De organisatie van een Talkpoeder-event in 7 stappen
Stap 1: Teken in voor 1 of meerdere talks
Teken met jouw bib of podiumhuis in op 1, 2 of 3 online talks. Intekenen kan telkens tot 8 weken voor elke online talk.
STAP 2: Bepaal jouw optie (enkel online en/of ook offline)
- Bepaal met je huis/bib of je enkel gaat voor het aanbieden van het online event voor een thuispubliek (standaard). Je promoot dan enkel het online event en je verkoopt er tickets voor.
- Daarnaast kan je er ook voor kiezen om een lokaal offline evenement te koppelen aan de stream (optie). Als je een offline event organiseert, bepaal je zelf of je enkel het offline event promoot en verkoopt of ook het online event. Dit onderscheid heeft impact op je communicatie en de manier waarop je het instelt in je ticketplatform. Lees meer.
STAP 3: Neem de online talk(s) op in je aanbod
Integreer de online talk(s) in je interne planning, je ticketplatform en jouw verschillende communicatiekanalen (website, socials, brochure of magazine, UiT-databank, schermen, in huis,…).
STAP 3a: Zet de online talk(s) in je ticketplatform
- Maak een nieuw event aan in je ticketplatform
- datum = datum van de livestream
- locatie = online via streaming
- Gebruik de voorbeeld titel en tekst
- Stel de ticketprijzen in (eindprijzen voor publiek)
- Basistarief: €7
- UiTpas kansentarief: €1,40
- Hanteer je nog andere tickettarieven in jouw organisatie? Deze mag je zelf bepalen en toevoegen. Het basis-tarief van €7 mag wel niet gewijzigd worden (zelfde ticketprijs bij alle partners)
- Optie: organiseer je ook een offline evenement? Dan bepaal je de ticketprijs van het offline event zelf (kan ook gratis).
- Er zijn twee e-mails nodig voor de kopers:
- een bevestigingsmail na de aankoop
- een infomail op de dag zelf (of dag ervoor) van het online event met de link naar de (live)stream (link zie E-mail templates).
- Voorbeeld-mails (E-mail templates) vind je per event op het leerplatform. Deze moet je (met eigen aanpassingen) opnemen in je ticketplatform. De pagina’s met de e-mail templates (en streamlink) per talk zijn beveiligd met een paswoord, het paswoord is enkel beschikbaar voor de ingeschreven Talkpoeder-partners.
- Stel een einddatum in voor je ticketverkoop (moment waarop ticketverkoop wordt afgesloten). Wij raden aan om dit ten laatste in te stellen op 8 dagen na het online event. Ticketkopers die net voor of na het online event kopen, kunnen ook nog altijd uitgesteld kijken (tot 2 weken na het online event).
STAP 3b: Zet de online talk(s) in je communicatiekanalen
Onder de rubriek ‘Communicatie & promomateriaal’ vinden jullie per online event alle teksten en het promotiemateriaal. Neem op in al jullie kanalen! Graag doorverwijzen (url link) naar je eigen Talkpoeder-event op je eigen website en/of ticketplatform. Als bijkomende link kan je ook doorverwijzen naar talkpoeder.be.
STAP 4: Herhaal je communicatie en zet event in the picture
Zet de Talkpoeder-events blijvend in the picture via jullie verschillende communicatiekanalen. Gebruik onze voorbeeld-content en sjablonen.
STAP 5: Laatste info-mail over verzonden?
Controleer de dag voor de het Talkpoeder-event of de laatste info-mail naar de ticketkopers verstuurd is, of gepland staat om verstuurd te worden via je ticketplatform. Verstuur deze ten laatste 2 uur voor de aanvang van het online event. In deze mail staat de url-link naar de (live)stream en het paswoord om de online talk te bekijken. De link met paswoord naar de correcte streampagina is noodzakelijk voor de ticketkoper om het event te bekijken. Lees meer.
STAP 6: Verzamel reacties en deel after-content op je socials
Tijdens en na afloop het het Talkpoeder-event kan je nog reacties, stories, foto’s en extra content (vb. lees- en kijktips van de sprekers) delen met je publiek. Deze info vind je terug op de streamingpagina van het Talkpoeder-event en delen we ook met de deelnemende partners. Daarnaast kan je zelf ook reacties en content (van het online en/of offline event) verzamelen en delen via je communicatiekanalen.
STAP 7: Geef toegang tot het Talkpoeder-archief
Drie maanden na het online event, is de opname beschikbaar in een online archief. Het Talkpoeder-archief krijgt een afgeschermde plek op talkpoeder.be en is gratis toegankelijk via een link voor jouw leden/abonnees en ticketkopers. De opnames blijven zichtbaar gedurende 1 jaar. Bij de deelnemende bibliotheken wordt er een Talkpoeder-tegel toegevoegd in ‘Mijn bibliotheek’.
De praktische uitwerking van het Talkpoeder-archief krijgt nog verder vorm. Hierover wordt tijdig gecommuniceerd naar alle partners.