Selecties van klanten

Laatste wijziging: 3 december 2024

Selecties van klanten
Een lijst van alle klassen
Actieve leners
Klanten met exemplaren in bezit van vestiging xxxx
Klanten met uitleningen over tijd / gemaand / in nota
Klanten zonder mailadres
Klanten met mailadres in velden BCC en niet in veld E-mail
Nieuwe klanten
Opgezegde klanten
Actieve leners in een vestiging (en/of periode)
Klanten die lenen in meerdere vestigingen
Leners van een e-reader
Wie heeft wat geleend gisterochtend?
Niet-unieke leners
Bezoekersaantal

Selecties van klanten

Kies telkens Settype: Klanten (tenzij anders vermeld)

Een lijst van alle klassen

Als je het Klas abonnement gebruikt, kan je hierop selecteren:

Klanten: BIEB-ABON: Abonnementnummer = 120

Als je ook andere abonnementsoorten gebruikt voor klassen, kan je bijvoorbeeld alle klanten oplijsten met ‘klas’ in de familienaam:

Klanten: ALGE: Naam = *klas*

Om enkel de leerkachten (klanten met een leerkracht-abonnement) te verkrijgen, voeg je toe:

AND Klanten: BIEB-ABON: Abonnementnummer = 121

Actieve leners

Volgens de BIOS definitie zijn ‘actieve leners’ klanten die minstens één uitlening deden tijdens het voorbije werkjaar.
Dit kan gecombineerd worden met een bijkomend criterium.
Voorbeeld: actieve leners jonger dan 18 jaar:

• Selectieregels:
  • Klanten: BIEB-GEBR: Aantal uitl vorig jaar > 0 AND
  • Klanten: ALGE: Geboortedatum > (datum van vandaag – 18 jaar)

Of je kan kijken naar wie minstens één uitlening deed tijdens het huidige jaar:

• Selectieregels:
  • Klanten: BIEB-GEBR: Aantal uitl dit jaar > 0 AND
  • Klanten: ALGE: Geboortedatum > (datum van vandaag – 18 jaar)

Klanten met exemplaren in bezit van vestiging xxxx

• Settype: exemplaren
• Selectieregels:
  • Exemplaren: vestiging uitlening = xxxx AND
  • Exemplaren: status = U

Je krijgt een lijst van exemplaren. Je kan bij exporteren de gewenste klantgegevens mee selecteren.
In excel kan je eventueel met een draaitabel groeperen op actor-id om een lijst van unieke klanten te bekomen.

Klanten die lang over tijd zijn

– Klanten die gemaand werden

Via (Berichten > overzichten >) Overzicht berichten krijg je een lijst van klanten die een bepaald bericht gekregen hebben (bvb. een eerste of tweede herinnering of een nota).
Maar dit zegt niet of er reeds ingeleverd werd.
Om een lijst te krijgen van klanten met exemplaren die momenteel nog als ‘gemaand’ staan (eerste of tweede herinnering verstuurd) en dus nog niet ingeleverd zijn, kan je volgende selectie gebruiken:

• Settype: Klanten
• Selectieregels:
  • Exemplaren: Gemaand = 1|2 AND
  • Exemplaren: Vestiging uitlening = …

– Klanten met exemplaren in nota

De volgende selectie geeft als resultaat de klanten die exemplaren van bepaalde vestigingen in bezit hebben met substatus N = ‘in nota‘:

Settype: Klanten
Selectieregel:
Exemplaren: Status = U AND
Exemplaren: Substatus = N AND
Exemplaren: Vestiging uitlening = …

Bij exporteren kan je de klantgegevens toevoegen.

– Klanten met inleverdatum ouder dan X

• Settype: Klanten
• Selectieregels:
  • Exemplaren: Status = U AND
  • Exemplaren: Inleverdatum < xxxx

Bij exporteren kan je klantgegevens toevoegen. In excel kan je groeperen op actor-id om een lijst van unieke klanten te bekomen.

Klanten zonder mailadres een melding geven

• Settype: Klanten
• Selectieregel:
  • Klanten: ALGE: Emailadres JN = N

Vervolgens kan je via Set > Voer seriemutatie uit in bulk een melding plaatsen bij deze klanten.

Klanten met mailadres in velden BCC en niet in veld E-mail

Wise zal geen mails sturen naar een klant als er in veld ‘E-mail’ geen mailadres ingevoerd is, ook niet als de BCC velden wel gevuld zijn. Via de volgende stappen kan je een lijst te maken van alle klanten van je bib met een lege waarde in veld ‘E-mail’ en een waarde in velden BCC1 of BCC2.

