Opvolgen van budgetten

Wanneer je een bestelling plaatst op het platform van de leverancier, zullen met de Order twee prijzen verstuurd worden naar je bibliotheeksysteem: de prijs met en de prijs zonder korting. De korting wordt bepaald obv de account waarmee je bij de leverancier je bestelling hebt geplaatst.

Wise zal die twee prijzen als volgt wegschrijven: 

  • de prijs zonder korting als ‘exemplaarprijs’ (= de prijs die de lener op een nota zou krijgen bij verlies) 
  • de prijs met korting als ‘factuurprijs’ (=de prijs die in je budgetbeheer verrekend wordt). 

Zolang de Order nog niet ontvangen is, zal het budget als ‘besteld’ gereserveerd staan. Dat wil zeggen dat dit budget “in besteding” is, “gereserveerd” en niet meer beschikbaar als “ruimte”, “vrij budget” om op te bestellen. 

Dit is hoe je dat ziet in het budgetscherm dat je kan oproepen bij het bestellen van een titel:

Dit is hoe je dat ziet in algemene budgetoverzicht via titels>overzichten>budgetoverzicht [instantie invullen]

Op het moment dat er een shipped-bestand wordt ingelezen, worden deze prijzen indien nodig gecorrigeerd. 

Op het moment dat je het exemplaar effectief koppelt, zal binnen Wise het bedrag van ‘besteld’ naar ‘geboekt’ gaan. 

Wanneer je een bestelling annuleert, zal het bedrag terug van ‘besteld’ naar ‘budget’ gaan.

Merk op; factuurprijs = bij T/A-exemplaren rechtstreeks ingelezen via bestand leverancier. Je hoeft deze niet meer na te kijken: dit is de definitieve prijs zoals de leverancier deze op je zendnota zette en zal factureren.
!! Je kan deze prijs op het koppelscherm aanpassen, maar deze aanpassing zal niet worden opgeslagen.