Webinar 5: IBL-aanvragen door de bibliotheek

In de voorgaande webinars lag de klemtoon op IBL-aanvragen die de lener plaatst via de publiekscatalogus. Uiteraard kan ook de bibliotheek nog steeds zelf een IBL-aanvraag doen via de Wise client. Een IBL-aanvraag door de bibliotheek komt voor in 2 situaties. 

1. Een lener komt met een vraag naar de balie, en de bibliotheek stelt voor een IBL-aanvraag te doen. 
2. De bibliotheek heeft een eigen activiteit waarvoor ze 1 of meer boeken wil aanvragen uit andere bibliotheken.

1. IBL-aanvraag in Wise voor een klant 

Een IBL-aanvraag via de Wise client is een soort reservatie. Je zoekt in de Wise catalogus de titel op en klikt op de reserveerknop. Bij een titel waarvan geen exemplaren beschikbaar zijn in jouw bib, wordt de reservatie automatisch als “Intern IBL”-aanvraag uitgezet naar de bibliotheken die deze titel in bezit hebben. De afhandeling door de leverende bib, is helemaal hetzelfde als bij aanvragen vanuit de publiekscatalogus: zie webinar 3 ‘IBL & Wise: werkproces’.

2. IBL-aanvraag in Wise voor een eigen activiteit 

Ongeveer 1/3 van het huidige IBL-verkeer gebeurt in functie van activiteiten van de bibliotheek. Denk aan de Leesjury, auteurslezingen, leesgroepen voor volwassenen die de bibliotheek zelf organiseert of voor externe leesgroepen.

2.1 De Leesjury

Voor de Leesjury gaat het om een beperkt aantal recente titels, die in zeer veel bibliotheken in dezelfde periode gebruikt worden. De titels voor de leesjury willen we vanaf 2022 zo weinig mogelijk laten circuleren via IBL. Deels zal dat ook niet meer mogelijk zijn. Bij de Leesjury gaat het om recente titels. Exemplaren moeten minimaal 365 dagen in een bib zijn voordat ze via IBL kunnen worden aangevraagd. In Wise heet dit ‘windowtime’. Ten minste een deel van de exemplaren zal daardoor in ieder geval niet in aanmerking komen voor IBL.

Bijkomend heeft Wise voor deze boeken een apart RMT of ‘reglementsmateriaal’. Bibliotheken die hun exemplaren met deze RMT invoerden, blokkeren deze sowieso voor de eigen Leesjury. Zelfs als de exemplaren buiten de windowtime vallen, zullen ze dus toch niet voor IBL beschikbaar zijn.

Alternatieven

• De Leesjury als apart project met extra middelen

Er zijn bibliotheken die de Leesjury als apart project aan hun bestuur voorstellen, en hier ook extra middelen voor krijgen. 

• Samenwerking met bibliotheken uit de buurt

Werk samen met een groep bibliotheken uit de buurt, al dan niet in formeel regioverband. Je koopt dan elk een deel van de nodige boeken en spreekt een roulatiesysteem af. Voor het registreren en opvolgen van die exemplaren van andere bibliotheken in Wise, kan je op dezelfde manier te werk gaan als nu gebeurt voor het huidige IBL via Impala: je voert deze in via Extern IBL. Het gevolg van deze manier van registreren is dat je je administratie wel in Wise kan doen, maar dat deze aanvragen niet onder het model van financiële verrekening vallen. Alle info hierover vind je begin volgend jaar op het leerplatform.

2.2 Leesgroepen, auteurslezingen …

Heel wat bibliotheken organiseren ook zelf een leesgroep, of ontvangen een extern georganiseerde leesgroep. Meestal voorziet de bibliotheek de locatie, een drankje en de boeken. Voor de leesgroep-aanvragen geldt hetzelfde als voor alle andere werken die een lener zoekt en die niet aanwezig zijn in de bib: IBL hoort niet de eerste reflex te zijn, maar het laatste redmiddel. Denk na over de alternatieven, want die zijn qua werk- en postkosten voor de hele sector eigenlijk per definitie goedkoper dan IBL.

