Settypes

Bij het maken van een selectie start je met het kiezen van het settype. Dit bepaalt het soort van resultaten of items in de lijst je zal krijgen.
Als je dus op zoek bent naar een lijst van klanten, zal je meestal moeten vertrekken van settype Klanten.

Merk op: als je het settype wijzigt, wijzigt het hele scherm (vaste selecties, selectieregels, resultatenset en vaste/tijdelijke sets).

De bruikbare settypes zijn Exemplaren, Klanten, Berichten, Reserveringen, Fin.posten, Logfile.
Deze komt overeen met de voornaamste tabellen in de databank.

Combineren

Je kan een bepaald settype (bijvoorbeeld Titels) combineren met selectieregels van een ander type (bijvoorbeeld Exemplaren).
Dit doe je door in de selectieregels ‘Rub type’ (rubriektype) aan te passen.

De zoekvraag of query zal dan twee of meer tabellen bevragen. Hiervoor moeten de tabellen gelinkt (gerelateerd) zijn, op basis van gemeenschappelijke velden die identificerende nummers bevatten zoals titelnummer, exemplaar-id en actor-id.
Hoe de tabellen gelinkt (gerelateerd) zijn, bepaalt de mogelijke combinaties van settypes en rubriektypes gebruikt in de selectieregels:

• tabel Exemplaren bevat actor id van huidige/laatste lener; titel nr
• tabel Reserveringen bevat actor id; titel nr; exem_id enkel indien er al een exemplaar klaarstaat op de plank
• tabel Berichten bevat actor id; titel nr; exem_id en finpost_id indien van toepassing
• tabel Fin. posten bevat actor id; exem_id indien van toepassing

Logische combinaties zijn:

• Klanten en Financiële Posten
• Klanten en Reserveringen
• Klanten en Berichten
• Titels en Exemplaren

Combinaties die in sommige situaties werken:

• Exemplaren en Berichten: werkt enkel voor berichten die betrekking hebben op exemplaren zoals herinneringen en materiaalvergoedingsnota’s.
• Exemplaren en Reserveringen: werkt enkel voor reserveringen die in behandeling zijn of afgehandeld zijn (alles behalve de status A actief), dus vanaf er een exemplaar klaargezet is.

Bij sommige combinaties moet je filteren op Vestiging of Instantie, omdat anders naar heel het systeem gekeken wordt:

• Settype of selectieregels Financiële posten: altijd Instantie toevoegen
• Settype of selectieregels Titels: voeg selectieregel “Exemplaren: Vestiging plaatsing = …” toe om te beperken tot de eigen exemplaren
• Settype Klanten en selectieregels op Exemplaren: voeg bijvoorbeeld Vestiging plaatsing toe. (Alternatief: neem Settype Exemplaren en selectieregels op Klanten, vervolgens exporteren met Klant-gegevens.)
• Settype Klanten en selectieregels op Reserveringen: voeg Beheersvestiging toe om klanten uit jouw bib maar met reserveringen elders in Wise uit te sluiten
• …

Daarnaast zijn er een aantal mechanismen in Wise waar je ook rekening mee dient te houden:

• Wanneer de optie voor het bijhouden van leenhistoriek uit staat, wordt na 90 dagen het actor_id gepseudonimiseerd (owv GDPR). Hierdoor verdwijnt de link tussen de klant en de logfile. Dit zorgt ervoor dat de rubrieken Klanten en Logfile niet kunnen gecombineerd worden omdat ze een vertekend beeld geven.
• Het actor-id bij Exemplaren is dat van de laatste lener. De combinatie Klanten/Exemplaren is dus vooral bruikbaar bij uitgeleende exemplaren, dan is het namelijk de huidige lener. Voeg dus toe “Exemplaren: status = U”
• Wanneer klanten een reservering plaatsen, is dat steeds een titelreservering, dat betekent dat actieve, nog niet gehonoreerde reserveringen enkel terug te vinden zijn via de tabel van de Titels.
• De waarden van de verschillende settypes: Exemplaren, Titels en Klanten bevatten waarden van op het moment van het uitvoeren van de selectie. Enkel met Logfile kan je waarden selecteren die geldig waren op het moment van de transactie. Bijvoorbeeld de waarde Abonnementsnummer komt zowel voor bij Klanten als bij Logfile. Bij Klanten gaat het over klanten die nu op het moment van de selectie een bepaald abonnement hebben, in Logfile gaat het over klanten die op het moment van een bepaalde transactie (die je definieert in een andere selectieregel) een bepaald abonnement hadden. Idem voor de waarden plaatsing en materiaal: ook dat zijn de waarden van het exemplaar op moment van de transactie in Logfile. Bij Exemplaren zijn deze waarden de waarden zoals ze zijn op het moment van de selectie.