update 27/10/2023

Exemplaar verloren door de lener/klant

Net als bij andere verloren materialen, zal de ophaalbiblotheek de kosten aanrekenen aan de klant. Vervolgens moet de leverende bibliotheek een factuur opmaken voor de ophaalbibliotheek.

Stappen voor de aanvragende bibliotheek:

• Neem contact op met de leverende bib om de correcte kost te bepalen.
• Maak een balienota op bij de klant die het exemplaar verloren meldde voor het met de leverende bib vastgelegde bedrag. Jouw klant betaalt vervolgens het gewenste bedrag in jouw bibliotheek.
  Hou er rekening mee dat jouw keuze van het al dan niet onmiddellijk afdrukken van de balienota kan zorgen voor meerkosten voor de klant!

Stappen voor de leverende bibliotheek:

• Deel het gewenste vergoedingsbedrag mee aan de aanvragende bibliotheek zodat deze de balienota correct kan opmaken voor de klant.
• Maak zelf of via de dienst boekhouding van jouw gemeente/stad, een factuur op voor de aanvragende bibliotheek.
  Vanuit de werkgroep werd hier enige pragmatiek bepleit: de administratieve opvolging kan meer kosten dan de vergoeding. Als het boek nog verkrijgbaar is, kan de ophaalbibliotheek eventueel zelf een nieuw exemplaar kopen en dat versturen i.p.v. dit te regelen via een factuur.

Exemplaar verloren op de post

De kost van het boek zou op de post verhaald moeten worden Dan moet je dit melden. Dat kan alleen als je een Track & trace code hebt, wat alleen bij grotere pakketten is. Overigens is dat zo mogelijk nog meer administratie dan bij de vergoeding van de lener, ook hier bepleiten we de pragmatiek van de collateral damage. 

Wat betreft de kost van de aanvraag: wanneer het exemplaar pas bij het terugsturen verloren gaat, is dit niet van belang: dan heb je als ophaalbibliotheek gebruik kunnen maken van het exemplaar en is het terecht dat de kost wordt aangerekend. 
Wanneer het exemplaar nooit is aangekomen in je bibliotheek, lijkt het onfair dat je daar 8 EUR voor moet betalen. Vergeet echter niet dat die 8 EUR de vergoeding is voor het werk en de verzendkosten van de leverende bib.