Mailinglijsten maken
Laatste update 10/07/2025
In Wise is er helaas geen optie om naar wens of op maat rechtstreeks mails te sturen naar klanten.
Voor een mailing op maat kan je in Wise via Selecties een selectie van klanten maken, deze exporteren met het mailadres erbij en die adressen dan kopiëren naar het BCC ontvanger veld van je e-mail (bijvoorbeeld in outlook of gmail).
Gebruik zeker het BCC veld en niet het gewone Ontvanger veld, zodat klanten elkaars mailadres niet zien!
De verantwoordelijkheid ligt volledig bij de bibliotheek als verwerkingsverantwoordelijke, inclusief het respecteren van de geldende wetgeving ter zake; verwerking en bescherming van persoonsgegevens.
Denk goed na over de reden van je mailing en dus de selectie die je maakt én geef in de inhoud van de e-mail duidelijk aan dat het om eenmalige communicatie gaat en wat de reden ervan is.
Alle klanten
Settype: Klanten
Selectieregel:
Klanten: ALGE: Emailadres JN = J
Na uitvoeren kan je via exporteren als csv het e-mailadres (vink zowel exl. als incl BCC aan), naam en andere klant-rubrieken naar keuze selecteren om mee te exporteren naar excel.
Actieve klanten
a) Selecteer actieve leners
Kies settype: Klanten
Selectieregel:
Klanten: Bieb-gebr: Aantal uitl vorig jaar > 0
Optioneel kan je de selectie verfijnen door abonnementen uit te sluiten:
AND Klanten: Bieb-abon: Abonnementnummer != …. (selecteer in de dropdown de uit te sluiten abonnementsoorten, hou shift ingedrukt om meerdere te selecteren)
Opmerking: uitleningen en verlengingen van de volledige instantie tellen mee. Ook klanten die enkel geleend hebben in een schoolbib of spelotheek worden dus mee geselecteerd.
> verhoog het maximum naar 10.000 > enter
> uitvoeren
> tijdelijke set selecteren > rechtsklik > exporteren naar csv > kies bijvoorbeeld de rubrieken Actor id, Naam en Emailadres (incl. en excl. BCC) om mee te exporteren.
De gedownloade emailadressen kan je gebruiken om mails te sturen vanuit bijvoorbeeld Mailchimp of vanuit een emailprovider.
Opgelet! Plak de emailadressen nooit in het gewone Geadresseerde veld of in het CC veld, maar altijd enkel in het BCC veld, zodat geadresseerden elkaars emailadressen niet te zien krijgen.
b) Selecteer klanten met een geldig abonnement
Kies settype: Klanten
Selectieregel:
Klanten: Bieb-abon: Geldig bibliotheek abonnement = J AND
Klanten: Bieb-abon: Vervaldatum abon. > (datum van vandaag)
c) Selecteer klanten op laatste activiteitsdatum
Settype: Klanten
Selectieregels:
Klanten: Bieb-gebr: Laatst actief > …
Bijvoorbeeld een selectie op Laatst actief < 31/12/2020 geeft als resultaat alle actors die op 31/12/2022 2 jaar inactief zijn en dus op dat moment in aanmerking komen voor verwijdering.
Meer info over de automatische verwijdering van inactieve actors vind je hier.
Ook online activiteit van in Mijn Bibliotheek gekoppelde lidmaatschappen wordt meegerekend als activiteit.
Opgelet: hierdoor is activiteit erg ruim; als je bijvoorbeeld nog een oude kaart gekoppeld hebt van een andere instantie en je raadpleegt je lidmaatschappen online, dan ben je ook in die andere instantie actief geweest.
Afhakers/slapende leners
Hoe je afhakers/slapende leners wil selecteren, hangt er wat van af wat voor jou de definitie van een afhaker/slapende lener is.
- Gaat het om leners die al langer niets leenden, waarbij het gratis lidmaatschap dreigt te eindigen na 24 maanden inactiviteit?
- Of gaat het om leners waarbij het betaalde lidmaatschap recent eindigde en die nog niet verlengden? (Let op: deze groep ontvingen vanuit Wise al het Bericht einde abonnement (CAE))
Houd bij elke selectie rekening met de regelgeving: denk goed na over de reden van je mailing en dus de selectie die je maakt én geef in de inhoud van de e-mail duidelijk aan dat het om eenmalige communicatie gaat en wat de reden ervan is.
We geven van de bovenstaande definities de selecties mee, maar ga steeds na hoe het voor jouw bibliotheek precies werkt en of de selectie daarop afgestemd is.
- Leners die al 18 maanden niets leenden, waarbij het gratis lidmaatschap dreigt te eindigen na 24 maanden inactiviteit
Als bibliotheek waarbij een lidmaatschap standaard gratis is, kun je slapende leners selecteren die nog een actief lidmaatschap hebben maar die al lange tijd niets geleend hebben. Voor het maken van deze selectie hou je de volgende parameters aan:
- Alleen leden boven de 16 jaar;
- Alleen de reguliere abonnementen (we sluiten bijv. 211, 210,181,151,158 uit);
- Alleen leden met abonnementen die nog lopen;
- Alleen leden die minstens 18 maanden inactief zijn;
- Alleen leden die minstens 30 dagen vóór de deactivatie van hun lidmaatschap zijn, zodat ze nog tijd hebben om die bib te bezoeken met werkende pas;
Screenshot 1: voorbeeld inactieve leners met gratis lidmaatschap
Exporteer vervolgens de velden die je nodig hebt.
Let op: omdat deze selectie gebeurt op basis van de ‘Laatste actief’-datum sluit je leners uit die actief waren in Mijn Bibliotheek, bij jouw eigen instantie of bij een andere bib. Als selectie voor het samenstellen van een e-maillijst kan dit handig zijn, maar voor het tellen voor het totaal aantal afhakers/slapende leners gebruik je beter BibAnalytics of een andere selectie.
- Leners waarbij het betaalde lidmaatschap recent eindigde en die nog niet verlengden
Als bibliotheek waarbij een lidmaatschap standaard betalend is, kun je slapende leners selecteren waarbij het lidmaatschap recent eindigde. Voor het maken van deze selectie hou je de volgende parameters aan:
- Alleen leden boven de 16 jaar;
- Alleen de reguliere abonnementen (we sluiten bijv. 151,181,210 uit);
- Alleen leden waarbij het lidmaatschap de afgelopen 3 maanden eindigde (en nog niet werd verlengd.)
Let op: deze groep ontvingen vanuit Wise al het Bericht einde abonnement (CAE)
Screenshot 2: voorbeeld leners die lidmaatschap niet verlengden
Exporteer vervolgens de velden die je nodig hebt.
Nieuwe klanten
Nieuwe klanten kan je momenteel nog niet uit de selecties halen. Onder de rubriek “Inschrijfdatum” vallen ook de klanten die in de geselecteerde periode werden heringeschreven.