Mailinglijsten maken

Laatste update 28/08/2024

Let op: Indien je op basis van een lijst van (e-mail)adressen van jouw eindgebruikers uit het Bibliotheeksysteem communicatie stuurt, dan ligt de verantwoordelijkheid hiervoor (inclusief het respecteren van de geldende wetgeving ter zake; verwerking en bescherming van persoonsgegevens) volledig bij de bibliotheek als verwerkingsverantwoordelijke.

Actieve klanten

a) Selecteer actieve leners

Kies settype: Klanten
Selectieregel:
Klanten: Bieb-gebr: Aantal uitl vorig jaar > 0

Optioneel kan je de selectie verfijnen door abonnementen uit te sluiten:
AND Klanten: Bieb-abon: Abonnementnummer != …. (selecteer in de dropdown de uit te sluiten abonnementsoorten, hou shift ingedrukt om meerdere te selecteren)

Opmerking: uitleningen en verlengingen van de volledige instantie tellen mee. Ook klanten die enkel geleend hebben in een schoolbib of spelotheek worden dus mee geselecteerd.

> verhoog het maximum naar 10.000 > enter
> uitvoeren
> tijdelijke set selecteren > rechtsklik > exporteren naar csv > kies bijvoorbeeld de rubrieken Actor id, Naam en Emailadres (incl. en excl. BCC) om mee te exporteren.

De gedownloade emailadressen kan je gebruiken om mails te sturen vanuit bijvoorbeeld Mailchimp of vanuit een emailprovider.
Opgelet! Plak de emailadressen nooit in het gewone Geadresseerde veld of in het CC veld, maar altijd enkel in het BCC veld, zodat geadresseerden elkaars emailadressen niet te zien krijgen.

b) Selecteer klanten met een geldig abonnement

Kies settype: Klanten
Selectieregel:
Klanten: Bieb-abon: Geldig bibliotheek abonnement = J AND
Klanten: Bieb-abon: Vervaldatum abon. > (datum van vandaag)

c) Selecteer klanten op laatste activiteitsdatum

Settype: Klanten
Selectieregels:
Klanten: Bieb-gebr: Laatst actief > …

Bijvoorbeeld een selectie op Laatst actief < 31/12/2020 geeft als resultaat alle actors die op 31/12/2022 2 jaar inactief zijn en dus op dat moment in aanmerking komen voor verwijdering.
Meer info over de automatische verwijdering van inactieve actors vind je hier.

Alle actors

Settype: Klanten
Selectieregel:
Klanten: ALGE: Emailadres JN = J

Na uitvoeren kan je via exporteren als csv het e-mailadres (vink zowel exl. als incl BCC aan), naam en andere klant-rubrieken naar keuze selecteren om mee te exporteren naar excel.

Afhakers

Hoe je afhakers wil selecteren, hangt er wat van af wat voor jou de definitie van een afhaker is. Dit is een mogelijkheid: leners die vorig jaar niets hebben uitgeleend, maar tot het jaar daarvoor nog wel. Daarbij kan je eventueel nog abonnementen uitsluiten.

Exporteer vervolgens de velden die je nodig hebt, plus de velden “Uitleningen vorig jaar” en “Uitleningen tot vorig jaar”. In Excel filter je vervolgens op de kolom “Uitleningen vorig jaar”, waarbij je de waarde 0 selecteert.

Nieuwe klanten

Nieuwe klanten kan je momenteel nog niet uit de selecties halen. Onder de rubriek “Inschrijfdatum” vallen ook de klanten die in de geselecteerde periode werden heringeschreven.