Stap 1 – maak een set in selecties van alle leners zonder mailadres.

Stap 2 – exporteer de set als CSV met de rubrieken actor_id, emailadres JN, emailadres excl BCC en emailadres inlc BCC.

Stap 3 – filter in Excel de lege cellen uit de laatste kolom weg.

De overblijvende klanten zijn klanten met een mailadres in BCC1 of BCC2 en een lege waarde in veld ‘E-mail’. Via de klantenadministratie kan je de klanten opzoeken en de gegevens aanpassen.

Nieuwe klanten

Sinds 18/07/2022 is het mogelijk om het onderscheid nieuwe inschrijving / herinschrijving te maken.
De oorzaak is dat bij herinschrijving de startdatum/inschrijfdatum niet meer overschreven wordt.
Hierdoor is het mogelijk om nieuwe klanten te tellen, maar enkel voor periodes na 18/07/2022.
Je doet dit bij voorkeur met de volgende klant-rubriek:
Klanten: ALGE: Inschrijfdatum
Dit is de Inschrijfdatum die je ziet onder 1.Klant en 3.Contributie.
Deze datum wordt aangemaakt bij Inschrijven van een nieuwe klant.
De datum wijzigt niet bij herinschrijven.

Alternatieven:
Klanten: BIEB-ABON: Startdatum
Dit is identiek aan Klanten: ALGE: Inschrijfdatum

Klanten: BIEB-ABON: Ingangsdatum
Dit is de begindatum of ingangsdatum van het abonnement.
Deze datum wijzigt wel bij Inschrijven, Muteren of automatisch hernieuwen van een bestaande klant.
Het kan dus gebruikt worden om (nieuwe inschrijvingen + herinschrijvingen + abonnementswijzigingen) te tellen.

Opgelet: verlopen abonnementen behouden de inschrijfdatum/startdatum/ingangsdatum.
De datum wordt meestal dus best gecombineerd met BIEB-ABON: Geldig bibliotheek abonnement = J

Vergelijking met de Balie dagtelling op NWH + NWL

• De selectie op Startdatum / inschrijfdatum geeft een licht afwijkend cijfer tov. de balie dagtelling op NWL + NWL omdat er ondertussen klanten ontdubbeld of verwijderd kunnen zijn. Hierbij wordt geen datum meer gevonden, maar deze werden wel geteld in nwh/nwl.
• De selectie op Ingangsdatum geeft een erg afwijkend cijfer tov. de balie dagtelling op NWL + NWL omdat de automatisch verlengde abonnementen (jeugd,..) in nwh+nwl niet mee geteld worden, maar deze krijgen wel altijd een nieuwe ingangsdatum.

Opgezegde klanten

Klanten: BIEB-ABON: Einddatum
Dit is de datum waarop de klant opgezegd is. Bij opzegging wordt deze datum aangepast.
(Opmerking: dit geldt ook voor abonnementen die vervallen = automatisch opgezegd worden.)

Klanten: BIEB-ABON: Vervaldatum abon.
Dit is de einddatum van het abonnement op moment van aanmaak van het abonnement. Deze datum blijft behouden en wordt bij opzegging niet aangepast.

Actieve leners in een vestiging (en/of periode)

Het is niet mogelijk om hier een volledige selectie van te maken.

Je kan de uitleentransacties van een bepaalde vestiging en/of periode selecteren (Logfile: Actie = 1 AND Datum = … AND Vestiging = …).
Vervolgens exporteren als telling en groeperen op actor-id: je hebt dan een lijst van de actor-id’s die je kan exporteren als csv en in excel verder bewerken met een draaitabel.

Opgelet! Dit is enkel volledig voor klanten waar de leenhistoriek aan staat.
Bij klanten waar de leenhistoriek uitstaat, wordt de transactie in de logfile weggeschreven met een minteken voor het actor-id. Na 90 dagen wordt dit gepseudonimiseerd: het actor-id wordt gewijzigd naar ‘0’.
Van gepseudonimiseerde transacties kan je wel de Logfile rubrieken exporteren, maar geen klanten rubrieken, want door het ontbrekend actor-id kan de link met de klant niet gelegd worden.

