Webinar 3: IBL en Wise: werkproces

Impala 

De hele opvolging rond IBL is nu erg arbeidsintensief omdat het in een aparte software moet gebeuren, Impala. De bibliotheek krijgt aanvragen binnen aan de balie of via een webformulier, schat zelf in of dit een terechte IBL-aanvraag is of niet: dat is ook al flink wat administratie. De aanvraag moet dan in Impala overgezet worden en verstuurd naar een andere bibliotheek. In Impala heeft elke bibliotheek een zgn ‘routering’ ingesteld, die bepaalt in welke volgorde de collega-bibliotheken in principe bevraagd worden. De bib die zo’n IBL-aanvraag binnenkrijgt kiest of ze deze honoreert of niet. Honoreert ze niet, dan gaat de aanvraag door naar de volgende bib. Honoreert ze wel, dan moet ze zorgen dat ze bijhoudt dat het exemplaar via IBL naar een andere bib is gestuurd. Eenmaal aangekomen bij de aanvragende bib, moet elk exemplaar nog eens op een vrij omslachtige manier worden ingevoerd in Wise. Er komt dus erg kijken bij de opvolging van het IBL-verkeer, en in een centrumstad is hier al gauw een halve FTE mee zoet.

Natuurlijk zal er altijd veel tijd blijven gaan naar het naar de kast lopen en pakjes maken. Maar door de integratie van IBL in Wise en de bibliotheekwebsites zal althans het digitale werkproces veel eenvoudiger worden.

Het nieuwe werkproces in vogelvlucht

Hoe komen in het vernieuwde IBL aanvragen van leners binnen bij de bibliotheken? 

Er verandert heel wat. Het verandert voor de bibliotheek van wie de lener een IBL-aanvraag doet. Die bibliotheek zal de meeste aanvragen niet meer zien passeren. Een fractie zal nog aan de balie gevraagd worden, maar dat zal steeds minder worden omdat gebruikers nu een aanvraag kunnen plaatsen via de bibwebsite. Over alle veranderingen aan de websites verneem je meer in het eerste webinar ‘Wat verandert er voor de lener?’

De blokkades op collecties zijn daarbij een barrière om pas terug te vallen op IBL als laatste redmiddel: zie ‘Collecties op IBL’. Je bibliotheek kan ook het aantal IBL-aanvragen sturen door de kost die je ervoor aanrekent. Daarover verneem je meer in webinar 4 ‘Financieel model’ (september).

Geen routering, maar kastlijsten

De bibliotheek die de aanvraag moet honoreren was vroeger in Impala heel gericht 1 bib, of tenminste: één, en dan als die weigerde de volgende. In Wise is de logica anders: een aanvraag wordt meteen breed uitgezet naar bibliotheken die een exemplaar in bezit en op dat moment binnen hebben. In Wise bestaat een systeem van ‘kastlijsten’ waarmee je op elk moment een overzicht kan opvragen van de openstaande reservaties van aanwezige werken. Deze lijst gebruiken bibliotheken die reserveren op aanwezige werken toelaten nu al; dezelfde lijst is in gebruik voor bibs met filialen of regio’s die transport organiseren; dezelfde lijst gaan we gebruiken voor IBL-aanvragen of reservaties uit het hele netwerk. 

De eerste bib die op basis van zo’n kastlijst een I-of IBL-gereserveerd exemplaar uit de kast haalt en uitleent, is degene die de aanvraag honoreert. De aanvraag verdwijnt nu uit het netwerk. 

Er is dus in Wise eigenlijk geen routering.
Wil dat zeggen dat een aanvraag van een titel die bij 200 bibliotheken in bezit en binnen is, bij 200 bibs wordt aangevraagd? Hoewel dat de gebruiker zou garanderen dat hij zijn aanvraag snel krijgt, zou dat al te veel overhead veroorzaken. Er is een systematiek en er zijn buffers voorzien om zo veel mogelijk te vermijden dat er meerdere bibs tegelijk naar de kast lopen, maar die toch een de snelle dienstverlening naar de klant garandeert. Alles over welke aanvragen binnenkomen in welke bibliotheken en over hoe die kastlijsten voor IBL gaan werken, wordt later uitgebreid gedocumenteerd op dit leerplatform.

Is je kastlijst gemaakt en honoreer jij de IBL-aanvraag in Wise? Dan controleert het systeem of het materiaal een unieke barcode heeft, zodat je het kan uitlenen aan een andere bib zonder daar het hele systeem in de war te halen. Indien niet, dan moet er nog herlabeld worden. Vervolgens vertelt een transportbonnetje je het adres waar het naartoe moet. Op de post ermee en klaar. Vanaf dan staat het duidelijk als uitgeleend in catalogus en kan er geen nieuwe IBL-aanvraag op komen. Als je de aanvraag weigert, dan zal deze niet meer op je kastlijst komen. Wordt de aanvraag door alle bibs geweigerd, dan krijgt de lener een bericht. 

Kortom: een heel ander werkproces. Doordat alles binnen 1 systeem verloopt, kan het vlotter en efficiënter dan voorheen. Dat bespaart heel wat tijd en kliks, zowel de bib bij wie de aanvraag gebeurt als degene die de aanvraag honoreert. 

Hoe het er allemaal exact gaat uitzien in Wise, vind je later terug in handleidingen op dit leerplatform.

Nuttige links

✉️  Krijg een update wanneer een nieuw webinar online komt.

💬  Praat mee of stel vragen op het coöperatieplatform

.🔎  Lees meer over het vernieuwde IBL als onderdeel van het vernieuwingstraject Bibliotheekdiensten.