Beste collega's,
Weldra zullen wij wellicht overstappen naar een systeem waarbij leners ook online kunnen betalen. We zijn nog wat onzeker over hoe dat zal lopen met leners die een materiaalvergoeding hebben, die online betalen en achteraf toch nog proberen het materiaal in te dienen. Zoals jullie weten is dat materiaal na betaling ook afgeschreven in Wise en is indienen niet langer mogelijk.
Als de materialen binnen een redelijke termijn terugkomen willen we die leners terugbetalen, maar liever nog willen we vermijden dat ze de betaling doen als ze het materiaal nog willen indienen.
Dit gebeurt nu ook al, ook zonder die online betalingen. Echter vrezen we dat het vaker zal voorkomen als ze online kunnen betalen.
Wie weet raad, heeft goede tips/tricks?
Dag Daphne,
Ook bij ons komt het per ongeluk betalen van de materiaalvergoeding sporadisch voor. Dit gebeurt echter vaker in de bib zelf aan de betaalautomaat dan online. Online betalen kan bij ons al enkele jaren. Misschien nemen leners online wat meer de tijd om te bekijken wat ze juist betalen... 😉
Wanneer de materialen binnen de week na de betaling alsnog worden ingeleverd, dan betalen we dit cash terug. In totaal komt dit ca. 5 keer per jaar voor, maar af en toe gaat het over redelijk hoge bedragen. We bezorgen aan de financiële dienst wekelijks een kasverslag in Excel. De terugbetalingen worden daar toegevoegd en het bedrag brengen we in mindering van de cash-betalingen, die we wekelijks afgeven.
Sommige bibliotheken werken standaard met een betaalblokkade bij leners met een materiaalvergoedingsnota, zodat deze eerst langs de infobalie moeten passeren. Dit vergt echter behoorlijk veel manuele opvolging, waarbij er nooit vergeten mag worden om de blokkade weer te verwijderen, bv. nadat de materialen werden ingeleverd. Vermoedelijk gaan er door deze drempel ook meer betalingen, waar geen probleem mee is, blijven open staan.
Groeten van Tim
Bib Londerzeel
Hallo Daphne
Wij zijn overstapt op online betalen, samen met de zelfscan en Open+ in 2022. Het online betalen was voor ons vooral belangrijk omdat mensen al vanaf 5 euro geblokkeerd worden aan de zelfscan maar ook bij de Open+ toegang.
Wij merken hetzelfde zoals Tim Lerno aangeeft, bij een materiaalvergoeding is het vaak aan de toestellen zelf dat ze betalen. We hebben het tot nu toe slechts tweemaal voor gehad en wij geven dan de gegevens door aan financiële dienst om dit in orde te maken. Je kan dit perfect in Wise registreren bij de klant dat deze terugbetaling is gebeurd.
We hebben samen met het online betalen ook de registratienota geactiveerd, dat zorgt voor minder verrassingen. Daarvoor hadden we vaak voor dat we mensen bij het herinschrijven eerst moesten confronteren met openstaande bedragen, nu komt dit minder voor.
Dag Daphne
Hier in bib Izegem komt bij mijn weten het toch terugbrengen van een materiaal na het betalen van een materiaalvergoeding best zelden voor, zelfs met online betalen. Een factor die daarbij vermoedelijk speelt is dat leners vaak contact opnemen als ze zo'n grote vergoedingsbedragen zien staan in Mijn Bibliotheek (bij materiaal dat al te lang weg is), of al eerder contact opgenomen hebben of gecontacteerd zijn (om zelf aan te bieden of door ons gevraagd te worden om verloren of beschadigd materiaal te vergoeden). Zeker bij materiaalvergoedingsnota's als gevolg van materiaal dat te lang weg blijft, krijgen we meestal eerst nog vragen van de lener, aangezien er bij ons dan ook nog eens, bovenop de kostprijs van het materiaal en het telaatgeld (gelimiteerd tot €5/materiaal hier) nog een administratiekost van €16 wordt aangerekend.
In de gevallen dat leners toch nog materialen terugbrengen na het betalen van een materiaalvergoeding wordt de terugbetaling geregeld via onze financiële dienst, wat voor ons een beperkte administratieve inspanning eist (gegevens van de lener en het terug te storten bedrag aan financiële dienst bezorgen), maar wel een hele tijd kan duren (niet dat we daar vaak klachten rond krijgen).
Al bij al, niet echt een probleem bij ons!
