Koppelen van exemplaren

Wanneer de doos met exemplaren aankomt in je bibliotheek, kan je deze gaan koppelen

Gebruik hiervoor in het menu ‘Exemplaren’ de optie ‘koppelen met bestelbestanden’.
! opgelet !
Wanneer je de ‘gewone’ menu-ingang ‘koppelen’ gebruikt, zal het systeem de bestaande bestelexemplaren niet gebruiken, en een nieuw exemplaar toevoegen. Let dus steeds goed op dat je de juiste menu-ingang kiest: koppelen met bestelbestanden

Kies de leverancier. Scan de ISBN-code. 

Klik één van de bestelde exemplaren aan.

Krijg je geen bestelde exemplaren te zien? Dan werk je vermoedelijk in de verkeerde menu-ingang ‘koppelen’. Verlaat dit scherm en kies ‘koppelen met bestelbestanden’.
Gebruikte je de correcte menu-ingang? Dan heeft je leverancier een andere ISBN uitgeleverd dan je had besteld. Lees wat je hiermee moet doen in het FAQ-item. 

De gegevens worden nu ingevuld in het koppelscherm. 

Indien je bij de leverancier een opmerking meegaf bij een orderlijn (vb 2 ex voor vest1, 1 ex voor vest2″, “voor KJV”,…) , zal je deze nu in het rood zien verschijnen.

Pas indien nodig de plaatsingsvestiging, materiaal, kast, etiket en budget nog aan.

Wanneer de bestelling werd ingelezen bij een volledig beschreven Vlacc-titel, zullen de voorspelde waarden voor materiaal, kast en etiket over het algemeen vrij accuraat zijn. Wanneer de bestelling werd ingelezen bij een titel die op dat moment nog niet gekend was in het systeem, is het bestelexemplaar gegenereerd obv de zeer onvolledige info van de leverancier. De beschrijving kan intussen zijn overschreven door een Vlacc-beschrijving, maar de exemplaren worden in dat geval niet mee aangepast. Je zal de info in dat geval goed moeten nakijken en aanvullen bij het koppelen. Zet eventueel een catalogusscherm open om de isbn in op te zoeken: zo kan je eventueel intussen aangevulde genres, ZIZO-codes etc gewoon overnemen van de titel.

Merk je dat een titel dubbel in het systeem zit (zelfde ISBN, jaar, mediumsoort) en eventueel geconsolideerd mag worden? Stuur dan een berichtje naar onze servicedesk via de knop ‘helpdeskticket’.

In het veld ‘factuurnr’ staat het ordernr bij de leverancier. Je kan dit veld niet editeren.
Voor leveranciers Medio en Distribib, wordt bij de items ook het nummer van de pakbon weggeschreven, maar dan op item-niveau. Voor Standaard boekhandel wordt momenteel nog niets op item-niveau weggeschreven.

De factuurprijs is ingelezen via het bestand van de leverancier. Je hoeft deze niet meer na te kijken en te vergelijken met je zendnota. Dit is het bedrag met korting, dat in je budgetten verwerkt zal worden. De exemplaarprijs is de prijs zonder korting, de prijs die leners op een materiaalvergoedingsnota zullen krijgen.

Het budget wordt voorspeld op basis van titelgegevens en de budgetconversie. De voorspelling zal dus niet goed zijn wanneer de titel niet voldoende info bevat, en/of de budgetconversie niet voldoende verfijnd is. 

Koppel een barcode
Wanneer de bibliotheek de standaardinstellingen gebruikt, krijgt het de status ‘Binnen’ als het in de juiste vestiging wordt ingenomen, in het andere geval blijft de status op ‘Transport / Nieuw’ staan, tot het wordt ingenomen in de juiste vestiging.
Wanneer de bibliotheek heeft laten instellen dat exemplaren niet meteen ‘binnen’ mogen staan omdat ze nog verwerkt moeten worden, krijgt het exemplaar krijgt de status ‘Transport / nieuw’. Het exemplaar kan nu nog het verwerkingscircuit in. Wanneer het exemplaar wordt ingenomen, krijgt het de status ‘Binnen’ als het in de juiste vestiging wordt ingenomen, in het andere geval blijft de status op ‘Transport / Nieuw’ staan, tot het wordt ingenomen in de juiste vestiging.