Template gebruiken
Open het Dashboard en klik op de link Webformulieren beheren.
Klik op de tab Templates en klik vervolgens op de knop Selecteren naast het template om een kopie van het standaard formulier aan te maken.
Geef je formulier een duidelijke titel. We raden aan om in de titel de naam van de activiteit te vermelden, om het zo makkelijk terug te vinden. Deze titel komt op de website ook boven het formulier te staan.
Ook de beheer-omschrijving is handig om het formulier later makkelijk te herkennen in de lijst van formulieren.
Kies onderaan of het formulier open of gesloten moet zijn. Je kan deze optie later bij het koppelen aan een activiteit nog wijzigen.
Klik op Opslaan. Je krijgt een bevestiging te zien dat het formulier is aangemaakt en kunt dit nu verder gaan aanpassen. Je kunt het formulier eventueel ook bekijken of testen via de opties die je hiervoor aangeboden worden.
Tip: Je kan extra templates importeren. In de inhoudsbibliotheek is er een overzicht van de beschikbare formuliertemplates.
Nieuw formulier maken
Ga via het dashboard – toptaken naar ‘webformulieren beheren’. Klik daar op de knop ‘+webformulier toevoegen’.
Geef je formulier een duidelijke titel. We raden aan om in de titel de naam van de activiteit te vermelden, om het zo makkelijk terug te vinden. Deze titel komt op de website ook boven het inschrijvingsformulier te staan.
Ook de beheer-omschrijving is handig om het formulier straks makkelijk te herkennen in de lijst van formulieren.
Kies onderaan of het formulier open of gesloten moet zijn (of het dus al dan niet gebruikt kan worden). Je kan deze optie later bij het koppelen aan een activiteit nog wijzigen.
Klik op ‘opslaan’ en je krijgt een bevestiging dat het formulier werd gecreëerd.
Op het tabblad ‘samenstellen’ kan je nu met de knop ‘+element toevoegen’ elementen aan je formulier toevoegen.
Wanneer je hoovert over de vraagtekens kan je telkens zien waarvoor de verschillende elementen dienen. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat er automatisch een submit-button onderaan je formulier wordt gezet. In principe moet je dit element dus niet nog eens toevoegen.
Het element ‘eenvoudige html’ is op het eerste zicht misschien ook niet direct duidelijk. Dat element gebruik je wanneer je stukjes tekst in het formulier wil opnemen.
Klik op de knop Element toevoegen naast het type element dat je wil invoegen.
In de rechterkolom verschijnen nu de veldopties voor de dit type element. Geef het element een duidelijke naam.
Bij Element description/help kan je een beknopte helptekst voor de gebruiker toevoegen.
Bepaal bij Formuliervalidatie of het veld verplicht ingevuld moet worden of niet.
Je kunt tijdens het samenstellen steeds tussentijds opslaan. Klik op de tab Weergeven om een preview te bekijken.
Denk op voorhand goed na welke informatie je met dit formulier wil verzamelen. De inhoud die bezoekers van de site via het formulier versturen wordt samen met de velden bewaard. Als je achteraf velden wist, en ondertussen zijn er al inzendingen binnengekomen, zullen ook de waarden die in deze velden stonden verdwenen zijn. Is het echt noodzakelijk om achteraf een aanpassing te doen dan zet je best het veld dat je kwijt wil op ‘hidden’ en voeg je een nieuw veld toe.
De status (open, gesloten of gepland) aanpassen
Klik op het pijltje naast de tekst Samenstellen, en kies Instellingen.
Open het tabblad Formulier.
Verander de status van Open naar Gesloten en omgekeerd. Met de optie Gepland kan je een start- en eindmoment ingeven.
Geef eventueel aangepaste teksten op die verschijnen wanneer een gebruiker op een formulier botst dat niet (meer) open staat. Ga met de muis over de knop met het vraagteken om de boodschap te zien die standaard getoond wordt. Als die ok is, dan moet je zelf geen tekst opgeven!
Mailhandler koppelen aan een formulier
Open het tabblad Instellingen en vervolgens de tab Emails/handlers.
Klik op de knop E-mail toevoegen. Aan de rechterkant opent nu een extra instellingenpaneel.
