Stap 1: Een gratis Zoom account maken en de meeting aanmaken

Een meeting plannen en hosten begint met het aanmaken van een account. Dit doe je door te surfen naar http://zoom.us en op Sign up te klikken. 

Als je eenmaal een account hebt, zie je rechts bovenaan ‘Host a meeting’ staan. We stellen voor dat je een meeting aanmaakt op het uur van afspraak met de deelnemers. Je kan ook vooraf een meeting inplannen (Schedule a meeting) maar dit biedt geen toegevoegde waarde. Door zelf je live sessie aan te maken, de deelnemers uit te nodigen, en vervolgens eventjes te wachten tot je ze allemaal live ziet verschijnen, kan je op de meest eenvoudige manier van start. Klik op ‘With video on’ en vervolgens op ‘Join with Computer Audio’. Voor je dit live gaat doen, dan je best eens testen middels ‘Test speaker and microphone’. 

Stap 2: De deelnemers uitnodigen via mail

Zodra je klikt op ‘Join with Computer Audio’ zie je jezelf met webcam live verschijnen. Klik op ‘Invite’ om de deelnemers uit te nodigen. Klik vervolgens op Email en vervolgens op ‘Default mail’. 

Nu kan je de mailadressen van de deelnemer toevoegen. Je ziet automatisch deze mail verschijnen. 

Stap 3: Live gaan met de deelnemers, je scherm delen en de deelnemers het woord geven

Het volstaat dat de deelnemer klikt op de Zoom link in de mail, om deel te nemen aan Zoom. Word je toch niet automatisch aangemeld in de meeting, klik dan op het zinnetje ‘Start from your browser’. Raad je deelnemers Google Chrome of Microsoft Edge aan, Zoom zal namelijk niet openen in andere browsers.

Toon je slides met Share screen

Je deelnemers zijn allemaal live. Nu kan je van start met de intro, waarbij jij spreekt in de camera (en dus je deelnemers). Wil je slides tonen en zo een presentatie geven, klik dan op Share screen. Klik vervolgens op Desktop1 om je eigen computerscherm te delen. Open vervolgens meteen de presentatie die je wil tonen, en zorg ervoor dat je vooraf alle openstaande tabbladen of e-mailnotificaties hebt uitgezet. Wens je een opname te maken van je Zoom sessie, klik dan op Record vanaf het moment dat alle deelnemers live zijn. 

Vraag expliciet toelating van de deelnemers als je de sessie wil opnemen

Wanneer niet alle leerkrachten die je wil bereiken live kunnen meevolgen, kan je overwegen om de sessie op te nemen. Zo kan je de opname achteraf bezorgen. Omdat je iedereen live kan zien in een normale Zoom meeting (webcam of audio), kan je best vragen aan de deelnemers of ze akkoord gaan met je recording. Gaan ze niet akkoord om zelf in beeld te komen, dan kunnen deze personen hun webcam uitschakelen, en/of hun geluid uitzetten. Ze reageren dan enkel via de chat.

Dempen inschakelen en opheffen (mute vs unmute)

Alle deelnemers zijn nu live, maar mogelijk heb je last van omgevingslawaai van de deelnemers. Klik in de toolbar tijdens je sessie op ‘Manage participants’. 

Daar kan je eventueel de deelnemers op Mute all zetten, zodat je hun volume uitschakelt terwijl je zelf presenteert. Zodra je klaar bent met je presentatie klik je op ‘Unmute all’ en kan het groepsgesprek van start. 

Als echt iemand een vraag wil stellen tijdens je uitleg, dan vink je ‘Allow participants to unmute themselves’ aan, en kan die persoon toch live de vraag stellen. 

Let op de duur van 40 minuten voor de gratis Zoom sessie, of kondig een tweede mailtje aan als jullie echt niet uitgepraat zijn. Klik op End meeting onderaan rechts om de vergadering te beëindigen. De recording staat nu normaal lokaal op je computer. Deel de recording via WeTransfer (voor grote bestanden) of publiceer ze tijdelijk op een afgeschermd deel van je site.