Laatste wijziging: 9 oktober 2023

Hoe kan ik de tekst van brieven laten afwijken voor minderjarige klanten?

Wil je graag een onderscheid maken in de teksten van brieven en mails die je naar minderjarigen stuurt, dan kan dat via tekstgroepen.

Standaard wordt er gebruik gemaakt van tekstgroep 01 (Default).

Op vraag kan er aan bepaalde abonnement, zoals Jeugd, Jongere en/of Jongvolwassene ook tekstgroep 02 (Minderjarigen) gekoppeld worden. We zorgen er dan ook voor dat je in de berichteneditor voor de gebruikte berichten de alternatieve versie kan invoeren. Dat doe je door bij de selectie van het type bericht in de berichteneditor onderaan de tekstgroep 02 te kiezen.

Vervolgens kan je een alternatieve versie van de brief/mail invoeren, die enkel verstuurd zal worden naar de abonnementen die 02 als tekstgroep hebben. Enkele voorbeelden van de mogelijkheden

• Extra regel ‘Aan de ouders/voogd van’ of een variant boven de naam en het adres van het kind
• Alternatieve aanhef, bv. ‘Beste ouder/voogd van #NAAM’
• Alternatieve verwoordingen in de andere tekstblokken, bv. ‘Uw kind leende enkele werken’ i.p.v. ‘U leende enkele werken’

Wie gebruik wil maken van tekstgroepen, stuurt een mailtje naar de servicedesk met de vermelding van de abonnementen die aan tekstgroep “02 – Minderjarigen” moeten gekoppeld worden. We geven je dan een seintje wanneer je de berichten in de editor kan aanpassen.

OPGELET: indien je brieven aangetekend verzendt (bv. nota’s), dan kan je best de extra regel ‘Aan de ouders/voogd van’ niet toevoegen boven het adres, want het gebeurt wel eens dat postbodes dan de aflevering weigeren aangezien een aangetekende brief rechtstreeks geadresseerd moet zijn.

OPGELET: door een fout in de editor, die pas opgelost zal zijn in versie 7.0.6, worden er tot december 2023 geen nieuwe tekstgroepen ingesteld. Vanaf december 2023 zou alles weer in orde moeten zijn en kunnen nieuwe aanvragen doorgestuurd worden!

OPGELET: bibliotheken die deel uitmaken van een samenwerkingsgroep 3 of hoger moeten dezelfde tekstgroepen hebben. Maakt jouw bib deel uit van een samenwerkingsverband op dat niveau, check dan eerst even in het regio-overleg of er een consensus is, want het moet voor alle bibliotheken samen ingericht worden. Dat wil zeggen dat voor alle bibliotheken het aantal berichten in de editor verdubbeld.