EVENEMENT DELEN MET EEN PARTNERORGANISATIE

In deze les tonen we hoe je een evenement deelt met één of meerdere partnerorganisaties binnen Tixly.
Dit is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat meerdere organisaties binnen een referentieregio tickets kunnen verkopen voor hetzelfde evenement – elk via hun eigen verkoopkanalen en met eigen tickettypes.

De configuratie bestaat uit verschillende onderdelen: je stelt niet alleen de toegangsrechten in op het evenement zelf, maar zorgt er ook voor dat de juiste kaartsoorten gedeeld worden. Daarnaast bekijken we kort hoe je tijdelijk een verkoopblok kan instellen, bijvoorbeeld om verschillende verkoopmomenten te ondersteunen of specifieke doelgroepen eerst toegang te geven.

⚠️ Let op: sommige instellingen – zoals het delen van kaartsoorten of klantenlabels – kunnen niet zelfstandig worden uitgevoerd door de organisatie zelf. Hiervoor moet je Gedeelde Ticketing contacteren. In deze les leggen we uit wat je zelf kan doen, en wanneer je best ondersteuning inroept.

De les is opgedeeld in drie delen:

1. Het evenement zelf delen – via de toegangsrechten in de evenementdata.
2. Kaartsoorten delen met een partnerorganisatie – via Gedeelde Ticketing.
3. Tijdelijk blokkeren van verkoop – voor specifieke organisaties of doelgroepen.

Evenement delen met een partnerorganisatie

Deel 1: het evenement zelf delen.

Stappen:

1. Ga naar Administratie > Evenementen > Data > tab ‘Toegangsrechten’
   
2. Selecteer bij ‘Toegang tot verkoop en rapportages’ lokale + specifieke gebruikers
   • Voeg bij ‘Organisatie’ de organisatie die mee gaat verkopen toe: zo kunnen alle gebruikers van die organisatie met verkooprechten op het evenement verkopen
   • Bij ‘Gebruikers’ kan je nog een externe promotor toevoegen. Is zeldzaam het geval.
3. Beide organisaties kunnen op het evenement verkopen
   • zichtbaar in het verkoopsdashboard, beginnend met de afkorting van de beherende organisatie.
   • Maar enkel de beherende organisatie kan het evenement bewerken (Admin > Evenement > Data) 

Deel 2: delen van kaartsoorten ⚠️ contacteer Gedeelde Ticketing via Zendesk

Stappen:

1. Beherende organisatie voegt de kaartsoorten toe op het evenement: dit geldt ook voor abonnementen en lidmaatschappen
   
2. Beherende organisatie contacteert CuCo om de meeverkopende organisatie toegang te geven op die specifieke kaartsoort(en) (en klantenlabels, indien een lidmaatschap gedeeld wordt)
3. Let op de naamgeving! Noteer bij gelijkaardige kaartsoorten de naam van de organisatie om verwarring te voorkomen.
   

(Deel 3): het is mogelijk om tijdelijk een blokkade op te stellen.
Dit kan je doen voor:

• Een meeverkopende organisatie: dit is een contingent van vroeger. vb handig indien de start seizoensverkoop verder uit elkaar ligt en nog niet alles uitverkocht zou zijn
• Klanten, vb abonnees specifieke plaatsen vanuit toekenning te laten kopen
• Actielink: uitzonderlijk te gebruiken

Neem je tijd om elk onderdeel stap voor stap door te nemen. Na deze les weet je exact hoe je de technische koppeling legt tussen meerdere organisaties rond één gedeeld evenement.

Veel succes met de les!

---