Laatste aanpassing op 22 november 2022

Wat kan je doen bij een foute ontdubbeling?

Er is helaas geen eenvoudige manier om een foutieve ontdubbeling, of een inschrijving op een fout duplicaat, ongedaan te maken.
Controleer dus altijd goed of de voornamen identiek zijn voor je inschrijft op basis van een duplicaatmelding, of ontdubbelt.
Is het toch fout gegaan dan kan je dit enkel manueel herstellen: een van beide personen moet opnieuw ingeschreven worden. De ander moet nagekeken worden op fouten.

Onder 4.Overig zie je of en wanneer er ontdubbeld of heringeschreven werd. Bij een inschrijving zie je ook de vestiging waar dit gebeurde. Als er naw-gegevens of passen gewijzigd werden, zie je dit hier ook.

Om de fout recht te zetten ga je meestal in deze volgorde te werk:

1. 
   Contacteer de bibliotheek waar de fout ontstond of die erdoor geïmpacteerd is, indien deze gekend is (zie onder ‘Overig’ en ‘Passen’).
   
2. 
   Bepaal voor welke persoon het overgebleven klantrecord gebruikt zal worden. Verbeter hierbij de fouten.
   Controleer naw-gegevens, passen en rijksregisternummer, en uitleningen.
   Passen van andere instanties kan je zelf niet verwijderen.
   De servicedesk kan nakijken of er openstaande uitleningen of kosten zijn in andere instanties.
   
3. 
   Schrijf de andere persoon opnieuw in. (Afhankelijk van waar deze actief is, kan dit elders en/of in de toekomst gebeuren.)
   
   Hoe vind je de oorspronkelijke gegevens van een lener terug?
   a) Vaak vind je gewijzigde gegevens nog terug onder 4.Overig.
   b) Soms vind je de oorspronkelijke situatie nog op de testomgeving (test1 wordt elke zaterdag overschreven door productie; test3 wordt minder regelmatig overschreven).
   c) Ook in Mijn Bibliotheek administratie kan je gegevens vinden.
   d) Contacteer indien nodig de klant.
   
   Let er vooral op dat er geen rijksregisternummer verkeerd staat, om fouten in de toekomst te vermijden.
   
4. 
   Koos de lener van het overgebleven klantrecord er voor om zijn leenhistoriek te activeren, dat moet je die vanwege privacyredenen eenmalig wissen.
   Zet onder Eigenschappen-1 ‘Leenhistoriek wissen’ op Ja en dan terug op Nee.
   
5. 
   Zet ‘Genegeerd bij ontdubbelen’ op Ja om te voorkomen dat het klantrecord in de toekomst aangeboden wordt via Klanten > Ontdubbelen.
   Opgelet: bij de duplicaatmelding of het zoeken naar dubbels vanuit het klantendetailscherm zal deze wel nog steeds aangeboden worden.
   
6. 
   Zodra alles juist staat in Wise kan je in Mijn Bibliotheek-admin de account(s) van de betrokken personen nakijken op foute koppelingen (Gebruikers > zoek op passen/rijksregisternummer of email-adressen > Bibliotheken > verwijder koppeling).

Wat kan de servicedesk doen?

– Passen van andere instanties verwijderen → geef actor id en pasnummers door (of de instanties waarvan alle pasnummers verwijderd mogen worden bij de actor).
– Fout gekoppelde lidmaatschappen van andere bibliotheken in Mijn Bibliotheek verwijderen → geef MB account en bibliotheeknaam door.
– Nagaan of er bij een bepaalde actor openstaande uitleningen of kosten zijn in andere instanties (contacteer bij voorkeur zelf de andere bibliotheek) → geef actor id door.
– Nagaan waar en door wie een ontdubbeling uitgevoerd werd (enkel mogelijk indien er op dezelfde dag ook andere mutaties gebeurden) → geef actor id door.
– Indien de ontdubbeling niet langer dan enkele weken geleden gebeurde: screenshots bezorgen van testservers waar de data nog niet is overschreven → geef actor id door.