuurlijk. Er wordt aan gewerkt om dit aan te passen, maar voorlopig moeten we het doen met een work around.

Een work around die meestal wel werkt is het toevoegen van een lijn exemplaren met de rubriek plaatsing vestiging en dan jouw vestiging en/of met de rubriek status U Uitgeleend. Het is geen oplossing voor alle selecties, maar in veel gevallen is het werkbaar. Soms kan je het ook oplossen met het toevoegen van een actie uit logfile.

Exporteer klantgegevens bij een ander settype

Vaak heb je een lijst van klanten nodig, maar wil je wel selecteren op een eigenschap van bijvoorbeeld exemplaren (of transacties, berichten,…).
Als je settype: klanten kiest en vervolgens selecteert op een exemplaar-rubriek dan wordt gekeken naar alle exemplaren die een klant ooit uitleende (voor zover niet geanonimiseerd).
Het is daarom vaak beter om settype: exemplaren te kiezen. Je krijgt dan een lijst van exemplaren, maar bij het exporteren kan je de gewenste klant-gegevens selecteren. Per exemplaar wordt dan naar de huidige of laatste ontlener gekeken.
De klanten komen dan wel dubbel voor in de csv die je downloadt (één keer per exemplaar). Je kan dan bijvoorbeeld via een draaitabel in excel groeperen op actor id om een lijst van unieke klanten te bekomen.
Of je kan ‘exporteer als telling’ kiezen en groeperen op K: Algemeen: actor id. Je krijgt dan een lijst van unieke actors en telkens het aantal exemplaren.