WACHTLIJSTBEHEER VOOR VERKOOPPROFIELEN
Wanneer een evenement uitverkocht is, kunnen klanten zich inschrijven op een wachtlijst.
Als medewerker met een verkoopprofiel begeleid je klanten in dit proces, maar je beheert niet de instellingen van de wachtlijst.
De instellingen van de wachtlijst (activeren, limieten instellen, verkoopstatus aanpassen…) worden door een admin uitgevoerd.
👉 Wil je weten hoe deze instellingen werken of hoe je de volledige wachtlijstlijst kan exporteren? Raadpleeg dan het topic “Wachtlijstbeheer voor adminprofielen” in de Admin-opleiding.
Hoe werkt de wachtlijst voor een klant (online)?
Wanneer een admin het evenement op Uitverkocht zet én de wachtlijst activeert, ziet de klant online:
- een knop Inschrijven op wachtlijst
- de mogelijkheid om het gewenste aantal tickets op te geven
- een bevestigingsmail, die nodig is om de inschrijving te voltooien
Klanten met een webuser zien hun inschrijvingen terug via Je gegevens.
⚠️ Enkel volledige wachtlijstorders kunnen geannuleerd worden, niet individuele tickets.
⚠️ Klanten zonder webuser krijgen geen automatisch account.
Wachtlijstinschrijvingen: wat zie jij in de verkoopomgeving?
Voor verkoopprofielen is de zichtbaarheid beperkt:
- Je ziet de wachtlijst niet in het verkoopscherm.
- Deze is enkel zichtbaar en te exporteren op het evenement, onder Tab ‘Informatie’
👉 Moet je de volledige lijst hebben en heb je geen adminrechten? Vraag dit aan een admin.
Klanten inschrijven via de balie
Inschrijven op de wachtlijst kan enkel online, niet rechtstreeks aan de balie. Maar je kan de klant aan de balie wel ondersteunen.
Scenario 1 — Klant kan dit zelf
- Verwijs hem naar de online pagina van het evenement.
- Meld dat deze de inschrijving via een mail nog dient te bevstigen.
Scenario 2 — Klant is minder digitaal vaardig
Je kan de klant zelf online inschrijven:
- Gebruik het algemene balie-mailadres wanneer de klant geen eigen adres wil/kan gebruiken
- Noteer zeker een telefoonnummer zodat je de klant kan bereiken als er plaatsen vrij komen
- Voeg indien nodig een interne notitie toe om verwarring te vermijden
💡 Tip: combineer wachtlijstinschrijving + eventuele reservatie met notities, zodat collega’s begrijpen wat reeds gebeurd is.
Wat doe je wanneer er plaatsen vrijkomen?
Er bestaat geen automatische link tussen vrijgekomen plaatsen en wachtlijstvolgorde.
Elke organisatie bepaalt zelf hoe ze klanten contacteren en in welke volgorde.
Voor het verwerken van vrijgekomen tickets bestaan momenteel twee werkwijzen, elk uitgeschreven in een topic hier rechts:
👉 Werkwijze 1: topic “Vrijgekomen tickets reserveren en betaallink naar klant sturen“ waarbij de baliemedewerker uit de vrijgekomen tickets reserveert en de betaallink doorstuurt naar de klanten op de wachtlijst.
👉 Werkwijze 2: topic “Klant boekt zelf online tickets uit toekenningen via actielink” waarbij de baliemedewerker de vrijgekomen tickets reserveert in een toekenning en een mail met de actielink(en) doorstuurt naar de klanten op de wachtlijst. De klant kan zelf online zijn tickets uit de toekenning boeken.
– nog in aanmaak (praktijkvoorbeeld van aangesloten huis)
Veel succes!
Wil je dieper in de instellingen duiken?
Deze les richt zich op medewerkers met verkooprechten.
Voor de volledige functionaliteit — inclusief:
- het activeren van de wachtlijst
- het instellen van limieten
- het exporteren van de volledige lijst
- het opzetten van mailtemplates
👉 Raadpleeg “Wachtlijstbeheer bij uitverkochte evenementen” in de Admin-opleiding.