Events (bv. filmvertoning)

Voorbereiding

• Neem contact op met het cultuurcentrum, of met een andere partnerorganisatie, bijvoorbeeld onderwijs, woonzorgcentrum, dagcentrum edm. en vraag om samen een filmavond te organiseren. Doe dit liefst 1 keer per 4 à 6 maanden.
• Regel eerst de vertoningsrechten. Dit is een noodzakelijke stap. Voor sommige films zijn de rechten niet beschikbaar, waardoor je de film dus ook niet legaal kan projecteren. Je kan dit regelen via Bevrijdingsfilms vzw. Onder deze paragraaf vind je meer info over de wettelijke verplichtingen.
• Denk na over het concept. Vertoon je enkel de film, of zorg je voor een thema? Wat kan je doen van aankleding?
• Verdeel de taken. De bib zorgt voor de zichtbaarheid van de Cinébib-filmstreamingdienst die avond.
• Maak een communicatieplanning.

Communicatieplanning

8 weken voordien

• Maak een activiteit/event aan op je website.
• Maak een affiche en flyer met de details van het event (tijdstip, plaats, titel film, beeld vd film) en laat deze printen.
• Maak een event aan op Facebook en gebruik daarvoor het sjabloon voor de Facebook event-banner.
• Kijk of er al een trailer is voorzien van de film in Cinébib-branding, indien niet maak je deze nog via het Canva-sjabloon voor filmtrailers.
• Bestel een popcornmachine voor op het event. Bestel ook de vouwbare popcorndoosjes van Cinébib. Laat deze printen.
• Voorzie eventueel nog ander promomateriaal om die avond Cinébib zichtbaar te maken bij de deelnemers aan het event (laat affiches en flyers drukken).
• Voor alle materiaal: zie hoofdstuk ‘Overzicht promotiemateriaal’.

💡 Laat weten aan Cultuurconnect dat je een event organiseert. Dan kunnen we het effect meten van deze actie. Indien mogelijk laten we ook een fotograaf komen. Deze foto’s kan je nadien ook zelf gebruiken. Stuur een mailtje naar gwenny.vlaemynck@cultuurconnect.be.

7 weken voordien

• Check of alles klaarstaat om te beginnen communiceren over het event.
• Maak een inschrijfformulier. Hou de e-mailadressen van inschrijvers goed bij.
• Overloop de communicatieplanning met je partner. Is alles duidelijk?
• Vraag andere partners of ze mee willen/kunnen communiceren. Voorzie een voorbeeldtekst en een beeld, zodat ze het makkelijk kunnen delen met hun doelgroep.

6 weken voordien

• Publiceer het event op je bibliotheekwebsite.
• Neem een item op in je nieuwsbrief over het event.
• Maak promotie voor het event op je sociale media.

5 weken voordien

• Deel flyers uit in de bib, maar ook op andere plekken.
• Spreek leners die vaak dvd’s lenen persoonlijk aan. Geef hen een flyer mee.
• Bibliotheekmedewerkers promoten dit event ook bij andere leners die mogelijk geïnteresseerd zijn.

4 weken voordien

• Maak promotie voor het event op je sociale media.

3 weken voordien

• Laat bibliotheekmedewerkers (en burgemeester/schepen?) het event delen op hun sociale media.

2 weken voordien

• Maak promotie in je nieuwsbrief en op je sociale media: “Last call: Schrijf je nog snel in.”

1 week voordien

• Sluit de inschrijvingen af.
• Stuur enkele dagen op voorhand een mail naar de deelnemers waar ze wanneer moeten zijn. Zet een banner van Cinébib onderaan deze mail.

Het event

• Zorg dat de filmvertoning wordt voorafgegaan door een bumpervideo van Cinébib. Ook na de film kan je opnieuw een bumpervideo over Cinébib tonen.
• Zorg voor maximale zichtbaarheid van Cinébib: popcorndoosjes, affiches, raamstickers, pancarte, flyers, noem maar op.

Na het event

• Deel een sfeerbeeld van het event via je communicatiekanalen.
• Stuur een e-mail naar de deelnemers om hen te bedanken voor de fijne avond. Maak hierin in 1 zin nog even promo voor Cinébib: “Organiseer je eigen filmavond, gewoon bij je thuis. Met Cinébib stream je films via je Mijn Bibliotheek-profiel. (link naar de pagina)”

Voor alle sjablonen en promomateriaal: zie hoofdstuk ‘Overzicht promotiemateriaal’.