In veel gevallen gaat het bij leesgroepen overigens om relatief recente materialen. Titels die minder dan een jaar geleden zijn toegevoegd aan de collectie van de bibliotheek, zijn geblokkeerd voor IBL. Hier is het zeker aangeraden om na te denken over een alternatief. 

Alternatieven

• Exemplaar ophalen bij een andere bib in de omgeving

Kan de lener eventueel zelf een exemplaar halen bij een bib in de buurt? In regioverbanden is dat nu al mogelijk, en door online inschrijven kan dat binnenkort ook veel eenvoudiger bij bibliotheken die niet in een regioverband zitten. 

• Aankopen in de boekhandel met bibliotheekkorting

Je kan ook met je boekhandel afspreken dat de leden van de leesgroep een exemplaar mogen aankopen  aan bibliotheekkorting, een praktijk die nu al bestaat. 

• Digitaal lezen

We onderzoeken of we iets kunnen uitwerken via het e-boekenplatform, voor de groeiende groep van leners die ook digitaal leest. 

• Samenwerking

Doe een beroep op bestaande samenwerkingsinitiatieven, al dan niet via een formeel regioverband. In het proefjaar 2022 kan je voor de leesgroepaanvragen ook nog steeds Kenniskantoor gebruiken. Bibliotheken kunnen daar, zoals vandaag, exemplaren aanvragen en collega’s kunnen laten weten dat ze een exemplaar zullen opsturen. Je kan net zoals voor de leesjury deze exemplaren in Wise via Extern IBL opvolgen. Het verschil met vandaag is dat je deze aanvragen niet meer registreert in Impala, en er geen subsidie voor ontvangt. Dergelijke aanvragen en leveringen maken dus geen deel uit van het officiële IBL-circuit en vallen buiten het systeem van de financiële verrekening. 

Laatste redmiddel: IBL

Voor oudere titels kan je natuurlijk nog steeds een aanvraag naar de hele sector doen en intern IBL gebruiken. Dat zal door het financiële model in de toekomst wel een prijskaartje hebben. Je zal hier een bibliotheekkost voor betalen aan de leverende bibliotheken. Een manier om dat op te vangen is zelf ook veel aanvragen proberen te honoreren.

Extern vs. intern IBL Intern IBL in Wise: aanvragen die naar alle bibliotheken met een titel in bezit worden uitgezet. Voor het hele werkproces: zie webinar 3 ‘IBL en Wise: werkproces’. Dit wordt begin 2022 in detail gedocumenteerd op het leerplatform. Aanvragen en leveringen via Intern IBL worden bijgehouden en gebruikt voor de financiële verrekening op het einde van het proefjaar: zie webinar 4 ‘Financieel model’. Extern IBL in Wise: aanvragen die niet via het bibliotheeksysteem worden uitgezet, maar via een andere weg. Bijvoorbeeld: contact tussen bibliotheken via regio, Kenniskantoor … We gebruiken extern IBL om ervoor te zorgen dat deze aanvragen en leveringen verder wel binnen het bibliotheeksysteem kunnen worden opgevolgd. Exemplaren die via Extern IBL worden geregistreerd, maken geen deel uit van het nieuwe financieel model. De leverende bib krijgt er vanaf 2022 dus geen vergoeding voor, ook niet via de subsidie. De ophaalbibliotheek moet hier geen vergoeding voor betalen: zie webinar 4 ‘Financieel model’. Werkproces: De leverende bibliotheek leent de aanvraag uit aan de aanvragende bibliotheek. Lees meer over exemplaren leveren met IBL.  De aanvragende bibliotheek of ophaalbib van de lener kan dit IBL-exemplaar dan in de eigen collectie opnemen via een tijdelijk exemplaar en dit uitlenen aan de eindgebruiker. Lees meer over exemplaren ontvangen en uitlenen met IBL.

Nuttige links

✉️  Krijg een update wanneer een nieuwe webinar online komt (juni – oktober 2021)

💬  Praat mee of stel vragen op het coöperatieplatform

🔎  Lees meer over het vernieuwde IBL als onderdeel van het vernieuwingstraject Bibliotheekdiensten