Laatste wijziging: 17 augustus 2023

Nieuwe vestiging toevoegen of vestiging (tijdelijk) sluiten

Nieuwe vestiging aanvragen

Wil je een extra vestiging aanvragen binnen je instantie, neem dan contact op met de servicedesk. We bezorgen je dan het nodige (digitale) papierwerk.

Een bestaande vestiging tijdelijk sluiten (bv. voor verbouwingen)

Sluit een vestiging tijdelijk door verbouwingswerken of om andere redenen, neem dan contact op met de servicedesk. Bezorg volgende informatie:

• De start- en (vermoedelijke) einddatum van de sluiting
• Zit de instantie in een samenwerkingsverband?
• Kan er in de vestiging gereserveerd worden? Moet de vestiging tijdelijk geschrapt worden als afhaallocatie en/of leverende vestiging?
• Mag men nu al exemplaren van één vestiging in een andere vestiging binnenbrengen (is er transport tussen de vestigingen)?
• Wat gaat er gebeuren met de collectie tijdens de sluiting? Overbrengen naar een andere (tijdelijke) vestiging? Status ‘niet uitleenbaar’ geven? Leners kunnen x aantal weken voor sluiting uitlenen voor een extra lange periode zodat een groot deel van de werken niet verhuisd/ingepakt moeten worden?
• Krijgen leners x aantal weken voor de sluiting een extra lange uitleentermijn (kan via aanpassing leenmethode of via vakantie-uitleenmethode of via kalender)
• En/of moeten alle uitgeleende werken via seriemutatie een alternatieve inleverdatum krijgen (zo ja, wat met werken die al x dagen/weken te laat zijn)?

Wij controleren dan of er stappen genomen moeten worden.

Wat kunnen jullie zelf al op voorhand doen:

• Boodschap op de bibwebsite zetten via een dringende mededeling.
• Bericht in Mijn Bibliotheek zetten via de MB-admin.
• Leners via andere kanalen informeren: nieuwsbrief, gemeentelijke kanalen, sociale media, …
• Leners met openstaande uitleningen aanschrijven met info rond sluiting (mailadressen via selectie – vraag meer info via servicedesk)
• Kalender ruim op voorhand aanpassen en de sluitingsdagen effectief op gesloten (of vakantie) zetten. Op die manier voorkom je dat leners een inleverdatum krijgen die in de sluitingsperiode valt.
• Openingstijden ruim op voorhand aanpassen zodat de sluitingsdagen ook op de website zichtbaar worden
• Eventueel de inhoud van bepaalde berichten aanpassen via de berichteneditor zodat klanten weten dat de vestiging gesloten zal zijn, en eventueel meegeven in welke andere vestiging ze terechtkunnen voor het inleveren van uitgeleende werken en/of afhalen van gereserveerde exemplaren.

Een bestaande vestiging definitief sluiten

Sluit een vestiging definitief, neem dan contact op met de servicedesk. Geef volgende informatie mee:

• Sluitingsdatum
• Zit de instantie in een samenwerkingsverband?
• Heeft de vestiging zelfuitleentoestellen of betaalautomaten en zo ja, wat gaat daarmee gebeuren?
  Vergeet niet om de zelfuitleenleverancier op tijd te verwittigen voor eventuele aanpassingen langs hun kant.
• Wanneer mag de vestiging uit de bibwebsite/publiekscatalogus verwijderd worden?
• Kan er in de vestiging gereserveerd worden? Vanaf wanneer mag de vestiging uit de afhaallocaties voor reserveringen verwijderd worden?
• Mag men nu al exemplaren van één vestiging in een andere vestiging binnenbrengen (is er transport tussen de vestigingen)?
• Wat gaat er gebeuren met de collectie: volledig/gedeeltelijk afgevoerd, verhuisd geheel of gedeeltelijk naar andere vestiging, verkoop, …
• Wat gebeurt er met eventuele lopende tijdschriftabonnementen?
• Werd er voor deze vestiging gebruik gemaakt van de bestelmodule?
• Werd er gebruik gemaakt van wisselcollecties?

Wij controleren dan of er stappen genomen moeten worden.

Wat kan je zelf op voorhand doen:

• Boodschap op de bibwebsite zetten via een dringende mededeling.
• Bericht in Mijn Bibliotheek zetten via de MB-admin.
• Leners met openstaande uitleningen aanschrijven met info rond sluiting (mailadressen via selectie – vraag meer info via servicedesk)
• Blijf zeker van de kalender af!
• Openingstijden ruim op voorhand aanpassen zodat de sluitingsdagen ook op de website zichtbaar worden. Voer de eerste dagen/weken na de sluiting in als sluitingsdag met als boodschap “Vestiging/filiaal/… definitief gesloten vanaf x/x/xx”. Pas de openingsuren aan en haal daar alles weg. Op termijn verdwijnt de vestigingsinfo ook in de bibwebsite (vanaf een datum die jullie kiezen).
• Eventueel de inhoud van bepaalde berichten aanpassen via de berichteneditor zodat klanten weten dat de vestiging gesloten zal zijn, en eventueel meegeven in welke andere vestiging ze terechtkunnen voor het inleveren van uitgeleende werken en/of afhalen van gereserveerde exemplaren.
• Tijdschriftabonnementen stopzetten of overzetten naar een andere vestiging (eventueel in de laatste week voor sluiting – indien dit pas na de sluiting gaat gebeuren, laat het dan weten zodat we die optie nog niet uitschakelen)
• Alle openstaande bestellingen afwerken
• Indien van toepassing al starten met de afvoer van exemplaren
• Administratieve passen die in deze vestiging gebruikt worden leegmaken
• Ophaalvestiging van actieve reserveringen aanpassen van zodra het niet meer mogelijk is om af te halen in de betrokken vestiging