Vragen projecten Geautomatiseerde marketing en Online inschrijven

Wordt er bij de mails ook rekening gehouden met mensen die lid zijn in meerdere bibliotheken? Hoe vermijd je dat mensen te veel mails krijgen?

• In de pilootfase is het risico hierop wat kleiner aangezien de bibliotheken geografisch verder uit elkaar liggen. We zullen dit wel monitoren en binnen een eventuele opschaling is het zeker een aandachtspunt. 

Onze bibliotheek gebruikt een tool van de gemeente om in te schrijven op activiteiten, we kunnen hier niet van afwijken. Kunnen we dan gebruikmaken van die tool?

• Het is onderdeel van het onderzoek om uit te vissen hoeveel bibs in deze situatie zitten en wat de impact is op instappen in het project en op het business model. Sowieso zal je niet alle mogelijke campagnes moeten gebruiken in die tool, je kan bv. kiezen om de opvolgmails voor activiteiten niet via de tool te doen. Een alternatief is om uit dat ander systeem de deelnemerslijsten te halen en te importeren in de mailingtool zodat je ze alsnog kan mailen.

Kunnen ontvangers van een mail ook antwoorden op de mail, kan er een dialoog ontstaan?

• Is die wens er? Sowieso letten we erop dat als mensen reply’en, die mails niet verloren gaan; de contactinfo in elke mail is ook de contactinfo van de bib. Nog toegevoegd: in zo’n mails kan je ook een soort polls opnemen, die dialoog kunnen versterken, typisch “ben je tevreden over deze mail?”

Hoe zit het met GDPR en toestemming?

• We sturen geen mails naar mensen die geen toestemming hebben gegeven. De welkomstcampagne zien we als een servicebericht die elk nieuw lid moet ontvangen, maar dat is gecoverd door de verwerkersovereenkomst. Deelnemers aan activiteiten of mensen die interesse tonen in de e-boeken, komen in dat specifiek segment terecht en ontvangen dus ook enkel communicatie die daarover gaat, niet bv. de algemene nieuwsbrief

Worden mailcampagnes ook verbonden/gelinkt aan de UiTdatabank?

• In het pilootproject niet, daar vertrekken we vanuit een evenementenpagina (met inschrijfformulier) om contacten te verzamelen. De huidige integratie van de UiTagenda’s op de bibwebsites laat namelijk technisch weinig toe. In de opschaling kunnen we op termijn wel kijken wat mogelijk is.

Zullen gemeenschappelijke campagnes bij e-mailmarketing ook opgezet kunnen worden in functie van regionale samenwerkingsverbanden?

• We zullen de samenwerkingsverbanden op een andere manier bedienen in de mailtool dan via die gemeenschappelijke campagnes. Het idee is dat we in het opgeschaalde model een eigen omgeving geven aan regio’s, zoals een bib zonder samenwerking die ook apart heeft. We moeten dit functioneel nog verder uitwerken, in overleg met enkele samenwerkingsverbanden in de klankbordgroep. In het pilootproject hebben we deze extra complexiteit niet meegenomen, ook omdat dat om een exponentiële stijging in volume aan contacten zou gaan.

Online inschrijven: Kan dit nu al voor bibliotheken in samenwerkingsgroep 3(a)?

• Ja, dit kan. Het wordt niet langer afgeraden, intussen zijn alle obstakels van de baan. De weergave van de kaarten in Mijn Bibliotheek is nu samengevoegd voor alle bibliotheken uit de samenwerking. Als je Online inschrijven wil invoeren, geef servicedesk een seintje. 

Online inschrijven: Betekent de koppeling met het rijksregister dan ook dat er ook een koppeling is tussen Wise en RR waarbij adrescontroles gebeuren op het bestaande lenersbestand?

• Nee. De koppeling is enkel bedoeld om de adresgegevens te controleren bij een online inschrijving. Zo vermijden we dat leners na een online inschrijving nog langs de balie moeten komen om hun adresgegevens te laten checken.