Bij VERSTUUR NAAR staat standaard [site:mail], dat is de mail die ingesteld is in de basisinstellingen van jullie site. Laat deze optie ongemoeid als de emails mogen aankomen bij de beheerder van de website. Als de e-mails echter moeten aankomen bij een andere bibliotheekmedewerker, kies dan in het uitklaplijstje de optie Custom To email address en geef in het volgende veld het gewenste e-mailadres in.
Bij SEND FROM raden we dit echter niet aan. De verzender van de mail is best altijd de [site:mail] én bijkomend vraag je best aan iemand van de IT-dienst (degene die het domein van de gemeente beheert) om volgend DNS-record in te stellen: spf1 include:_spf.bibliotheek.be ~all.
Een woordje uitleg: als het domein van de versturende mailserver niet overeenkomt met het domein van het versturende adres, wordt de mail al gauw als spam aangezien. Zo’n spf record laat weten dat een bepaalde combinatie, in dit geval bibliotheek.be (uit de mailserver) en het domein van jullie gemeente (uit het verzendadres), ok is.
In de tab “Uitgebreid” bij het bewerken van een mailhandler staat er een extra optie – “Reply-to email“:
Bij dit reply-to veld laat je best het e-mailaders invullen uit het formulier (als dit gevraagd wordt natuurlijk). Zo ontvang je antwoorden mét het e-mailadres van degene die het formulier indiende én kan de afzender van de mail toch de site-mail zijn.
Veel bibliotheken gebruiken namelijk het e-mailadres van degene die invult als afzender om makkelijker te kunnen antwoorden. Maar de afzender is zoals eerder uitgelegd beter de site-mail. Met een reply-to kun je de lener echter nog steeds makkelijk antwoorden.
Waar vind je het (zie de nummers op de afbeelding):
1. Klik op “Bewerken” naast de mailhandler
2. Ga naar de tab “Uitgebreid” bij het scherm dat verschijnt
3. Bij “Aanvullende instellingen” staat het veld om een reply-to-mailadres in te vullen.
Wil je dat de persoon die het formulier invult ook zelf een kopie krijgt van de inschrijving, dan kan je bij CC email het e-mailveld uit het formulier selecteren (Email adres (email)).
In het bericht en het onderwerp van de mail staan standaard waarden uit het formulier. Indien gewenst kan je dit aanpassen.
Captcha
Om te vermijden dat er via jouw formulier spam verzonden wordt kan je een captcha-element toevoegen. Je vindt dat elementen onder ‘geavanceerde elementen’.
Je hoeft niets in te stellen voor dit element. Laat het type ook op ‘standaard’ staan (de keuze ‘math’ werkt voorlopig niet en de keuze reCaptcha is dezelfde als ‘standaard’). Deze versie van reCaptcha (v3) werkt niet langer met een captcha die je moet invullen maar gebruikt scores voor elke request. Die bepaalt dan de kans of een request door een bot is uitgevoerd. Je zal dus niets visueels zien verschijnen op jouw formulier betreffende dit element. Ook bij het indienen van het formulier zal men hier niets van merken. Enkel in het geval de drempel van de scores overschreden wordt zal er een melding komen en zal met het formulier niet kunnen indienen.
(De melding “Note that the CAPTCHA module disables page caching of pages that include a CAPTCHA challenge.” mag je negeren. Dit wil zeggen dat formulieren die een captcha gebruiken niet zullen worden gecached door Drupal maar gezien er op de site nog andere vormen van caching voorzien zijn is dit geen probleem.)
Privacy
Inzendingen bevatten in veel gevallen persoonsgegevens. In lijn met de regelgeving staat in de privacyverklaring van Bibliotheekwebsites beschreven waarom en hoe lang deze gegevens bewaard blijven. Omdat verwerking van deze gegevens noodzakelijk is in het kader van de specifieke dienstverlening is een expliciete toestemming op zich niet nodig. Het is wel noodzakelijk om een melding te voorzien, bv. boven de knop ‘indienen’, in de trant van: “door het indienen van dit ingevulde formulier ga je akkoord met de verwerking en bescherming van je persoonsgegevens zoals omschreven in de Privacyverklaring” (met link naar de privacyverklaring.