Het BIOS-bestand bestaat uit 6 csv’s. We lichten hier toe hoe deze csv’s zijn opgebouwd, zodat je de cijfers beter kan interpreteren.

Gedrukte materialen en AVM

In BIOS3 wordt dit zo omschreven:
Gedrukte materialen zijn materialen op papier.
Audiovisuele materialen (AVM) zijn niet-gedrukte materialen: cassettes, lp’s, cd’s, diareeksen, video’s, dvd’s, blu-ray discs, cd-roms, digitale spellen. Ook gesproken boeken worden hier geregistreerd. Voor Daisy-boeken is een apart veld voorzien. Andere luisterboeken telt u als cd. Blu-ray discs worden als dvd’s geregistreerd.
Bezit: Het aantal eenheden, waarbij wordt geteld op exemplaarniveau, per barcode. Het betreft hier alle materialen van de hoofdbibliotheek en van alle bedieningspunten en servicepunten, die in bezit waren op 31 december van het werkjaar (of 31 januari van het volgende jaar, naargelang welke analyse je kiest).
Aanwinsten: Het aantal materialen dat in de loop van het jaar is verworven.
Uitleningen: Het aantal keer dat een materiaal is uitgeleend door gebruikers in de loop van betreffende jaar. Verlengingen worden hier niet meegeteld. Uitlenen is het voor gebruik ter beschikking stellen van materialen en dit voor een beperkte tijd.
Verlengingen: Hier vult u in hoeveel keer de oorspronkelijke uitleenperiode van een materiaal is verlengd in de loop van het jaar.

De gedrukte materialen en AVM zijn exemplaren die Wise als Open kast beschouwt – voor Magazijn: zie verder.

Bij het tellen, houdt BIOS rekening met volgende parameters:

  • Bezit: materialen in bezit op 31 december van het werkjaar (of 31 januari van het volgende jaar, naargelang welke analyse je kiest);
  • Aanwinsten: materialen met Ontvangstdatum tussen 1 januari en 31 december van het werkjaar (of 31 januari van het volgende jaar, naargelang welke analyse je kiest);
  • Uitleningen en Verlengingen: acties 1 (uitleningen) en 3 (verlengingen), min de geannuleerde uitleningen en verlengingen, in de periode 1 januari tot en met 31 december.
  • Exemplaren die niet de status A (Afgeschreven), I (In bestelling), M (Vermist) of V (Verkoop) hebben.

Voor het indelen in de rubrieken “jeugd fictie”, “volw strip”, “jeugd non fictie” etc, wordt gekeken naar de SCAT (statistische categorie) van het exemplaar, soms in combinatie met de RMT (materiaalsoort). In onderstaand document vind je de indeling.

Waarom is BIOS ingedeeld op SCAT en niet op RMT?
RMT’s dienen voor je uitleenreglement, zoals de naam ook zegt (Reglementsmateriaal). Hierdoor kunnen die categorieën best veel verschillen per bibliotheek. Op SCATs kunnen betrouwbaardere benchmarks worden gemaakt over alle bibliotheken heen. De SCAT is een eigenschap van de titel.

Voor de indeling van de onbekende “rest”-SCATs naar een BIOS-rubriek werd gekeken naar de exemplaren die deze SCAT hebben gekregen, om op inhoudelijke basis de SCATs in de juiste BIOS-rubriek te zetten.

Voor de tijdschriftabonnementen wordt niet gekeken naar SCAT of RMT, maar naar de abonnementen zelf. Voor de tijdschriftexemplaren wordt wél gekeken naar de SCAT, voor de kranten naar de RMT.

De Daisy-materialen en -uitleningen worden bepaald door de extra parameter “Materiaal = alles dat begint met F”.

Kan ik dit vergelijken met selecties of overzichten in Wise?
Als je dit wil vergelijken met selecties of overzichten in Wise, hou dan steeds rekening met bovenstaande parameters. In de Selecties betekent dit bv. dat je steeds moet filteren op minstens status en SCAT of RMT. In het overzicht Exemplaren > Exemplaarstatistiek > Bezitstatistiek of Uitleenstatistiek kies je voor Detaillering 1 op SCAT. Let bij de overzichten Bezitstatistiek en Uitleenstatistiek wel op: deze overzichten geven een momentopname op het moment dat je het overzicht maakt. Je voegt hier geen datumparameter aan toe, terwijl BIOS dat wel doet.

Je kan de overzichten Bezitstatistiek en Uitleenstatistiek ook trekken met op BIOS-indeling: kies bij Detaillering 7-Collectieclusters, vervolgens bij Indeling voor BIOS. Dit overzicht is handig om te zien of en hoeveel materialen op basis van SCAT niet zijn ingedeeld in een BIOS-rubriek.

Wisselcollecties

Voor de wisselcollecties wordt gekeken naar de wisselcollecties in Wise. Enkel exemplaren die op deze manier gekenmerkt zijn, zal je in deze csv terugvinden.
Deze functionaliteit wordt in 2022 nog maar door enkele bibliotheken actief gebruikt. Voor de andere bibliotheken zal de csv leeg zijn.

