Webinar 4: Financieel model
Het huidige financiële model
Op dit moment gaat er geen geld om tussen bibliotheken voor het aanvragen en leveren van IBL-materialen. Aanvragen worden geregistreerd in Impala. Op het einde van het jaar wordt door Cultuurconnect een subsidie uitgekeerd op basis van het aantal aanvragen en leveringen.
Bibliotheken die nu veel IBL-aanvragen honoreren, geven al langer aan dat deze subsidie onvoldoende is in vergelijking met de kosten die ze maken voor een levering. De IBL-subsidie is bovendien een onvoorspelbare inkomstenbron. Het totale uitgekeerde bedrag is geplafonneerd en wordt herverdeeld over alle IBL-aanvragen. Gebeuren er veel aanvragen, dan daalt de subsidie per geleverd exemplaar. Zo komt het dat bibliotheken bijna 5 euro per geleverde IBL ontvingen voor het coronajaar 2020. Voor werkjaar 2019 was dat maar 3,3 euro omdat er toen meer transacties waren.
Op het moment dat we IBL zichtbaarder aan de eindgebruiker gaan presenteren in de publiekscatalogus, kan het aantal aanvragen stijgen. Als we de subsidie op dezelfde manier blijven herverdelen via microsubsidies, dan zou het kunnen dat je in werkjaar 2022 nog maar 2 euro subsidie ontvangt per geleverd exemplaar.
Naar een nieuw financieel model
Het huidige systeem is financieel te onzeker en te volatiel om leveranciers blijvend te motiveren om hun collecties te delen met de sector. Daarom hebben we met de werkgroep Dienstenmodel een financieel model uitgewerkt om IBL duurzaam mogelijk te blijven maken. Het hele denkproces dat we samen met de werkgroep doormaakten, lees je hieronder.
Om de denkoefening over zo’n model grondig te kunnen maken, zetten we de subsidie even tussen haakjes. Dus: stel dat er geen subsidies zouden zijn, hoe kunnen we ervoor zorgen dat IBL blijft bestaan? Voor alle duidelijkheid: de subsidie verdwijnt tot nader order niet. We willen wel het debat aangaan over hoe ze in de toekomst best besteed wordt. Het huidige systeem met microsubsidies per levering continueren is 1 mogelijkheid. Maar misschien zijn er zinvollere manieren om deze middelen in te zetten. Hieronder redeneren we alsof er geen subsidie bestaat. Zo kunnen we het model zuiver evalueren. Later bekijken we dan hoe we de subsidie best kunnen inzetten. Zie webinar 6: ‘Subsidie-regeling’.
Ophaalbibliotheek, leverende bibliotheek, bibliotheekkost, gebruikerskost
Bij elke aanvraag zijn 2 bibliotheken betrokken.
Ten eerste is er de ophaalbibliotheek, oftewel de bibliotheek van wie de gebruiker een IBL-aanvraag doet. Herinner je uit de eerste webinars dat je bibliotheek anders dan in Impala niet meer per se zélf die aanvraag doet. Het zal in de meeste gevallen de gebruiker zijn die een aanvraag doet via de webcatalogus. De gebruiker haalt de titel dan op in de bibliotheek waarvan hij of zij lid is. De aanvragende bib is dus de ophaalbibliotheek van de gebruiker.
De ophaalbibliotheek bepaalt nu en in de toekomst autonoom welke kost ze haar gebruiker aanrekent voor een IBL-aanvraag. Dit noemen we de gebruikerskost voor een IBL-aanvraag. Uiteraard heeft die gebruikerskost een impact op de mate waarin gebruikers een beroep zullen doen op deze dienst. Is IBL een gratis dienst of kost het 1 euro, dan zal je meer aanvragen krijgen dan als je 3 of 5 euro vraagt.
Ten tweede is er de leverende bibliotheek, oftewel de bibliotheek die een exemplaar levert. Deze bibliotheek honoreert de aanvraag op basis van een kastlijst in Wise en levert het gevraagde materiaal aan de ophaalbibliotheek.
De leverende bibliotheek werkt eigenlijk voor gebruikers van andere bibliotheken. Het leveren van IBL-exemplaren is dus een service aan de collega-bibliotheken uit het Vlaams en Brussels netwerk.
Een leverende bibliotheek heeft bij elke aanvraag post- en personeelskosten. Opdat bibliotheken deze service aan elkaar zouden blijven bieden, is het niet meer dan redelijk dat deze kosten tenminste gedeeltelijk vergoed worden door de ophaalbibliotheek aan de leverende bibliotheek. Het bedrag dat bibliotheken aan elkaar aanrekenen voor een levering noemen we de bibliotheekkost.
Zoals we zagen in het webinar over de werkprocessen kan de bibliotheek in het vernieuwde IBL niet kiezen wie een aanvraag oppikt. Eender welke bibliotheek uit het netwerk kan een IBL-aanvraag honoreren, en daarom moet de bibliotheekkost voor alle bibliotheken in Vlaanderen en Brussel gelijk zijn.
Financiële verrekening: voorstel
Op basis van de voorgaande denkoefening heeft de werkgroep Dienstenmodel nagedacht over een correct bedrag voor de bibliotheekkost. Dit bedrag moet de portokosten en een deel van de personeelskosten dekken, en is voor alle bibliotheken gelijk.
Zo kwamen we tot volgend voorstel. De bibliotheekkost bedraagt 8 euro voor alle bibliotheken. Bibliotheken rekenen elkaar dus 8 euro aan om een exemplaar via IBL te leveren. De leverende bibliotheek ontvangt per levering 8 euro van de ophaalbib.
