Tabblad email/handler
E-mailhandlers en maximum aantal instellen:
Zodra een formulier is ingediend, kun je automatisch acties laten triggeren, zoals het verzenden van een bevestigingsmail of het bijhouden van aantal inschrijvingen. Dit beheer je via E-mail/Handlers.
Extra materiaal en informatie:
- PowerPoints FAQ live 03/03/2026 (stap-voor-stap uitleg aan de hand van een voorbeeld)
- Ben je op zoek naar hoe je het maximum aantal inzendingen instelt, dan moet je hier zijn: Topic tabblad inzendingen.
1. E-mailbevestigingen instellen
Met de knop ‘+ E-mail toevoegen’ open je een scherm om een automatische mail op te maken.
Afzender en Antwoorden (Send from / Reply to):
- Send from: Alle e-mails worden verstuurd via de webservice Brevo. De afzender is daarom altijd het vaste adres noreply@bibliotheek.be.
- Reply to: Omdat het verzendadres geen antwoorden kan ontvangen, is het belangrijk de ‘Reply to’ aan te passen. Wijzig deze van Default naar Custom en vul het e-mailadres in waarop je de reacties van gebruikers wilt ontvangen.
Ontvangers bepalen (Verstuur naar):
- Standaard ([site:mail]): De mail gaat naar het hoofdadres van de site (instelbaar via Systeem > Basis site-instellingen).
- Specifieke medewerker: Kies ‘Custom To email address’ en voer het gewenste adres in.
- De indiener: Wil je de bezoeker een bevestiging sturen? Kies ‘Elementen’ in de dropdown en selecteer het formulierveld waarin de bezoeker zijn e-mailadres invult.
- Combinaties: Je kunt werken met CC en BCC om zowel de bibliotheek als de indiener te informeren, of twee aparte e-mailhandlers aanmaken voor verschillende boodschappen.
Tip: in het onderwerp en bericht worden standaard de formulierwaarden ingevuld. Wil je dit personaliseren? Zie de FAQ: ‘Hoe kan ik de inhoud van een mail instellen’.
2. Maximum aantal instellen (Options/Checkbox Limit)
Wil je een maximum aantal deelnemers instellen voor bijvoorbeeld een rondleiding op verschillende tijdstippen? Gebruik dan de handler ‘Options/checkbox Limit’.
Stap 1: Elementen plaatsen
Zorg dat er een optie-element op je formulier staat (bijv. keuzerondjes of een selectievak). Voer de opties in bij de instellingen van het element.
Stap 2: De handler activeren
- Ga naar Instellingen > E-mail/Handlers en klik op ‘+ Handler toevoegen’.
- Kies ‘Options/checkbox limit’.
- Selecteer bij ‘Elementinstellingen’ het juiste keuze-element en vul het totaal toegestane aantal in.
Stap 3: Verfijnen en Opvolgen
- Option limits: Bepaal of de limiet geldt per unieke gebruiker (Apply limits to per user) of per bron (Apply limits to each source entity).
Bron is van tel als je hetzelfde formulier gebruikt voor verschillende activiteiten. Dus als je hetzelfde formulier aan verschillende activiteiten koppelt. Via deze instelling kan je dan bepalen of de aantallen van de verschillende activiteiten samen of apart moeten worden geteld.
- Beschikbaarheid tonen: Via ‘Option settings’ kun je instellen of bezoekers zien hoeveel plaatsen er nog vrij zijn (Message display). Pas de tekstjes aan naar wens en maak hierbij gebruik van de parameter @remaining (deze haalt telkens het overblijvende aantal op).
- Met ‘option limit reached behavior’ kan je bepalen wat er gebeurt met de optie die het maximum aantal heeft bereikt:
- De optie niet-selecteerbaar maken (disable)
- De optie niet langer tonen (remove)
- Niets (Do not alter)
- Resultaten: Zodra de handler actief is, verschijnt er een tabblad ‘Opties’ bij je resultaten om de tellers live op te volgen.
3. Meerdere personen inschrijven (Options Limit Number)
Wil je dat een bezoeker in één formulier kan aangeven met hoeveel personen ze komen, en dat dit aantal wordt afgetrokken van je totaal?
- Plaats een keuze-element (zoals in de werkwijze hierboven).
- Voeg een element ‘Getal’ toe waarin de bezoeker het aantal personen invult.
- Activeer de handler: Ga naar E-mail/Handlers en kies ‘Options limit number’.
- Koppelen: Selecteer bij ‘Element’ je keuze-opties en bij ‘Number Element’ het getal-veld.
Nu zal het systeem het ingevulde getal automatisch verrekenen met het beschikbare maximum.