Laatste wijziging: 24 maart 2025
Ontdek de basisbegrippen in Wise
Elk bibliotheeksysteem heeft zijn logica, dat is met Wise niet anders. Bovendien gaat het om een systeem dat door heel Vlaanderen wordt gedeeld, dus enkele principes of uitgangspunten zijn nodig. Het kan handig zijn om even kennis te maken met basisbegrippen in Wise. Een goed begrip van het systeem start met duidelijke definities.
Vestiging
De ruggengraat van Wise zijn de Vestigingen. Een vestiging is een filiaal, de hoofdbib, een gevangenisbib, een bibbus … Telkens wanneer je aanmeldt, kies je voor welke vestiging je op dat moment gaat werken, op welke werkplek je je dus bevindt.
Instantie
Een Instantie is de bibliotheek in haar geheel. Het is een verzameling van vestigingen. Je merkt dit ook aan de instantiecode: die bestaat uit I+3 cijfers (bv. I200). De vestigingscode bestaat uit diezelfde 3 cijfers met een volgnummer voor elke vestiging (bv. 2001). Die volgnummers kunnen doorlopen tot aan de volgende instantiecode, voor bibliotheken met meer dan 10 vestigingen voorziet Cultuurconnect voldoende numerieke ruimte. Klik hier voor een overzicht van de huidige instantiecodes.
Financiële organisatie
Nog een stapje hoger gaan we naar de Financiële Organisatie. Een financiële organisatie is een groepering van vestigingen die betalingen van elkaar toestaan. Elke instantie is dus ook een financiële organisatie. Wanneer er vergevorderde samenwerking tussen bibliotheken plaatsvindt, kan een financiële organisatie ook bestaan uit meerdere instanties.
Samenwerkingsgroepen / netwerken
Instanties die in Wise op één of andere manier samenwerken, vormen een samenwerkingsgroep. Er zijn verschillende niveaus van samenwerking mogelijk. Klik hier voor meer info.
Server
Bij het installeren van Wise kies je een server. In de meeste gevallen werk je op de productieserver, de echte server met de laatste gegevens, die je gebruikt om nieuwe leners in te schrijven, exemplaren uit te lenen, in te nemen…
In sommige gevallen kan het handig zijn om “test1” als testserver te gebruiken. De data van “test1” worden in het weekend gekopieerd vanaf de productieserver, zodat je een week lang een kopie met (lichtjes) verouderde data hebt. Die kan je gebruiken om nieuwe collega’s te laten oefenen met Wise, om de toestand van een week geleden te checken (bv. bij foutieve handelingen zoals verkeerdelijke ontdubbelingen), om nieuwe instellingen of parameters uit te testen (bv. wanneer je voor het eerst aan de slag gaat met nieuwe nota’s) of om (zware) selecties te laten lopen of uit te testen (statistieken, lijstjes). Elk weekend worden de data op test 1 weer overschreven met die van de productieserver, je hoeft dus zelf niets op te ruimen of ongedaan te maken.
Let wel op dat je de testserver niet installeert op een baliepc, om fouten te vermijden. Alle aanpassingen die je (per ongeluk) doet op test1, kunnen nooit automatisch overgezet worden naar de productieserver!
Andere begrippen
Hieronder staan enkele termen die je vaak zal tegenkomen in Wise:
| Term in Wise | Wat wij daaronder begrijpen |
| Klanten | Het gaat hier uiteraard om de gebruikers van je bibliotheek, gaande van leners over leeszaalgebruikers tot administratieve passen. |
| Klantenadministratie | Centraal titelbestand voor heel Vlaanderen. Elke klant zit er (in principe) slechts één keer in! |
| Actor-id | Unieke nummer van elke klant in Wise (staat bovenaan bij het opzoeken van de klant tussen vierkante haakjes – Dit is niet het lenersnummer (barcode pasje, rijksregisternummer) maar een uniek nummer waardoor elke lener snel opvraagbaar is, zonder dat je privacy-gevoelige data moet delen – Gebruik dus dit nummer om te verwijzen naar een lener bij vragen aan onze servicedesk! |
| NAW | Deze afkorting verwijst naar Naam – Adres – Woonplaats |
| Abonnement | Type lidmaatschap binnen een instantie (bv. jeugd, volwassene, leerkracht, …) |
| Pas | Lidkaart, bv. een bibliotheekpas met barcode, of de eID van de klant. Wise werkt met hoofdpassen en volgpassen. |
| Contributie | Lidgeld |
| Registratie | Onbetaalde kosten (boete, leengeld, reserveringskost, winkelverkopen), uitgezonderd contributie (lidgeld). |
| Winkelverkoop | Diverse (niet-automatisch gegenereerde) kosten die je kan aanrekenen, met of zonder pasje (bv. kopies, verkoop van bibtas, ticket voor voorstelling, …) |
| Kassa | Dagboek |
| Kast | Fysieke locatie van een exemplaar in de bib, bv. ‘Jeugdafdeling informatief’ of ‘Krantenhoek’ |
| Catalogus | Centraal titelbestand voor heel Vlaanderen |
| RMT | Reglementsmateriaal, verzameling van instellingen die per type materiaal de uitleenvoorwaarden bepaalt |
| SCAT | Statistische categorie, code die wordt toegekend aan leners en exemplaren, voor statistische doeleinden |
Nuttige afkortingen
Heel eenvoudige afkortingen, maar deze moet je zeker onthouden.
| Afkorting | Betekenis |
|---|---|
| NAW | Naam, Adres, Woonplaats |
| RMT | ReglementsMateriaal(Tabel); hierop worden de uitleenvoorwaarden bepaald |
| SCAT | Statistische CATegorie |