Klanten die lenen in meerdere vestigingen

Selecteer alle uitleen-transacties:

Settype: Logfile
Selectieregels:
Logfile: Aktie = 1  AND
Logfile: Datum = …

Exporteer met (logfile-rubrieken:) Vestiging en Actor-id.
Kies in excel met een draaitabel per Actor-id (rij) het Uniek aantal van de vestiging (waarde).
Als je vervolgens de waarden in de draaitabel sorteert, krijg je bovenaan alle actoren die in meer dan één vestiging een uitlening deden.

Opgelet: dit is enkel volledig voor klanten waar de leenhistoriek aan staat.
Bij klanten waar de leenhistoriek uitstaat, wordt de transactie in de logfile weggeschreven met een minteken voor het actor-id. Na 90 maanden wordt dit geanonimiseerd: het actor-id wordt gewijzigd naar ‘0’.
Van geanonimiseerde transacties kan je wel de logfile rubrieken exporteren, maar geen klanten rubrieken, want door het ontbrekend actor-id kan de link met de klant niet gelegd worden.

Leners van een e-reader

Je kan een selectie maken van de unieke klanten die de voorbije 6/12/24 maanden een bepaalde materiaalsoort uitleenden.
Bijvoorbeeld leners van e-reader de voorbije 24 maanden:

Klanten: BIEB-GEBR : Geleend materiaal (24mnd) = Z0

Wie heeft wat geleend gisteren voormiddag?

Settype: Logfile
Selectieregels:
Logfile: Aktie = 1 (uitlening) AND
Logfile: Datum = …  AND
Logfile: Aktietijd > 09:00 AND
Logfile: Aktietijd < 12:00

Je krijgt dan een set van alle uitleen-transacties in die periode. 

Bij exporteren kan je bijvoorbeeld volgende rubrieken kiezen:
Klanten: Actor-id, Naam, …
Exemplaren: Actor-id, Exemplaar (= de barcode), Titel, …

Niet-unieke leners

Niet-unieke leners = al wie een uitlening deed, wie op twee verschillende dagen uitleningen deed wordt 2x geteld.
Dit is geen standaard cijfer in wise.
Je kan het wel bekomen via een selectie op de logfile: zie hieronder.
Maar dit is enkel voor de laatste 90 dagen nauwkeurig. Voor de periode daarvoor worden enkel de actors geteld waarbij de leenhistoriek actief is (op/af te zetten onder Eigenschappen-1).

Settype: logfile
Selectieregels:
Logfile: aktie = 1  AND
Logfile: datum = …  

> uitvoeren
> exporteren als telling
> groepeer op L: datum en daarna op L: actor id

Je krijgt dan een lijst met per datum en dan per actor id het aantal uitleningen.
Via ‘export report’ (omcirkeld) kan je het opslaan als een excel bestand. In excel kan je dan het aantal regels tellen.
Dit is dan het aantal niet-unieke leners (alle actors die een uitlening deden in die periode, wie op twee verschillende dagen uitleningen deed wordt 2x geteld).

Bezoekersaantal

Het aantal bezoekers van de bibliotheeklocatie wordt uiteraard niet automatisch geregistreerd in wise.
Je kan eventueel onder Vestigingsbeheer > Ingave Bezoekersaantal dagelijks het aantal bezoekers ingeven. Dan kan je via Balie > Dagtellingen (soort actie: BTL_) het bezoekersaantal opvragen voor een bepaalde periode. Of je kan het ook buiten wise bijhouden.

Wise houdt uiteraard wel automatisch bij hoeveel klanten in een bepaalde periode een transactie in wise deden. Dit kan je als volgt via selecties bekomen:

settype: logfile
selectieregels:
logfile: actie = 0|1|2|3|4|5|6|7|8|9|  AND
logfile: bron = B|S|E|Q|P|D|  AND
logfile: datum = …

Om de selectie te beperken tot een dagdeel kan je de volgende selectieregels toevoegen:
logfile: actietijd > 10:00  AND
logfile: actietijd < 12:30

> uitvoeren
> exporteer als telling
> groepeer op L: datum en daarna op L: actor id

Vervolgens idem zoals bij ‘Niet-unieke leners’:
Je krijgt een lijst met per datum en per actor het aantal transacties.
Via ‘export report’ kan je het opslaan als een excel bestand. In excel kan je het aantal regels tellen.
Dit geeft het aantal niet-unieke actors die een transactie deden in de gekozen periode (wie op twee verschillende dagen uitleningen deed wordt 2x geteld).