Wat is besproken op de train the trainer sessies?

In de tweede week van juni ontving Cultuurconnect 130 medewerkers uit evenveel bibliotheken op een infosessie rond het nieuwe e-boekenplatform. Het waren vijf sessies van een halve dag waarin telkens een dertigtal personen uitleg kregen over:

• de algemene werking van de e-boekendienst
  • technische opzet: één centraal aanbod toegankelijk voor alle leners van aangesloten bibliotheken (altijd en overal).
  • het licentiemodel: het huidige model en het nieuwe model vanaf 01/07/2026.
  • het beheer van de collectie.
• de platformswitch
  • hoe verloopt de transfer van de reeds aangekochte collectie van cloudLibrary naar het nieuwe platform?
  • wat betekent dat voor de lener?
  • zal de online collectie tijdelijk toegankelijk zijn en hoe lang?
• wat zijn de pluspunten van het nieuwe platform tov cloudLibrary?
  • een nieuwe extra beveiliging (LCP) die toelaat om op de meest e-readers direct te lenen of het bestand van je computer naar je e-reader te slepen zonder tussenstap.
  • een beperking van het aantal leenbeurten in de tijd (per dag en per dertig dagen).
  • de lener kan de notities gemaakt in een e-boek bewaren en exporteren.
  • het platform scoort hoog wat betreft toegankelijkheid voor personen met een beperking.
• hoe werkt het platform: een gidsbeurt doorheen het platform.
• welke rol heeft de bibliotheekmedewerker binnen de e-boekendienst?
  • je bent een gids geen technisch expert: meer focus op informeren over de dienst en minder op instructie over e-readers
  • ken je grenzen:
    • verwijs door naar de uitgebreide instructiepagina binnen het platform (wordt volledig naar het Nederlands vertaald)
    • bij technische problemen: adviseer de lener om via de knop onderin de pagina de helpdesk te contacteren of dien zelf een ticket in.

Omdat niet iedereen kon aansluiten proberen we nog een vervolgreeks in te plannen voor lancering in september 2026. De kans is groot dat we voor een online sessie gaan. Op die manier kunnen we het bereik maximaliseren en is iedereen voldoende geïnformeerd rond de overstap. Ben je geïnteresseerd om aan te sluiten? Laat je gegevens achter in dit formulier. Dan houden we je op de hoogte.

We lichten nu al enkele relevante topics uit de sessie die je mogelijk al wat verder kunnen helpen:

Hoe verloopt de overstap naar het nieuwe platform?

In de zomermaanden kunnen de leners nog gebruik maken van cloudLibrary. Overschakelen doen we pas in september. Hieronder splitsen we even uit in twee delen: impact op de lener en impact op de collectie.

Impact op de collectie

We kopen nog aan tot eind juni op cloudLibrary. De collectievormers doen in die laatste maanden nog een spurt om de collectie robuust genoeg te maken voor de leenpiek in juli en augustus. Op 1 juli verleggen we de aankoopstroom naar het nieuwe platform. In eerste instantie niet om aan te kopen maar om de huidige collectie te doubleren.

Dat gebeurt door een simpel csv-bestand van alle e-isbn in onze collectie te downloaden uit cloudLibrary en vervolgens te mailen naar de nieuwe leverancier De Marque. Wij vragen tegelijk aan de uitgevers van Nederlandse titels om de connectie met het nieuwe platform te activeren (ons aanvinken in hun verkoopmodule). Deze komen dan zichtbaar in het systeem van De Marque. Zij vergelijken onze aangeleverde lijst met e-isbn nummers met wat zichtbaar is in hun aankoopsysteem (Nederlandse titels en anderstalige titels welke al via hun eigen overeenkomsten met internationale uitgevers beschikbaar zijn). Tenslotte isoleren ze deze in een apart bestand. Er worden dus geen bestanden overgezet, er wordt enkel gekeken of de bestanden aanwezig zijn in hun systeem. Dit heeft geen impact op de collectie in cloudLibrary.

Dezelfde actie gebeurt op het moment van omschakeling in september. Op een bepaald moment zal cloudLibrary de leenoptie stopzetten. We laten minstens een maand op voorhand aan bibliotheken en leners weten wanneer dat zal gebeuren. Wij maken opnieuw een csv-bestand aan dat we gaan delen met De Marque. In dat bestand zitten bij de e-isbn ook de licentieparameters (hoeveel leenbeurten zijn gekoppeld aan het exemplaar + hoeveel dagen mag het maximaal in het aanbod blijven). Deze koppelen we dan binnen het systeem van De Marque aan de bestanden die we daar al apart zetten. Eens deze operatie rond is, kunnen we live gaan. Dit zou ongeveer 24 uur duren. Dat betekent dus dat onze leners maximaal 24 uren geen nieuwe e-boeken kunnen lenen.

Kunnen we in de tussentijd al nieuwe titels kopen? Dat kan zeker. Op het platform van De Marque kan ons team van collectievormers vanaf de tweede helft van juli titels kopen die we nog niet in collectie hebben. Deze beperking is ingebouwd omdat we conflict tussen titels onder oud model en nieuw model aangekocht willen voorkomen.

