VERKOOP VAN GEPRINTE GERESERVEERDE TICKETS & VERWERKING IN TIXLY

Welkom bij de les Verkoop van geprinte tickets binnen de cursus Financiële verrekeningen! Tixly laat het printen van gereserveerde tickets niet toe, omwille van de fraudegevoeligheid. Deze werkwijze is bedoeld voor situaties waarin tickets reeds als gereserveerd in Tixly staan, maar buiten het systeem verkocht worden via geprinte tickets. Denk aan partnerorganisaties, locatieprojecten of situaties zonder printer op het verkooppunt. 

Deze flow behandelt hoe je tickets op “verkocht” zet, ze print, en achteraf correct verwerkt: je boekt de verkochte tickets volgens de juiste betaalwijze én neemt de niet-verkochte tickets opnieuw in. Deze werkwijze zorgt ervoor dat je alsnog correct, veilig en controleerbaar kunt werken.

Bedenkingen vooraf

• Werk je met e-tickets in plaats van geprinte tickets?
  Als de klant niet in de mogelijkheid is om het ticket zelf online te kopen, kan je vanuit de box office de aangekochte tickets naar de klant doormailen. Dan hoef je de tickets niet te printen, maar kun je de betaalmethode wel noteren op de reservatielijst.
  
• Gebruik de servicemail (Tixly handleiding)
  Vraag je klanten één dag op voorgaand aan het evenement om hun gereserveerde tickets online te betalen. Hoe kleiner de lijst van achteraf te verwerken betalingen, hoe efficiënter het proces.
  
• Gebruik je scanners?
  Dan kun je bij de inkom de tickets scannen en heb je real-time zicht op het aantal aanwezigen. Dit is vooral handig bij vrije zit of flexibele capaciteit, omdat je dan eventueel nog extra tickets kunt verkopen aan de deur.
  

Voorbereiding in Tixly

1. Voorzie een aparte betaalmethode
   Maak in Tixly een specifieke betaalmethode aan voor deze tijdelijke verwerking, bijvoorbeeld voorlopige betaling (Tixly Handleiding).
   
2. Download en druk een reservatielijst af
   
   • Ga naar: Rapportage > Klanten > Rapporttype ‘Gereserveerde tickets’.
     
   • Exporteer het rapport naar Excel.
     
   • Zorg ervoor dat de volgende gegevens in de lijst staan:
     
     • Ordernummer
       
     • Titel en datum van het evenement
       
     • Klantgegevens (voornaam, naam, telefoonnummer)
       
     • Kaartsoort, aantal tickets en totaalbedrag
       
3. Zet de reservaties op ‘verkocht’
   
   • Klik vanuit het rapport op het ordernummer om naar de juiste bestelling te gaan.
     
   • Ga naar tabblad ‘4 Betaling’, kies de tijdelijke betaalmethode en klik op ‘Verkoop’.
     
   • De werkelijke betaalmethode pas je later aan, na het evenement.
     
4. Print de tickets
   
   • Klik op het printicoontje naast het ticket of onderaan het order (afhankelijk van de samenstelling van de bestelling).
     
   • Geef de geprinte tickets mee aan de verkoper (bijvoorbeeld een partnerorganisatie of kassa zonder Tixly).
     

Tijdens het evenement

1. Noteer de werkelijke betaalmethodes per klant op de reservatielijst (bijvoorbeeld cash, Payconiq, bancontact, vrijkaart).
   
2. Gebruik scanners indien mogelijk
   
   • Met scanning kun je in real-time zien hoeveel tickets er daadwerkelijk gebruikt worden.
     
   • Dit biedt de mogelijkheid om last-minute nog extra tickets te verkopen indien er nog plaatsen beschikbaar zijn.
     
   • Het voorkomt ook dat verloren of ongeldige tickets opnieuw gebruikt worden.
     

Na het evenement: Financiële verwerking

1. Verzamel informatie over de daadwerkelijke verkoop
   
   • Gebruik de reservatielijst om na te gaan welke tickets daadwerkelijk verkocht zijn en via welke betaalmethode.
     
2. Pas de betaalmethodes aan in Tixly
   
   • Ga naar de oorspronkelijke bestelling.
     
   • Corrigeer de tijdelijke betaalmethode naar de juiste (bijvoorbeeld cash, bancontact, vrijkaart, etc.).
     
3. Neem niet-verkochte tickets terug in
   
   • Annuleer in Tixly de tickets die niet verkocht zijn.
     
   • Zo blijft je ticketvoorraad en de verkooprapportage correct.
     
4. (Optioneel)Controleer de scan- en verkooprapportage
   
   • Bekijk het scandashboard en de financiële rapporten in Tixly.
     
   • Zo kun je de fysieke aanwezigheid afstemmen met de administratie van je verkopen en betalingen.

Veel succes!

---