HANDLEIDING CONFIGURATIE UiTPAS-EVENEMENT

Voor een correcte werking van de UiTPAS-integratie is het belangrijk dat bepaalde instellingen in Tixly correct geconfigureerd zijn. De basisopzet van de integratie gebeurt door Gedeelde Ticketing op organisatieniveau, maar als admin gebruiker voer je enkele stappen zelf uit. Dit gebeurt voornamelijk op evenementniveau, maar je kan ook enkele andere instellingen zelf aanpassen. 

Gebruik onderstaande checklist om na te gaan of jouw evenementen juist ingesteld zijn voor het gebruik van het UiTPAS-kansentarief.

1. Heeft het evenement het label “UiTPAS” in Tixly?

Dit label activeert een basket rule die door Gedeelde Ticketing voor jouw organisatie werd opgezet, die op zijn beurt ervoor zorgt dat het UiTPAS-nummer gevraagd wordt.
Zonder dit label wordt de basket rule niet geactiveerd en werkt de integratie bijgevolg niet. Het UiTPAS-nummer kan dan niet ingevoerd worden bij de verkoop op het event.

• Controleer of het label UiTPAS is toegevoegd aan je evenement.
• Bestaat het label nog niet? Neem dan via de Servicedesk contact op met Gedeelde Ticketing zodat wij kunnen nakijken of de juiste basket rule al geactiveerd werd.
  

2. Is het UiTdatabank-ID van het event gekoppeld?

Voor een geldige UiTPAS-integratie moet het evenement een UiTdatabank-ID bevatten.

• Indien je een evenement rechtstreeks vanuit Tixly doorstuurt naar de UiTdatabank, dan werkt de koppeling automatisch:
  • Voeg het label UiTdb toe aan je evenement.
  • Het UiTdatabank-ID wordt dan automatisch teruggekoppeld naar Tixly nadat het event naar de UiTdatabank verstuurd werd.

• Stuur je een evenement via een andere bron (zoals Peppered of manueel ingevoerd) door naar de UiTdatabank, dan dien je de koppeling manueel uit te voeren?
  • Kopieer de UiTdatabank-ID van het evenement uit de url
    
  • Voeg erna de UiTdatabank-ID handmatig toe op het correcte evenement in Tixly via: Administratie > Integraties > External Mapping
    
    De lijst met evenementen die je in de mapping of filtering ziet, bevat enkel events met het label UiTPAS en/of uitDB, en is beperkt tot de events waar jij als gebruiker toegang toe hebt.

3. Online verkoop – geef duidelijke instructies aan de klanten

Het UiTPAS tarief is GEEN apart in te stellen kaartsoort maar wordt berekend door de uitpas-integratie op het basistarief, de standaard kaartsoort. De klant moet bij de online aankoop dus eerst een ticket aan basistarief selecteren. Pas daarna kan de klant een UiTPAS-nummer ingeven en wordt deze kaartsoort omgezet naar de UiTPAS kaartsoort en dus het tarief. 

• Voeg op evenement-niveau een duidelijke boodschap toe:
  Administratie > Data > Evenement > Tab Internet+ > ‘Extra opmerking’
  
  Bijvoorbeeld:
  Heb je recht op <b>kansentarief</b>? Selecteer dan eerst een ticket aan basistarief. In een volgende stap kan je je UiTPAS-nummer ingeven en wordt het correcte bedrag weergegeven.
  
  
• Tips: Je kan de boodschap opmaken met HTML:
  • Vetgedrukt: <b>tekst</b>
  • Link: <a target=”_blank” href=”link”>linktekst</a>
  • Regelafbreking: <br>
    

4. Controleer de instellingen van de basket rule

Indien het UiTPAS-kansentarief voor jouw organisatie enkel online, enkel via de balie, of op beide verkoopkanalen actief moet zijn, dan kan je dat aanpassen op het niveau van de basket rule. 

• In de instellingen van de basket rule kan je de ‘environment’ instellen op:
  • Online
  • Box Office
  • Of leeg laten (= van toepassing op beide)
    

5. Kaartsoorten controleren

Het is niet nodig om de UiTPAS-kaartsoort toe te voegen bij het evenement. De integratie is zo opgezet dat de kaartsoort wordt aangepast van de standaard kaartsoort naar de UiTPAS-kaartsoort wanneer het UiTPAS-nummer geldig is. 

Cultuurconnect maakt een UiTPAS kansentarief of MIA-tarief kaartsoort aan. Dit is een gedeelde kaartsoort voor alle organisaties die gebruik maken van de integratie, wijzig deze kaartsoort dus niet!
Je kan wel de benaming van de UiTPAS-kaartsoort laten aanpassen indien dit voor de klant duidelijker zou zijn. 
⚠️ Let op: Dit is een instelling op Werkgroepniveau, dus bij interesse, gelieve dit eerst met Gedeelde Ticketing te bespreken of via de Community.

Veel succes!

---

Onderstaand vind je een document met meer gedetailleerde info over alle UiTPAS-instellingen, zowel de onderdelen die door Gedeelde Ticketing geconfigureerd worden als de stappen die je zelf als admin gebruiker uitvoert.