Laatste aanpassing op 22 november 2022
Wat kan je doen bij een foute ontdubbeling of een inschrijving op fout duplicaat?
Er is helaas geen eenvoudige manier om een foutieve ontdubbeling, of een inschrijving op een fout duplicaat, ongedaan te maken.
Controleer dus altijd goed of de voornamen identiek zijn voor je inschrijft op basis van een duplicaatmelding, of ontdubbelt.
Is het toch fout gegaan dan kan je dit enkel manueel herstellen: een van beide personen moet opnieuw ingeschreven worden. De ander moet nagekeken worden op fouten.
Onder 4.Overig zie je of en wanneer er ontdubbeld of heringeschreven werd. Bij een inschrijving zie je ook de vestiging waar dit gebeurde. Als er naw-gegevens of passen gewijzigd werden, zie je dit hier ook.
Om de fout recht te zetten ga je meestal in deze volgorde te werk:
Indien een andere bibliotheek de fout veroorzaakte of geïmpacteerd is (zie onder ‘Overig’ en ‘Passen’), contacteer deze bibliotheek.
Bepaal voor welke persoon het overgebleven klantrecord gebruikt zal worden. Hou hiervoor rekening met: welke persoon is actief? Is er een leenhistoriek?
Verbeter hierbij de fouten: controleer en verbeter naw-gegevens, passen en rijksregisternummer, openstaande kosten en uitleningen.
Let er vooral op dat er geen rijksregisternummer verkeerd staat, ook niet als pas, om fouten in de toekomst te vermijden.
Passen van andere instanties kunnen verwijderd worden door de servicedesk.
Uitleningen kunnen ingenomen worden en weer uitgeleend aan de juiste actor. Nadien kan je eventueel de inleverdatum juist zetten via seriemutatie.
Kosten kunnen kwijtgescholden worden en als winkelverkoop bij de juiste actor geplaatst worden.
De servicedesk kan nakijken of er openstaande uitleningen of kosten zijn in andere instanties.
Schrijf de andere persoon opnieuw in.
Afhankelijk van waar deze actief is, kan dit elders en/of in de toekomst gebeuren.
Hoe vind je de oorspronkelijke gegevens van een lener terug?
a) Vaak vind je gewijzigde gegevens nog terug onder 4.Overig.
b) Soms vind je de oorspronkelijke situatie nog op de testomgeving (test1 wordt elke zaterdag overschreven door productie; test3 wordt minder regelmatig overschreven).
c) Ook in Mijn Bibliotheek administratie kan je gegevens vinden.
d) Contacteer indien nodig de klant.
Koos de lener van het overgebleven klantrecord er voor om zijn leenhistoriek te activeren, dat moet je die vanwege privacyredenen eenmalig wissen.
Zet onder Eigenschappen-1 ‘Leenhistoriek wissen’ op Ja en een dag later terug op Nee.
Zet ‘Genegeerd bij ontdubbelen’ op Ja om te voorkomen dat het klantrecord in de toekomst aangeboden wordt via Klanten > Ontdubbelen.
Opgelet: bij de duplicaatmelding of het zoeken naar dubbels vanuit het klantendetailscherm zal deze wel nog steeds aangeboden worden.
Zodra alles juist staat in Wise kan je in Mijn Bibliotheek-admin de Mijn Bibliotheek account(s) van de betrokken personen nakijken op foute koppelingen (Gebruikers > zoek op passen/rijksregisternummer of email-adressen > Bibliotheken > verwijder koppeling).
Wat kan de servicedesk doen?
– Passen van andere instanties verwijderen → geef actor id en pasnummers door (of de instanties waarvan alle pasnummers verwijderd mogen worden bij de actor).
– Fout gekoppelde lidmaatschappen van andere bibliotheken in Mijn Bibliotheek verwijderen.
– Nagaan of er bij een bepaalde actor openstaande uitleningen of kosten zijn in andere instanties → geef actor id door.
– Nagaan waar en door wie een ontdubbeling uitgevoerd werd (enkel mogelijk indien er op dezelfde dag ook andere mutaties gebeurden) → geef actor id door.
– Screenshots bezorgen van gegevens van voor de ontdubbeling (indien testservers nog niet overschreven zijn) → geef actor id door.
– Indien je er zelf niet uit geraakt, kan de servicedesk de ontdubbeling helpen rechtzetten.