Inlezen van het shipped bestand

Dit proces gebeurt geautomatiseerd door een API-koppeling. Je moet dus als bib zelf niets doen.  

Op het moment dat een leverancier bij de leverancier vertrekt, wordt er een shipped of verzend-bestand naar Wise verstuurd. Dit bestand wordt meteen ingelezen in Wise. De bestelexemplaren worden hierdoor in het systeem aangepast en krijgen nu ipv status I de status T/A (‘transport – Aquisitie’) om te duiden dat ze onderweg zijn.
Op dit moment worden prijzen die eventueel gewijzigd zijn tov het moment van bestellen, aangepast bij de exemplaren en in de budgetten. Dit kan vb gebeuren omdat je een titel bestelde bij de leverancier vlak voor de 6 maanden gereglementeerde korting om waren, maar de uitlevering na die 6 maanden gebeurt; afhankelijk van je afspraken met je leverancier, krijg je dan misschien een andere korting. 

Je kan de orders waarvoor al een ‘shipped’ bestand is verstuurd, maar die nog niet zijn ontvangen in jouw bibliotheek, terugvinden via de orderadministratie. 

In het menu kies je voor ‘opties’ en dan ‘factuur selecteren op datum’ als wel ‘factuur selecteren’. Klik op de tab ‘ontvangen pakbonnen’. 

Na het inlezen van het shipped-bestand wordt er een verslag gemaakt. Dit verslag is momenteel alleen raadpleegbaar via de Wise manager, maar zal je vanaf december 2021 via de orderadministratie kunnen raadplegen.

In de praktijk hoef je als bib niets te ‘doen’ op dit moment. Het verzendbestand zorgt voor een update van enkele gegevens, waardoor je desgewenst via selecties ook zicht kan krijgen op welke exemplaren er eerstdaags in je bib geleverd zullen worden.