Titels bestellen 

Er zijn twee manieren om in Wise titels te bestellen: je kan werken via de Wise catalogus en het winkelmandje; of je kan werken met ‘Bestellen Stichting’ (uitgebreide documentatie volgt) .

Via de Wise catalogus – winkelmandje

Je bestelt de titels via de Wise catalogus. Zoek een titel op en klik op het winkelmandje. Als je een titel niet vindt, maak dan zelf een voorlopige titel aan.
Klik op het winkelmandje. Het groene bestelscherm verschijnt:

Welke info moet je zeker invullen: 

  • leverancier (lijst met jouw leveranciers)
  • referentie (lijst met de percelen / budgetten / accounts van jouw bibliotheek bij de gekozen leverancier)
  • aantal

Bij bibliotheken met een ingerichte bestelmethode, zullen de leverancier, de referentie, de correcte korting op de prijs en het budget bij veel titels al voorspeld worden. 

Die referentie is cruciaal om de bestelling bij je leverancier goed in te lezen. Is deze niet ingevuld of ingevuld met een referentie die de leverancier niet kent, dan kan de bestelling niet verwerkt worden door je leverancier. Kijk dit dus altijd goed na!
De referenties van elke leverancier moeten bij de configuratie van de bestelkoppeling voor jouw bibliotheek worden ingericht door Cultuurconnect.
Wanneer je een nieuwe account/perceel krijgt bij een leverancier, moet CC hiervan op de hoogte gebracht worden, zodat we deze code kunnen inrichten in Wise. 

De kast wordt gesuggereerd op basis van de titel en kan je hier al aanvullen of verbeteren, of je kan hiermee wachten tot het moment waarop je de exemplaren koppelt. 

Optioneel kan je de initialen van de besteller ingeven, en een ‘koppelopmerking’: die laatste wordt later getoond bij het koppelen van het exemplaar, en kan je gebruiken om vb aan te geven dat je iets voor een tentoonstelling hebt aangekocht, of voor een bepaalde lener. 

Bindwijze voorzien we voor bibliotheken die samenwerken met en leverancier die ook kastklare verwerking voorziet: je kan een met de leverancier afgesproken code doorgeven. Deze moeten per leverancier door CC worden ingericht.  

Wanneer je een ingerichte bestelmethode hebt, zal het budget al ingevuld zijn. Bestelmethodes moeten door CC worden ingericht.
De volgende velden kan je ook best aanvullen als je budgetten gebruikt:

  • prijs voor zover deze niet uit de titel is afgeleid: deze prijs blijft indicatief, de definitieve prijs zal je pas kennen wanneer de leverancier het shipped-bestand verstuurt. Het opgeven van een prijs bij het bestellen is wel aangeraden om je budget te bewaken. 
  • budget om al op het moment van bestelling de opgegeven prijs bij het juiste budget ‘in besteding’ te zetten. 

Bij het bestellen via de catalogus, zal de status van de bestelling door het systeem op ‘akkoord’ gezet worden. Je hoeft hier zelf niets voor te doen.
Je kan de bestelling afwerken / verzenden via de besteladministraie (meer info in het volgende topic)

Bestellen via de Wise catalogus – bestellen stichting

Bibliotheken met veel filialen zijn in veel gevallen beter af met een bestelling via de module bestellen stichting.
Dit laat je toe om de exemplaren die je bestelt meteen toe te wijzen aan de verschillende filialen van je bibliotheek, dus zonder dat je de bestelling nog moet gaan ‘uitsplitsen’ in de besteladministratie.

UITGEBREIDE HANDLEIDING VOLGT

Klik rechts in het titeldetailscherm. Kies ‘bestellen stichting’ in het menu.

UITGEBREIDE DOCUMENTATIE OVER DE WERKING VAN BESTELLEN STICHTING VOLGT

Eigen aan het werken met bestellen stichting in combinatie met de koppeling is dat je nog een aantal velden bijkomend moet invullen.

Het belangrijkste is het meegeven van een referentie. Die referentie is cruciaal om de bestelling bij je leverancier goed in te lezen. Is deze niet ingevuld of ingevuld met een referentie die de leverancier niet kent, dan kan de bestelling niet verwerkt worden door je leverancier. Kijk dit dus altijd goed na!
De referenties van elke leverancier moeten bij de configuratie van de bestelkoppeling voor jouw bibliotheek worden ingericht door Cultuurconnect.
Wanneer je een nieuwe account/perceel krijgt bij een leverancier, moet CC hiervan op de hoogte gebracht worden, zodat we deze code kunnen inrichten in Wise. 

Bindwijze voorzien we voor bibliotheken die samenwerken met en leverancier die ook kastklare verwerking voorziet: je kan een met de leverancier afgesproken code doorgeven. Deze moeten per leverancier door CC worden ingericht.  

Wanneer je klaar bent met deze titel, klik ‘opslaan’ linksonder het scherm. Je kan de bestelling afwerken / verzenden via de besteladministraie (meer info in het volgende topic)