Impact op de lener

Zoals aangegeven kan de lener heel de zomer door zorgeloos genieten van het bestaande aanbod op cloudLibrary. Halverwege augustus zal Cultuurconnect al een melding instellen op het platform met betrekking tot de platformswitch. We gaan de lener informeren over de procedure:

• wie een boek leende op cloudLibrary met een leentermijn die voorbij de switch strekt, krijgt de boodschap dat lezen nog steeds kan (ook in de app) maar lenen niet meer. De lener (in app en op de e-reader) behoudt dus het geleende boek voor de hele termijn. Dat betekent dus ook dat sommige lener nog een boek zullen lezen geleend via cloudLibrary, terwijl ze ook al kunnen lenen op het nieuwe platform.
• we laten weten dat op de datum van lancering het lenen van nieuwe boeken kortstondig onmogelijk zal zijn. We adviseren de lener dan om zeker op voorhand een boek te lenen binnen cloudLibrary.
• we delen de info over de app en de url van het webplatform.
• we verwijzen de lener naar stappenplannen en infofilmpjes die we op dat moment beschikbaar zullen hebben.

Hoe zit dat nu met het lezen op een e-reader?

We hebben het getest en kunnen bevestigen dat leners die over het juiste type e-reader beschikken (merken Tolino, Vivlio en Pocketbook) makkelijker kunnen lenen door het extra beveiligingssysteem LCP-Readium. Naast Adobe Digital Editions kan de lener van dit alternatief gebruik maken. Op basis van je e-readertype, download je het juiste bestand. Kan je gebruik maken van het lcp-bestand, dan kan je rechtstreeks op je e-reader lenen of overslepen van computer naar je e-reader zonder tussenstap. De leverancier bezorgde een instructievideo ter illustratie.

Wie leest op een Kobo kan nog steeds met Adobe aan de slag. Opgepast! Dit softwarepakket is overgenomen door een ander bedrijf. Nieuwe gebruikers kunnen vanaf 23 juni bij deze aanbieder een account aanmaken. We delen even de link naar hun infopagina. De kans bestaat (maar voorlopig zijn daar geen garanties rond) dat Kobo ook lcp als extra optie zal toevoegen op hun e-readers. Mocht dat effectief gebeuren, dan delen we deze info snel.

Blijven de leenvoorwaarden onveranderd?

Op cloudLibrary kunnen leners:

• simultaan twee boeken lenen
• maximum tot twee boeken gelijktijdig reserveren
• een geleend boek maximaal 6 weken houden
• een onbeperkt aantal uitleningen per maand doen (maar we blokkeren wel handmatig leners die excessief veel lenen)

Met de overstap naar het nieuwe platform kunnen we die parameters desgewenst bijpassen. Daarbovenop hebben we hier wel de optie om een leenplafond in te stellen. Zowel wat de lener maximaal per dag en per dertig dagen kan lenen. Ook nieuw is dat we het platform zo kunnen configureren dat een lener een klaarstaande reservatie mag lenen bovenop de reeds geleende boeken (ook als de lener al aan het maximum zat). De lener moet dus niet langer een boek inleveren om een klaarstaande reservatie op te pikken. Goed nieuws!

We hebben de productgroep en de deelnemers uit de sessies bevraagd om na te gaan welke instellingen zij willen toepassen in het platform. Hieronder delen we het resultaat:

• de lener mag maximaal 3 items tegelijk lenen. We hebben in het platform ook de optie om per materiaal te beperken (vb. max. 2 audioboeken en max. 2 boeken). We verkiezen echter om dit niet te doen, omdat we de beslissing over het invullen van dat maximum aan de lener zelf laten. De lener mag (maar moet niet) drie items tegelijk op de plank hebben. Dit kan een fictieboek, een kookboek en een audioboek zijn. Omdat we hier ook de optie hebben om het plafond te doorbreken bij klaarstaande reservaties, is dit dus een flexibele instelling. De lener kan dus ook vijf items op de plank hebben als de reserveringen binnen lopen. Dit lijkt ons een gezond aantal en een vermeerdering tov de vorige situatie.
• de lener mag maximaal 3 reservaties simultaan uitzetten. Ook hier een kleine verhoging. We moeten hier wel voorzichtig mee zijn. Omdat reserveren kosteloos is, gaan leners snel op de reservatieknop drukken. Trekken we dit aantal te sterk op, dan zullen populaire titels heel lange reservatierijen krijgen. Leners die te lang moeten wachten haken af. Daarom dat we de lener iets meer ruimte willen geven, maar niet teveel.
• de lener mag elk item 6 weken houden: dit is dus dezelfde termijn als binnen cloudLibrary. Dit biedt leners voldoende tijd om het boek volledig te lezen. Omdat ze zelf kunnen indienen wanneer ze het uit hebben, zal de reële leentermijn vaak korter zijn.
• de maximale wachttijd om een klaarstaande reservatie op te halen blijft drie dagen. Dat is voldoende. Bij fysieke boeken moet je tijd vinden om je reservatie op te pikken. Bij e-boeken kan je direct na het ontvangen van de notificatie met één klik op de knop lenen.
• per dag kan een lener maximaal vijf uitleningen doen. Dit is meer dan het toegelaten aantal simultane uitleningen, dus ook korte uitleningen voor inkijk kunnen nog steeds, maar worden zo ontraden (want elke leenbeurt kost geld)
• per dertig dagen kan een lener maximaal 15 uitleningen doen. 97% van de leners doet maandelijks minder dan 11 uitleningen. Bij die uitleningen zijn zeker ook korte leenbeurten voor inkijk. We vermoeden dat de meeste leners hiermee ruimschoots toekomen.

Vragen uit de sessies

Hieronder bundelen we de vragen die we uit de sessies meenamen. We voegden telkens een antwoord toe. Mogelijk brengt deze info extra inzichten en verhoogt dit mee de kennis rond de e-boekendienst en de overstap naar het nieuwe platform. Toch nog vragen? Contacteer servicedesk@cultuurconnect.be!