De verrekening gebeurt uiteraard niet in micro-facturen van elke bib naar elke bib. Op het einde van elk jaar zorgt Cultuurconnect voor een transparante financiële afhandeling. Per bibliotheek wordt het aantal leveringen en het aantal aanvragen tegen elkaar afgewogen. Zijn die 2 gelijk, dan heb je kosten noch inkomsten. Wie meer levert dan aanvraagt, krijgt een bedrag. Omgekeerd, wie meer aanvraagt dan levert, meer vraagt dan teruggeeft dus, die betaalt een bedrag.
We voorzien een proefjaar waarin het hele model geëvalueerd wordt en waarbij de subsidie eventueel kan worden ingezet om ongewenste effecten op te vangen. Meer daarover in webinar 6: ‘Subsidieregeling’.
Over de bibliotheekkost
Samen met de werkgroep Dienstenmodel kwamen we dus tot het richtbedrag van 8 euro voor de levering van een exemplaar. Dit omvat de portokosten en een deel van de personeelskost van de leverende bib, en werd door de bibliotheken die nu veel IBL leveren ingeschat als voldoende garantie om hun rol te kunnen blijven spelen, ook als het aantal aanvragen zou stijgen in de toekomst.
Bij de meeste bibliotheken is het aantal aanvragen en het aantal leveringen vandaag al min of meer in evenwicht, wat betekent dat de kosten en de inkomsten aan bibliotheekkosten elkaar opheffen. Er zijn bibliotheken die veel meer leveren dan ze aanvragen, of bibliotheken die bijna alleen aanvragen, maar echte uitschieters zijn meer uitzondering dan regel.
Dat alles betekent, en dat wil ik hier beklemtonen, dat heel dit financieel model vooral hoopt om overbodig te zijn. Het is erop voorzien om de excessen op te vangen, maar in de geest van de solidariteit waar IBL op gebouwd is, streven we ernaar dat iedereen ongeveer even veel levert als aanvraagt. Op die manier is dit op het einde van het jaar voor de meeste bibliotheken min of meer een nuloperatie en gaat er dus niet zoveel geld om in de sector voor onderlinge verrekeningen tussen bibliotheken.
Als lid van de coöperatie van de Vlaamse en Brusselse bibliotheken beslist ook jouw bibliotheek mee over de financiële verrekening en het bedrag van de bibliotheekkost van 8 euro. Elke bibliothecaris ontvangt tijdig een uitnodiging voor deze online stemronde via e-mail.
Over de gebruikerskost
De kost in geld en tijd kan flink oplopen als er veel aanvragen zijn. Je bibliotheek kan ervoor kiezen om de kost die de bibliotheek zelf heeft aan IBL-aanvragen (bibliotheekkost van 8 eur + eigen personeelskost voor opvolging + kost om exemplaar terug te sturen naar de leverende bib) in zekere mate door te rekenen aan de eindgebruiker die de aanvraag doet. Over het bedrag van die gebruikerskost beslist elke bib autonoom. Dat is volledig jouw lokale bevoegdheid.
We raden wel aan om het aantal aanvragen goed te monitoren, zeker in het proefjaar; om eventueel een bijkomend budget te voorzien voor IBL, voor het geval dat aanvragen en leveringen niet in evenwicht blijken; en om te bekijken of de gebruikerskost eventueel verhoogd moet worden.
Alle bibliotheken zijn in dit model zowel leverende bibliotheek als ophaalbibliotheek. Wij hebben bij het uitwerken van het financieel model gefocust op de rol van de leverende bibliotheek. Als ophaalbibliotheek heb je de autonomie om de gebruikerskost laag te houden en budget te voorzien voor de verrekening, of om de gebruikerskost te verhogen — of iets tussen die twee natuurlijk.
Je kan er bewust voor kiezen om de gebruikerskost laag te houden en budget te voorzien voor de verrekening. Maar houd er wel rekening mee dat een lage gebruikerskost er ook voor zorgt dat je meer aanvragen krijgt. Dat zien we nu al als we bekijken welke bibliotheken veel IBL-aanvragen krijgen van leners.
En in het vernieuwde IBL dat we vanaf volgend jaar uitrollen, heeft dit financiële gevolgen. Want als jouw bibliotheek veel meer aanvragen doet dan leveringen, dan leun je meer op het netwerk en betaal je op het einde van het jaar een vergoeding aan dat netwerk. Een vergoeding die dan uitgekeerd wordt aan de bibliotheken met meer leveringen dan aanvragen.
In Wise kan je steeds tussentijds rapporten draaien om te zien hoe het staat met dat evenwicht tussen aanvragen en leveringen in jouw bibliotheek. Je kan een dure afrekening vermijden door proactief zelf meer te gaan leveren. In het vernieuwde IBL in Wise kan je namelijk actief IBL-vragen van andere bibliotheken oppikken om het aantal aanvragen en leveringen in evenwicht te krijgen.
Door de gebruikerskost te verhogen, kan je de bibliotheekkost geheel of gedeeltelijk doorrekenen naar je eindgebruiker, wat ook een remmend effect zal hebben op het aantal aanvragen. Ter inspiratie: de bibliotheken uit de werkgroep Dienstenmodel zullen de gebruikerskost op 3 à 5 euro instellen in hun bibliotheken.
Nuttige links
✉️ Krijg een update wanneer een nieuwe webinar online komt (juni – oktober 2021)
💬 Praat mee of stel vragen op het coöperatieplatform
🔎 Lees meer over het vernieuwde IBL als onderdeel van het vernieuwingstraject Bibliotheekdiensten