Starten met de registratienota
1. Vraag om te activeren
Het aanmaken van registratienota’s is bij de start met Wise niet standaard geactiveerd. De eerste keer dat je de nota’s wil versturen, moet je de servicedesk dus vragen om deze optie te activeren.
Geef aan de servicedesk de volgende parameters door:
- minimumbedrag (default: 0)
- periode interval (default: 90 dagen)
- administratieve kost ? (default: 0)
- per brief / per mail ? (default: brief)
- vrijgestelde abonnementsoorten ? (default: geen)
- IBAN getoond bovenaan op de nota ? (default: ja)
- mogen alle kosten opgeteld worden of niet? (default: nee) Meer hierover lees je in het topic ‘de registratienota’
Opgelet conversie: voor kosten meegekomen uit het vorige bibliotheeksysteem staat op de nota als enige info de conversiedatum en de vermelding ‘boete’, ‘winkelverkoop’ …
Afhankelijk van de conversie kunnen de kosten ook per eenheid (bvb. 10 verschillende regels met 0,15 euro boete) afgedrukt worden ipv. samengevat (bvb. 1 regel met 1,50 euro boete). Je kan overwegen om de eerste keer dat je de registratienota’s maakt, voor klanten met veel oude boetes, een begeleidende tekst mee te sturen en/of een print uit Wise met meer info (bvb. Print klantgegevens > Financieel overzicht).
2. Test uit op test1
De week nadat de parameters werden ingesteld, kan je de registratienota testen op test1. Zo krijg je zicht op hoeveel brieven er worden klaargezet. De eerste keer na de migratie kunnen er dat heel veel zijn. Je kan openstaande kosten eventueel in bulk kwijtschelden. Hoe je dit doet, lees je hier.