LAY-OUT FACTURATIE DOCUMENTEN

Tixly genereert geen officiële facturen. Een koppeling met een boekhoudpakket blijft dus noodzakelijk.
Wél kan je documenten aanmaken en vormgeven in jullie huisstijl die klanten kunnen ontvangen als bevestiging of bewijs van hun bestelling:

• Besteloverzicht (betaald – meest gebruikt)
  
• Pro forma (reservering)
  
• Creditnota (gecrediteerd)
  

Deze documenten configureer je onder:
Admin > Lay-outs > Tickets

Ze worden door de baliemedewerker opgevraagd via specifieke knoppen op het order in de Box Office. Het is dus belangrijk dat je de juiste templates instelt én correct koppelt. 

👉 Hoe je deze templates koppelt kan je in het topic ‘Facturatie’ onder de les Betaal en Levermethodes vinden. – in opmaak
👉 Waar de baliemedewerker de documenten voor een specifiek order kan genereren, leer je in het topic ‘Pro forma facturen en bestelbevestigingen’ in het hoofdstuk Financiële verrekeningen/betalingen.

Vertrekpunt: de lay-out “Receipt PDF”

Alle facturatie documenten vertrekken vanuit dezelfde basislay-out: Receipt PDF

De ideale werkwijze is:

1. Lay-out Receipt PDF bewerken tot volledig naar huisstijl gelay-out Besteloverzicht
   
2. Wanneer alle organisatie gegevens juist staan: opslaan en kopiëren
   
3. Gekopieerde versie aanpassen tot:
   
   • Pro Forma
     
   • Creditnota

In die afgeleide lay-outs moet je bijna niets wijzigen, behalve de Titel van het document.

Receipt pdf toevoegen voor jouw organisatie

Tijdens de implementatie zetten wij de gevraagde templates meestal al klaar.
Is de Receipt PDF nog niet aanwezig? Voeg deze dan zelf toe:

• Ga naar: Admin > Lay-outs > Tickets > Voeg ticketlay-out toe
  
• Vertrek van template 1110
  
• Pas de naam aan volgens de afspraak: vervang “Tixly” door de afkorting van jouw organisatie
  bv. ‘LP – Besteloverzicht’

Werkwijze Lay-out Besteloverzicht bewerken 

Ga naar: Admin > Lay-outs > Tickets > kies de Receipt PDF die je wil bewerken > Acties > Bewerk

Algemeen: gebruik van variabelen

De template bestaat uit vaste elementen, maar je kan ook met variabelen werken.
Tixly gebruikt veel variabelen (bv. #SALEORGNAME#) die automatisch gevuld worden.

Klik linksboven op T om de volledige lijst met beschikbare variabelen te openen.
Je kan deze variabelen kopiëren en in elk tekstveld op de lay-out plaatsen.
De inhoud van de variabele wordt dan automatisch ingevuld vanuit de bestelling, klantgegevens of organisatie-instellingen.

Concreet in de editor:

1. Logo toevoegen

• Kies Element toevoegen > Afbeelding
• Upload via Bladeren

2. Organisatiegegevens 

• In Sale org details kan je variabelen laten staan of vervangen door vaste tekst.
• kvk (company number) en btw (vat) zijn hetzelfde nr in België. Pas de template dus aan zodat enkel BTW-nummer én e-mailadres worden getoond
  • Op template:
    • Company number = BTW nummer ingeven
    • VAT number = e-mailadres ingeven vb tickets@organisatie.be
    • Organisation email = leegmaken
  • Bij T (template variabelen): tekst aanpassen
    • Labels > #companynumber# = tekst ‘BTW nummer’ invullen
    • Labels > #VATnumber# = tekst ‘E-mail’ invullen

3. Titel van het document

Pas het veld Title aan afhankelijk van de variant die je maakt:

• “Besteloverzicht” (hier van toepassing
  
• “Pro forma”
  
• “Creditnota”
  

4. Klantgegevens

Customer details laat je in principe staan zoals ze zijn.
Wil je extra informatie toevoegen of in een andere volgorde? Raadpleeg de variabelenlijst via T.

5. Orderinformatie

In het blok rechts naast de klantgegevens toont Tixly standaard facturatievelden zoals factuurnummer en factuurdatum.

Omdat Tixly geen facturen kan genereren, moet je deze velden leegmaken om foutieve info te vermijden.
Pas in de variabelenlijst (T) het volgende aan:

• Labels > #INVOICENUMBER# = leegmaken
• Labels > #INVOICEDATE# = leegmaken

Het document toont dan enkel het ordernummer en de besteldatum

6. Vervaldatum (voor reserveringen)

• Payment due date is standaard 2 dagen voor de reservatiedatum.
  Dit aantal kan je zelf aanpassen.
  

7. Footer

Vrij aanpasbaar naar de stijl van je organisatie.

Kopiëren naar Pro Forma en Creditnota

Wanneer de Receipt PDF volledig juist staat:

1. Acties > Kopiëren
   
2. Geef een passende naam:
   
   • LP – Pro forma
     
   • LP – Creditnota
     
3. Open de gekopieerde lay-out
   
4. Pas enkel het Titel-veld aan
   (“Pro forma” of “Creditnota”)
   

De rest van de lay-out wordt automatisch overgenomen.

Documenten koppelen 

Het koppelen van deze documenten aan de knoppen in de Box Office gebeurt op organisatieniveau.

👉 De volledige uitleg vind je in het topic Facturatie onder de les Betaal- en levermethodes.
Daar tonen we stap voor stap hoe je bepaalt welk document verschijnt bij welke knop.

Veel succes!

---