Plaatsen/verzenden van de bestelling 

Als je je bestelling effectief wil plaatsen, ga je naar het menu ‘beheer’ en kiest ‘wise bestellingen exporteren’.

Je kan alle orders voor één leverancier in één keer doorsturen: vul dan alleen het veld voor de leverancier in.

Indien er verschillende collega’s voor vb Jeugd, Fictie, Non-fictie,… bij dezelfde leverancier bestellen, kan je bijkomend ook aangeven voor welk budget je een export wil maken. 
Je kan ook meerdere budgetten selecteren via Ctrl+klik.

Noot: wanneer de bestellingen op één budget verschillende referenties meekregen, vb omdat je één budget jeugd hebt maar een referentie voor jeugd fictie en een voor jeugd non-fictie, dan zullen deze bestellingen bij de leverancier worden uitgesplitst in verschillende orders & facturen.

(Maak je geen gebruik van budgetten in Wise, of wil je handmatig bepaalde lijnen nog niet mee versturen, kan je gebruik maken van volgende workaround om slechts een deel van de openstaande bestellingen voor een bepaalde leverancier door te zetten: in de tab bestellingen, hersorteer de openstaande bestellingen op vb initiaal, budget,…
Selecteer alle titels die je NIET wil verzenden, rechtsklik, en kies ‘status open’.
Bij aanmaak van het bestelbestand worden nl alleen titels met status ‘akkoord’ geëxporteerd.
Vergeet niet na het maken van je export de titels terug status ‘akkoord’ te geven, anders zal de collega wiens bestellingen je uit wenste te sluiten niet vlot verder kunnen werken. )

In het menu kies je ‘Beheer’ en dan ‘wise bestellingen exporteren’. Het bestand wordt nu via een API-connectie naar je leverancier verzonden. Je hoeft dus zelf geen excel meer aan te maken en te bezorgen aan de leverancier: de bestelling is live doorgestuurd. Je krijgt hier nog een BIRT-rapport van te zien op het scherm.

Wanneer de bestelling geplaatst is, worden de bestelde exemplaren meteen ook aangemaakt bij de titel en bij de plaatsvestiging waar ze aan werden toegekend. Je moet dus NIET manueel doorzetten naar catalogus. De bestelde exemplaren krijgen de status I-besteld. Het budget waarop de exemplaren zijn besteld, wordt in besteding gezet.