Magazijn

De enige manier waarop Wise weet of een exemplaar bij Magazijn moet worden gerekend, is wanneer de kast waarin het exemplaar zich bevindt het kenmerk “Magazijn = Ja” heeft. De meeste bibliotheken werken echter niet op deze manier omdat dergelijke exemplaren bij innemen eerst status D – Uitgesorteerd krijgen, en dus nog eens ingenomen moeten worden aan de balie. Bovendien is de verwoording van de status van deze exemplaren in de publiekscatalogus “Magazijn”, maar zijn ze wel beschikbaar en reserveerbaar, wat niet per se gewenst is door de bibliotheken.

Als bovenstaande voor jou geen probleem is, dan kan je een nieuwe kast aanmaken met deze parameter, en de exemplaren via Seriemutatie naar deze kast overzetten. Je leest in deze les hoe je dat doet.

Wil je deze aanpassing niet in Wise, dan kan je de magazijnexemplaren als volgt zelf opvragen in Wise, om ze in te voeren in BIOS3:

  • ofwel via de overzichten “Bezitstatistiek” en “Uitleenstatistiek” de cijfers op Detaillering 5 – Kast opvragen, en daar je magazijnkasten uit halen; let op: deze overzichten geven een momentopname, je kan niet filteren op een tijdsparameter. Je kan wel de kolom Afgeschreven sinds 1 januari en de kolom Aangeschaft sinds 1 januari verrekenen;
  • ofwel via de Selecties het bezit (afbeelding 1) en de uitleencijfers (afbeelding 2) van een bepaalde kast ophalen.
Afbeelding 1 – Bezit
Afbeelding 2 – Uitleningen en verlengingen

Hou er hierbij wel rekening mee dat deze cijfers dan moeten worden afgetrokken van de csv Gedrukte materialen en AVM, aangezien deze getallen daar meegeteld werden.

Leners

In het rapport ‘Leners’ (publiek_leners.csv) worden de individuele leners geteld. Hiervoor wordt gekeken naar:

  • leners die een actief abonnement hadden in de gemeten periode,
  • én die in de gemeten periode een activiteit type uitlening of verlenging hebben gedaan,
  • én die geslacht M of V hebben.

De leners worden ingedeeld naar:

  • Geboortejaar (1900 = geen geboortejaar bekend)
  • IN/UIT gemeente (= binnen/buiten werkgebied), hiervoor wordt gekeken naar de postcode.

De Bios-site telde dit vroeger zelf op:
jeugd = tot 15 jaar (tot en met 14 jaar)
volw = vanaf 15 jaar
De nieuwe rapporteringssite van de overheid zal dit ook doen. De cijfers zullen in bulk opgeladen worden en er zal nog gecommuniceerd worden hierover.

Kan ik dit vergelijken met selecties of overzichten in Wise?
Hier kan je best een vergelijking maken via de Selecties, aangezien het rapport Klantentelling niet voldoende filters toelaat om het BIOS-rapport na te spelen. Hou er wel rekening mee dat je wellicht niet aan 100% dezelfde getallen komt. Helemaal exact nabouwen wat er in BIOS gebeurt is niet mogelijk, maar de parameters zoals hierboven beschreven geven je wel een indicatie van waar zoal rekening mee wordt gehouden. Een selectie zou er zo kunnen uitzien:

Kaarten

In het rapport ‘Kaarten(daisy)’ worden de niet-individuele leners geteld. Het bestand (publiek_kaarten.csv) bevat volgende kolommen:

  • kaartenjeugd = dit zijn de klaskaarten. Er wordt gekeken naar: actief abonnement, activiteit type uitlening of verlenging in de gemeten periode, geslacht I (instelling), abonnement 120.
  • kaartenvolw = dit zijn alle instellingen, zonder de klaskaarten. Er wordt hier dus gekeken naar: actief abonnement, activiteit type uitlening of verlenging in de gemeten periode, geslacht I, abonnement NIET 120.
  • daisyjeugd = leners die een uitlening of verlenging hebben gedaan in de gemeten periode, van een materiaal waarvan de materiaalsoort begint met F, door een lener jonger dan 15 jaar.
  • daisyvolw = leners die een uitlening of verlenging hebben gedaan in de gemeten periode, van een materiaal waarvan de materiaalsoort begint met F, door een lener vanaf 15 jaar.

Kan ik dit vergelijken met selecties of overzichten in Wise?
Wil je uitleningen en verlengingen opvragen via Selecties, maak dan gebruik van de rubriek “Logfile”. Via deze rubriek bevraag je de achterliggende tabel in Wise die alle circulatie-acties bijhoudt. Hou er bij deze rubriek wel rekening mee, dat wanneer je een parameter uit de “Klanten”-rubriek toevoegt (zowel als filter in de selectie, als in de csv-export), verwijderde/ontdubbelde leners niet meegeteld worden.