Laatste wijziging: 12 september 2025

Wat moet lokale IT configureren om e-mails vanuit Wise te verzenden?

De (automatische) mails van Wise (inleverherinnering, reservering, …) worden vanuit een centrale mailserver verstuurd.
Wise gebruikt het mailadres van de bibliotheek zoals in de Wise manager is geregistreerd. Dit is hetzelfde e-mailadres van de contactgegevens op de bibliotheekwebsite.
Om er voor te zorgen dat de mails correct worden verzonden en afgeleverd moeten er een aantal zaken ingesteld worden.

Postmark – NIEUW vanaf Wise 8.0.2 (september 2025)

Vanaf versie 8.0.2 is het mogelijk om e-mails te verzenden via Postmark. Dit platform geeft meer mogelijkheden om de e-mailverzending vanuit Wise te optimaliseren.

De belangrijkste verbetering is dat we zowel SPF als DKIM alignment kunnen regelen (zowel FROM: als RETURN-PATH: gebruiken dezelfde domeinnaam).
Daarnaast wordt de verwerking van bounces beter, omdat Postmark dit automatisch regelt.
Tot slot is er onderscheid tussen gerichte e-mail en nieuwsbrieven waarbij gerichte e-mails (RSO, HR1, IV1, etc.) voorrang krijgen op de verzending van nieuwsbrieven en marketingberichten.

Inrichting 2 DNS records

Voor elk domein dat e-mails verzendt vanaf Wise moeten twee DNS records worden aangemaakt. De gegevens hiervoor kan je raadplegen via deze lijst.

Er moet een TXT record en een CNAME record aangemaakt worden:

Afhankelijk van de DNS server is het misschien nodig om een . achter pm.mtasv.net te zetten, anders wordt mogelijk het domein erachter geplakt. Omdat dat per DNS server verschilt kunnen we niet aangeven of dat nodig is.
Let er ook op dat het stuk voor de TXT de hostnaam is, en dat deze niet herhaald moet worden bij de string achter TXT. Die begint dus altijd met k=rsa.

Vragen en antwoorden

Moeten de nieuwe gegevens van de DNS records via een beveiligde manier verzonden worden?
Nee, deze DNS records zijn bedoeld om publiek te zijn. Ze zijn na de inrichting via de openbare DNS raadpleegbaar.

Kan ik controleren of de CNAME goed is ingevoerd (ivm het toevoegen van een punt)?
Ja, dat kan met bijv.  https://mxtoolbox.com/CNAMELookup.aspx .
Vul wise-bounces.<domein> in, en je ziet of er pm.mtasv.net staat ( en dus niet pm.mtasv. )

Zijn we verplicht van DMARC in te richten?
Nee, dat is optioneel. Maar als het domein meer dan 5000 e-mails per dag verstuurt (niet alleen via Wise, maar totaal), dan zal Microsoft deze weigeren.
De kans is groot dat deze stap ook door Google gevolgd gaat worden. Die stellen DKIM of SPF verplicht, maar DMARC nog niet. Met deze aanpassing is Wise helemaal klaar voor DMARC, maar om het aan te zetten moet wel gezorgd worden dat alle e-mails die namens het domein verzonden worden voldoet aan de DMARC eisen, ofwel dat SPF en DKIM in orde zijn.

Moet ik ook mijn SPF record aanpassen?
Nee, dat wordt automatisch geregeld door de instellingen met Postmark.

Kan ik controleren of de e-mails van onze bibliotheek via Postmark verstuurd worden?
Via dit overzicht kan je controleren of de mails van je bibliotheek via Postmark worden verzonden.

Tegen welke datum moeten deze records toegevoegd zijn?
De records mogen nu al toegevoegd worden. OCLC zal tijdens 8.0.2 stapsgewijs bibliotheken omzetten van de oude manier van verzenden naar verzenden via Postmark. We streven ernaar dat alle bibliotheken voor het einde van 2025 omgezet zijn. Vanaf de volgende versie van Wise (8.0.3) zal het enkel mogelijk zijn om via Postmark e-mails te verzenden.

Kan ik er ook voor kiezen om op de oude wijze te blijven verzenden?
Ja, gedurende 8.0.2 nog wel, maar in Wise 8.0.3 zal de oude mailer worden uitgeschakeld.

Mag de waarde van p in het TXT record spaties bevatten?
Nee, de waarde van p in het TXT record mag geen spaties bevatten. Vermijd problemen en kopieer de correcte waarde uit deze lijst.

————————————————————————————————————————————————-

Nodige instellingen die moeten uitgevoerd worden door de lokale IT – Tot Wise 8.0.1 (niet meer nodig met Postmark)

SPF

SPF oclcspf3.oclc.org moet worden toegevoegd.
Indien aanwezig mag SPF spf.hostedwise.nl verwijderd worden.

DNS

Volgende DNS records moeten aan het publieke domein van de bibliotheek (gemeente) toegevoegd worden:

wise1._domainkey CNAME 300 dkim1.wise.oclc.org.
wise2._domainkey CNAME 300 dkim2.wise.oclc.org.
wise3._domainkey CNAME 300 dkim3.wise.oclc.org.
wise4._domainkey CNAME 300 dkim4.wise.oclc.org.

Voorbeeld voor ranst.be: wise1._domainkey.ranst.be dkim1.wise.oclc.org.
De . (punt) achteraan moet er bij staan!

Als de DNS records aan het domein zijn toegevoegd kan Wise de mail met DKIM ondertekenen namens het gebruikte domein, zodat DMARC valideert.
De headers van de mail gaan er dan als volgt uitzien (bijvoorbeeld voor ranst.be):

From: "Bibliotheek Ranst" info@ranst.be
Return-Path: cultuurconnect@wise-emea.oclc.org
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; c=relaxed/simple; d=ranst.be; s=wise1;
DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; c=relaxed/relaxed; d=oclc.org; s=amdc;

Hiermee klopt het From adres met de handtekening van ranst.be, en het Return-Path met de handtekening van oclc.org.

Het bounce adres is cultuurconnect@wise-emea.oclc.org zodat die mails door de Wise bouncer kunnen verwerkt worden.

Ook als een vestiging geen DMARC heeft kan je toch de DNS records maken. Dan kan Wise de mail ondertekenen namens het domein van de bib en wordt de aflevering veel betrouwbaarder.

We raden aan om een subdomein in te richten als het om technische redenen niet mogelijk is om de DNS op het publieke domein te configureren, vb. op info.ranst.be.

Overzicht domeinen en technische instellingen

Via dit overzicht kan je controleren of de DNS van het domein van je bibliotheek correct is ingesteld (Yes in kolom B).

Opgelet: een domein zonder DNS records mag geen mail vanuit Wise verzenden!

Vanaf 12/2023 (Wise versie 7.0.6) worden mailadressen zonder DNS records uitgesloten van het verzenden van e-mail.

Wise loopt het risico om als spammer gezien te worden als er berichten vanuit adressen verstuurd worden waarvan het domein technisch niet in orde is. Deze mailadressen worden uitgesloten van het verzenden van e-mail om impact op andere bibliotheken te vermijden.

De e-mailberichten van de vestiging worden niet opgepikt door de mailer en krijgen de status Geannuleerd met als bijkomende info Vestiging xxxx mag geen e-mail verzenden.

Op termijn zal ook de aanwezigheid van het correcte SPF record verplicht worden.